Notas de crédito, reembolsos e extratos de clientes

Uma nota de crédito cancela toda ou parte de uma fatura: mercadoria devolvida, um preço renegociado depois da fatura ou um erro. O valor dela vira crédito para o cliente. Você pode usar esse crédito na mesma fatura ou em outra fatura em aberto desse cliente, ou devolvê-lo como reembolso. Um extrato lista tudo o que mudou o saldo de um cliente em um período. As páginas ficam no módulo Finanças: Notas de crédito, Reembolsos e Extratos de clientes.

Emita uma nota de crédito

1. Abra a fatura (ela precisa estar enviada ou paga) e clique em Nota de crédito. Ou abra Notas de crédito, clique em Nova nota de crédito e escolha o cliente e a fatura.
2. Escolha o que creditar:- Fatura inteira: tudo o que ainda não foi creditado.- Linhas escolhidas: digite quantas unidades de cada linha cancelar (por exemplo 3 de 10 cadeiras). Os preços são os da fatura.- Um valor: digite um valor antes dos impostos, por exemplo um desconto combinado depois. O imposto da fatura é acrescentado.
3. Digite o Motivo. Ele é impresso na nota de crédito. Você pode clicar em um dos motivos prontos.
4. Confira a Data da nota de crédito. Se a fatura ainda está aguardando pagamento, deixe marcado Ao emitir, usar na fatura ...: a fatura passa a dever menos.
5. Clique em Salvar e emitir, ou em Salvar como rascunho para terminar depois.

Você nunca pode creditar mais do que a fatura, contando as notas de crédito anteriores (inclusive rascunhos). As notas de crédito são numeradas CN-0001, CN-0002 e assim por diante.

Aprovação de notas de crédito grandes

Se um administrador adicionou uma regra para Nota de crédito em Regras de aprovação (por exemplo créditos acima de 50.000), uma nota de crédito acima desse valor mostra Aguardando aprovação quando você clica em Emitir nota de crédito. Os aprovadores decidem em Aprovações, pelo e-mail ou com Aprovar ou rejeitar na nota de crédito. Depois de aprovada, ela é emitida na hora. Uma nota rejeitada volta para Rascunho com o motivo. Veja Aprovações: quem decide e como.

Envie ao cliente

Abra a nota de crédito e clique em Enviar ao cliente, escolha um contato e clique em Enviar. Ela vai como PDF. Clique em Baixar PDF para imprimi-la.

Use o crédito em uma fatura

1. Abra a nota de crédito e clique em Usar em uma fatura.
2. Escolha uma das faturas em aberto do cliente na mesma moeda, digite o valor e clique em Usar crédito.
3. Essa fatura passa a dever menos. Uma fatura totalmente coberta por crédito é marcada como Paga.

Usou por engano? Em Usado em faturas, clique no ícone de desvincular ao lado, desde que essa fatura ainda não esteja paga.

Reembolse o crédito

1. Abra a nota de crédito e clique em Reembolsar.
2. Digite o Valor devolvido, a Data do pagamento, Como (transferência bancária, dinheiro, cheque, cartão, pagamento on-line ou outro) e uma Referência, como o número da transferência. Clique em Registrar reembolso.
3. Em Reembolsos, clique em Anexar comprovante para adicionar o comprovante bancário ou uma captura de tela (PDF ou imagem, até 25 MB).

Um reembolso consome esse valor do crédito do cliente. Lançou por engano? Clique no ícone de lixeira ao lado. Abra Reembolsos para ver todos os reembolsos, pesquisá-los, filtrá-los e baixá-los para o Excel.

Status

• Rascunho: em elaboração; ainda não conta em lugar nenhum.
• Aguardando aprovação: uma regra pede uma aprovação antes.
• Emitida: entregue ao cliente, com crédito ainda por usar.
• Aplicada: todo o crédito foi usado em faturas.
• Reembolsado: todo o crédito foi usado, principalmente devolvido.
• Anulada: cancelada. Clique em Anular em uma nota de crédito emitida que não foi reembolsada. Onde ela foi usada em faturas ainda aguardando pagamento, essas faturas voltam a dever o valor inteiro.

Em Notas de crédito, use as abas, a caixa de pesquisa, os filtros de cliente e data, e clique no título de uma coluna para ordenar. Clique em Exportar para o Excel para baixar a lista.

Extratos de clientes

1. Abra Extratos de clientes. Você vê cada cliente que deve algo ou tem crédito não usado, com o que Ainda não vence, o que está atrasado 1-30 dias, 31-60 dias, 61-90 dias e Mais de 90 dias, o Crédito não usado e o Saldo. CR significa que o cliente tem crédito. Escolha outra data para ver os saldos naquele dia e clique em Excel ou PDF para baixá-los.
2. Clique no nome de um cliente para ver o extrato dele. Escolha o período (Este mês, Mês passado, Este ano, Últimos 12 meses ou as suas próprias datas).
3. O extrato mostra o Saldo inicial, cada fatura, pagamento, nota de crédito e reembolso com o saldo acumulado, o Saldo final e o que é devido por faixa de atraso.
4. Clique em Baixar PDF, ou em Enviar por e-mail ao cliente para enviá-lo como PDF.

Como o saldo é calculado: faturas aumentam, pagamentos e notas de crédito diminuem, e um reembolso aumenta de novo (ele devolve crédito). Usar uma nota de crédito em uma fatura só move o crédito, então não muda o saldo. O mesmo saldo aparece na página do cliente, em Faturas e no Painel financeiro.

Extratos mensais automáticos

• Para todos: em Extratos de clientes, clique em Extratos mensais, marque Enviar automaticamente todo mês, escolha o dia e clique em Salvar. Cada cliente recebe o extrato do mês anterior no próprio e-mail (ou no do contato principal).
• Para um cliente: no extrato dele, clique em Extrato mensal. Você pode digitar outro endereço. A programação própria de um cliente vale mais que a geral; se estiver desligada, ele não recebe nenhum.

Notas de crédito nos números de projetos e pedidos

• Uma nota de crédito de um projeto tira o valor dela do valor do contrato do projeto em Lucro e na aba Custos; um reembolso tira dinheiro do que foi recebido.
• O crédito usado na fatura de um pagamento de projeto diminui o que ainda falta pagar nesse pagamento. Quando o restante é pago, só o dinheiro que chegou é registrado.
• Uma nota de crédito de linhas de um pedido de venda libera essas quantidades: o pedido as mostra como não faturadas, e elas podem ser faturadas de novo. Uma nota de crédito de um valor diminui o que o pedido rende. Nada é contado duas vezes.

Quem pode fazer o quê

Em Funções e permissões, na seção Finanças: Ver notas de crédito e reembolsos abre as páginas. Criar notas de crédito e registrar reembolsos cria, emite, envia, usa, reembolsa e anula. Aprovar notas de crédito decide as notas de crédito quando uma regra diz "qualquer pessoa que possa aprovar". Os extratos exigem Ver faturas; enviá-los por e-mail e os extratos mensais exigem Escrever e enviar faturas. Os gestores têm as três permissões de notas de crédito desde o início.