Adicione leads, importe-os do Excel e converta-os em clientes e negócios

Um lead é uma pessoa que pode se tornar cliente, mas ainda não é. Guarde seus leads em Leads, na seção CRM do menu à esquerda. Quando um lead estiver pronto, você o converte, e o Kaam360 cria o cliente, o contato e o negócio para você, para ninguém digitar os mesmos dados duas vezes.

Adicione um lead

1. Abra Leads e clique em Criar lead.
2. Digite o Sobrenome. É a única caixa obrigatória. Você também pode escolher um tratamento como Sr. ou Sra. e digitar o Nome.
3. Preencha o que você sabe: empresa, cargo, e-mail, telefone, celular, fax, site, Twitter, ID do Skype e um segundo e-mail. Marque Não receber e-mails se a pessoa pediu para não receber e-mails.
4. Escolha a Origem do lead (de onde a pessoa veio), o Status do lead, o Setor, o Nº de funcionários, o Faturamento anual e uma Avaliação (Quente, Morno ou Frio).
5. O Responsável pelo lead é o colega que acompanha esse lead. Começa com você.
6. Adicione o endereço e uma descrição.
7. Clique em Salvar, ou em Salvar e novo para adicionar outro lead em seguida.

Um administrador pode mudar quais campos aparecem, e em que ordem, com Editar layout da página (o mesmo que Configurações, Layouts de página, em Leads). Veja Layouts de página: organize os campos de uma página.

Encontre e ordene seus leads

• Digite na caixa de pesquisa para encontrar um lead pelo nome, empresa, e-mail ou telefone.
• Clique em Filtrar para abrir o painel de filtros. Marque uma ou mais caixas de Status, Origem do lead ou Avaliação, escolha um Responsável pelo lead ou limite a lista aos leads criados nos últimos 7, 30 ou 90 dias. Os números mostram quantos leads cada opção tem. Limpar todos os filtros recomeça.
• Use a caixa de ordenação para mostrar primeiro os leads mais novos, mais antigos ou em ordem alfabética.
• Alterne entre Lista e Kanban. O quadro tem uma coluna por status. Arraste um lead para outra coluna para mudar o status dele.

Trabalhe com vários leads de uma vez

Marque a caixa no começo de cada linha (ou a caixa do título para a página inteira). Aparece uma barra com Alterar responsável…, Alterar status…, Exportar selecionados e Excluir. Leads que já foram convertidos não são alterados. Excluir pede confirmação.

Abra um lead

Clique no nome de um lead. O topo mostra o responsável, e-mail, telefone, celular e status. Abaixo dos detalhes ficam as Observações, as Atividades abertas e as Atividades encerradas do lead. Veja Planeje tarefas, reuniões e ligações e use o calendário do CRM. A barra abaixo do título é o caminho de status: clique em uma etapa para mover o lead até ela. Enviar e-mail abre seu programa de e-mail com o endereço do lead (fica oculto quando o lead pediu para não receber e-mails). Editar altera o lead.

Importe leads do Excel ou de um CSV

1. Na página Leads, clique em Importar.
2. Clique em Baixar um arquivo de exemplo se quiser ver as colunas. Depois escolha seu próprio arquivo Excel (.xlsx) ou CSV. A primeira linha precisa ter os títulos das colunas, e até 2.000 linhas podem ser importadas de uma vez.
3. O Kaam360 associa suas colunas aos campos do lead pelos títulos. Mude qualquer associação que pareça errada. Sobrenome é a única coluna necessária. Se o seu arquivo tem uma única coluna de nome, escolha-a como Sobrenome.
4. Escolha o Responsável pelo lead para as linhas que não indicam ninguém, e a Origem do lead e o Status do lead para as linhas que não têm.
5. Leia o resumo: quantos leads serão adicionados, quantos serão pulados porque já existem (um lead com o mesmo e-mail, ou com o mesmo nome e empresa quando não há e-mail), e quais linhas têm problema e por quê.
6. Clique em Importar.

Palavras de outros sistemas são entendidas: por exemplo Web Download vira Site, Trade Show vira Evento, Not Contacted vira Novo e Junk Lead vira Não se encaixa. Linhas com problema não são importadas. Você pode baixá-las como um arquivo com o motivo ao lado de cada uma, corrigi-las e importar esse arquivo de novo. Para tirar seus leads, clique em Exportar todos os leads no menu ... da página Leads. O arquivo pode ser importado de novo.

Converta um lead

1. Abra o lead e clique em Converter. (Na lista, você também pode clicar no pequeno ícone de setas.)
2. Em Cliente, escolha Criar um novo cliente, Adicionar a um cliente existente ou Não criar cliente.
3. Marque Criar um contato e Criar um negócio se quiser. Um contato e um negócio sempre pertencem a um cliente, então esses dois precisam de um cliente novo ou existente.
4. Se você criar um negócio, pode digitar o nome dele, o valor e a data prevista de fechamento. Todo o resto é copiado do lead.
5. Clique em Converter.

Tudo é criado junto. Se uma etapa for recusada, por exemplo porque um campo que sua organização marcou como obrigatório está vazio, nada é criado e você vê o motivo. O lead continua na lista com o status Convertido, e a página dele tem links para o cliente e o negócio.

Se algo der errado

• Se você não vê Leads, talvez sua função não inclua o CRM. Pergunte ao proprietário do espaço de trabalho.
• Um lead convertido não pode ser convertido de novo. Abra o negócio ou o cliente.
• Arquivos antigos do Excel (.xls) não podem ser lidos. Abra o arquivo no Excel, escolha Salvar como e selecione Pasta de Trabalho do Excel (.xlsx) ou CSV.
• Excluir um lead pede confirmação. Isso não pode ser desfeito, mas os clientes e negócios criados a partir dele continuam.

Evite duplicados, distribua os leads de forma justa e leia a nota

• Possíveis duplicados. Quando você digita um e-mail, um telefone, ou um nome e uma empresa que já existem como lead, cliente ou contato, aparece um quadro Possíveis duplicados com links, para você conferir antes de salvar. Ele também aparece na própria página do lead.
• Mescle um duplicado. Na página de um lead, clique em Mesclar neste lead ao lado de um lead duplicado e confirme. As observações, tarefas, e-mails e arquivos dele passam para este lead, os dados vazios são preenchidos e o duplicado é excluído. Isso exige a permissão para excluir no CRM, e nenhum dos dois leads pode já ter sido convertido.
• Distribua os novos leads. Abra o menu Mais em Leads, escolha Configurações de leads, marque Entregar cada novo lead à próxima pessoa desta lista, em rodízio, escolha as pessoas e clique em Salvar. Os leads que chegam sem responsável (digitados, importados ou enviados por um formulário do site) vão para cada pessoa por vez.
• Nota. Todo lead tem uma Nota de 0 a 100, mostrada na lista e na página do lead. Ela soma os dados de contato, a avaliação, até onde o lead chegou e o que já foi feito com ele. Configurações de leads lista as regras exatas. 60 ou mais é alta, de 30 a 59 é média e abaixo de 30 é baixa.