Aprovações: quem decide e como

Algumas coisas precisam de um sim de outra pessoa antes de valer: uma despesa antes de ser reembolsada, uma ausência antes de os dias serem de folga, e uma cotação com um desconto grande antes de ir para o cliente. O Kaam360 trata todas do mesmo jeito, em Aprovações.

Veja o que está esperando por você

1. Abra Aprovações no menu à esquerda (perto de Meu dia). O pequeno número ao lado diz quantas solicitações esperam por você.
2. A aba Aguardando minha aprovação as lista, das mais antigas para as mais novas. Cada uma mostra quem pediu, quanto, do que se trata e em que etapa está, por exemplo "Etapa 1 de 2".
3. Digite um comentário, se quiser, e pressione o visto para Aprovar, ou o X para Rejeitar. Ao rejeitar, um comentário é obrigatório, para que a pessoa saiba o que corrigir.
4. Para aprovar várias de uma vez, marque-as (ou Selecionar tudo) e pressione o botão de aprovar as selecionadas.
5. Pressione um título para abrir a solicitação com todas as etapas e o histórico.

Decida direto pelo e-mail

Quando algo espera por você, você recebe um e-mail com um botão Aprovar e um Rejeitar. Pressionar um deles abre uma página curta com os detalhes. Nada é decidido ainda: confira, adicione um comentário se quiser (obrigatório para rejeitar) e pressione Confirmar: aprovar ou Confirmar: rejeitar. Você não precisa entrar. O link é só seu, funciona uma vez e para de funcionar depois de 14 dias.

Acompanhe o que você pediu

A aba Minhas solicitações lista tudo o que você enviou para aprovação, com a situação: Aguardando (e por quem), Aprovado, Não aprovado ou Retirada. Você recebe um e-mail quando é aprovado ou não aprovado, com o comentário. O mesmo andamento aparece abaixo de cada despesa na página Despesas e abaixo de cada pedido na página Ausências.

Defina as regras (administradores)

Abra Regras de aprovação (em Configurações). Para cada tipo de registro você pode adicionar regras:

1. Pressione Adicionar uma regra em Despesa, Ausências ou Desconto na cotação.
2. Dê um nome a ela, por exemplo "Despesas grandes".
3. Em Quando se aplica? preencha só o que importa, por exemplo um valor acima de 50.000. Para ausências você pode usar Mais de este número de dias úteis e o tipo de ausência; para cotações, Um item com desconto acima de (%). Os valores estão na sua moeda principal; outras moedas são convertidas antes.
4. Em Quem aprova, em ordem, escolha cada etapa: Gestor de quem pede (o líder da equipe da pessoa), Gerente do projeto (o responsável pelo projeto), Uma pessoa específica, Qualquer pessoa de uma função (por exemplo uma função "Financeiro") ou Qualquer pessoa que possa aprovar (pessoas cuja função tem a permissão de aprovar). Pressione Adicionar uma etapa para uma segunda ou terceira etapa.
5. Pressione Salvar regra.

As regras são testadas de cima para baixo: a primeira que se encaixa é usada. Use as setas para mudar a ordem. Use Testar para conferir quem aprovaria, por exemplo, uma despesa de 75.000.

Quando nenhuma regra se encaixa, despesas e ausências vão para o líder da equipe da pessoa ou para quem tem "Aprovar despesas" ou "Aprovar ausências", como antes. Uma cotação sem regra correspondente não precisa de aprovação.

Cotações com desconto grande

Quando uma regra pega uma cotação, ela mostra um aviso e não pode ser enviada por e-mail, marcada como enviada ou marcada como aceita. Pressione Pedir aprovação. Depois de aprovada, ela pode ser enviada. Se você mudar os preços ou descontos depois, peça de novo.

Pedidos de compra

Em Pedido de compra, nas Regras de aprovação, você pode adicionar regras para pedidos a fornecedores, por exemplo um valor acima de 100.000, ou só para um projeto. Um pedido pego por uma regra espera aprovação depois de Enviar para aprovação e não pode ser enviado ao fornecedor até ser aprovado. Sem regra correspondente, o pedido é aprovado na hora. Os aprovadores com a permissão "Aprovar pedidos de compra" decidem quando uma etapa diz Qualquer pessoa que possa aprovar. Veja Compre de fornecedores: pedidos de compra, contas e pagamentos.

Pedidos de venda

Em Pedido de venda, nas Regras de aprovação, você pode adicionar regras para pedidos de clientes, por exemplo um valor acima de 500.000, um desconto acima de uma porcentagem, ou só para um projeto. Um pedido pego por uma regra espera aprovação depois de Confirmar pedido, e nada pode ser entregue ou faturado até ele ser aprovado. Sem regra correspondente, o pedido é confirmado na hora. Os aprovadores com a permissão "Aprovar pedidos de venda" decidem quando uma etapa diz Qualquer pessoa que possa aprovar. Veja Pedidos de venda e notas de entrega: da cotação à fatura.

Notas de crédito

Em Nota de crédito, nas Regras de aprovação, você pode adicionar regras para notas de crédito a clientes, por exemplo um valor acima de 50.000, ou só para um projeto. Uma nota de crédito pega por uma regra espera aprovação depois de Emitir nota de crédito, e não pode ser usada, reembolsada ou enviada até ser aprovada; depois de aprovada, ela é emitida na hora. Os aprovadores com a permissão Aprovar notas de crédito decidem quando uma etapa diz Qualquer pessoa que possa aprovar. Veja Notas de crédito, reembolsos e extratos de clientes.

Lembretes

Em Lembretes, nas Regras de aprovação, escolha depois de quantas horas um aprovador recebe um lembrete por e-mail, e quantos lembretes no máximo. Os lembretes só são enviados durante o dia. Use 0 para desativá-los. Se uma etapa ainda não tiver sido decidida depois das horas definidas em Avisar o líder de equipe depois de (horas, 0 = nunca) (96 horas no início), o líder de equipe das pessoas que devem decidir recebe um e-mail sobre isso; se elas não tiverem líder de equipe, quem recebe são as pessoas que gerenciam as aprovações. Isso acontece uma vez por etapa e fica no histórico da solicitação.

Um substituto enquanto você está fora

1. Abra Aprovações e a aba Aprovador substituto.
2. Escolha a pessoa que pode decidir por você. Informe um Primeiro dia e um Último dia, ou deixe-os em branco: assim o substituto vale em todos os dias em que você estiver de ausência aprovada.
3. Pressione Salvar meu substituto.

Enquanto valer, o seu substituto vê e pode decidir tudo o que espera por você, e o histórico diz que foi "por" você. Os administradores podem definir um substituto para outra pessoa em Definir um substituto para alguém.

Tudo fica registrado

Cada solicitação, etapa, decisão, lembrete, mudança de regra e substituto fica registrado no Registro de atividades (escolha Aprovações em Mostrar). Quem tem "Gerenciar regras de aprovação" também vê a aba Todas as solicitações, com busca, filtros, um resumo e Baixar.