إضافة العملاء المحتملين واستيرادهم من Excel وتحويلهم إلى عملاء وصفقات

العميل المحتمل شخص قد يصبح عميلًا لكنه لم يصبح بعد. احتفظ بعملائك المحتملين في العملاء المحتملون ضمن قسم CRM في القائمة اليسرى. وعندما يصبح أحدهم جاهزًا تحوّله، فينشئ Kaam360 العميل وجهة الاتصال والصفقة نيابةً عنك، فلا يكتب أحد البيانات نفسها مرتين.

إضافة عميل محتمل

1. افتح العملاء المحتملون واضغط إنشاء عميل محتمل.
2. اكتب اسم العائلة. وهو الحقل الوحيد المطلوب. ويمكنك أيضًا اختيار لقب مثل Mr. أو Ms. وكتابة الاسم الأول.
3. املأ ما تعرفه: الشركة والمسمى والبريد والهاتف والجوال والفاكس والموقع الإلكتروني وتويتر ومعرّف سكايب وبريدًا ثانيًا. ضع علامة على إلغاء الاشتراك في البريد إذا طلب الشخص ألا يصله بريد.
4. اختر مصدر العميل المحتمل (من أين جاء الشخص) وحالة العميل المحتمل وقطاع وعدد الموظفين والإيرادات السنوية والتقييم (ساخن أو دافئ أو بارد).
5. مسؤول العميل المحتمل هو الزميل الذي يتابعه. يكون أنت في البداية.
6. أضف العنوان ووصفًا.
7. اضغط حفظ، أو حفظ وجديد لإضافة عميل آخر فورًا.

يستطيع المسؤول تغيير الحقول الظاهرة وترتيبها بـ تعديل تخطيط الصفحة (وهو نفسه الإعدادات، تخطيطات الصفحات، تحت العملاء المحتملون). راجع تخطيطات الصفحات: ترتيب الحقول في الصفحة.

البحث والترتيب

• اكتب في مربع البحث للعثور على عميل محتمل بالاسم أو الشركة أو البريد أو الهاتف.
• اضغط تصفية لفتح لوحة المرشحات. ضع علامة على واحد أو أكثر من الحالة أو مصدر العميل المحتمل أو التقييم، أو اختر مسؤول العميل المحتمل، أو حدّد القائمة بمن أُنشئوا في آخر 7 أو 30 أو 90 يومًا. تُظهر الأرقام عدد العملاء المحتملين في كل خيار. مسح كل المرشحات يبدأ من جديد.
• بمربع الترتيب ضع الأحدث أو الأقدم أو الأبجدي أولًا.
• بدّل بين القائمة وكانبان. في اللوحة عمود لكل حالة. اسحب عميلًا محتملًا إلى عمود آخر لتغيير حالته.

العمل على عدة عملاء معًا

ضع علامة في بداية كل صف (أو في الترويسة للصفحة كلها). يظهر شريط فيه تغيير المسؤول… وتغيير الحالة… وتصدير المحدد وحذف. لا يتغير من تم تحويلهم. يطلب الحذف تأكيدًا.

فتح عميل محتمل

اضغط على اسمه. يعرض الأعلى المسؤول والبريد والهاتف والجوال والحالة. الشريط تحت العنوان هو مسار الحالة: اضغط خطوة لنقل العميل إليها. إرسال بريد إلكتروني يفتح برنامج بريدك بعنوان العميل (ويُخفى إذا اختار عدم تلقي البريد). تعديل يغيّر العميل. تحت التفاصيل تجد ملاحظات والأنشطة المفتوحة والأنشطة المغلقة للعميل المحتمل. راجع تخطيط المهام والاجتماعات والمكالمات واستخدام تقويم CRM.

الاستيراد من Excel أو CSV

1. في صفحة العملاء المحتملون اضغط استيراد.
2. اضغط تنزيل ملف مثال إن أردت رؤية الأعمدة. ثم اختر ملف Excel (.xlsx) أو CSV الخاص بك. يجب أن يحمل الصف الأول عناوين الأعمدة، ويمكن استيراد حتى 2000 صف دفعة واحدة.
3. يطابق Kaam360 أعمدتك مع الحقول بحسب عناوينها. غيّر أي مطابقة تبدو خاطئة. العمود الوحيد المطلوب هو اسم العائلة. وإذا كان ملفك يحوي عمود اسم واحدًا فاختره اسم العائلة.
4. اختر مسؤول العميل المحتمل للصفوف التي لا تذكر أحدًا، ومصدر العميل المحتمل وحالة العميل المحتمل للصفوف التي لا تحملهما.
5. اقرأ الملخص: كم عميلًا سيُضاف، وكم سيُتخطى لأنه موجود (البريد نفسه، أو الاسم والشركة نفسهما إن لم يكن هناك بريد)، وأي الصفوف فيها مشكلة ولماذا.
6. اضغط استيراد.

تُفهم كلمات الأنظمة الأخرى: مثلًا Web Download تصبح موقعًا إلكترونيًا، وTrade Show تصبح فعالية، وNot Contacted تصبح جديد، وJunk Lead تصبح غير مناسب. لا تُستورد الصفوف التي فيها مشكلة. يمكنك تنزيلها في ملف مع السبب بجانب كل صف، وتصحيحها واستيراد ذلك الملف مرة أخرى. ولإخراج عملائك المحتملين اضغط تصدير جميع العملاء المحتملين في قائمة ... بصفحة العملاء المحتملون. ويمكن استيراد الملف من جديد.

تحويل عميل محتمل

1. افتح العميل المحتمل واضغط تحويل. (في القائمة يمكنك أيضًا الضغط على أيقونة السهمين الصغيرة.)
2. تحت العميل اختر إنشاء عميل جديد أو الإضافة إلى عميل موجود أو عدم إنشاء عميل.
3. ضع علامة على إنشاء جهة اتصال وإنشاء صفقة إن أردتهما. جهة الاتصال والصفقة تتبعان دائمًا عميلًا، لذا يحتاج كلاهما إلى عميل جديد أو موجود.
4. إذا أنشأت صفقة فيمكنك كتابة اسمها والمبلغ وتاريخ الإغلاق المتوقع. وكل ما عدا ذلك يُنسخ من العميل المحتمل.
5. اضغط تحويل.

يُنشأ كل شيء معًا. وإذا رُفضت خطوة، مثلًا لأن حقلًا حددته مؤسستك على أنه مطلوب فارغ، فلا يُنشأ شيء وترى السبب. يبقى العميل المحتمل في القائمة بحالة تم التحويل، وتحتوي صفحته على روابط إلى العميل والصفقة.

إذا حدث خطأ

• إذا لم ترَ العملاء المحتملون فقد لا يشمل دورك CRM. اسأل مالك مساحة العمل.
• لا يمكن تحويل عميل محتمل تم تحويله مرة أخرى. افتح الصفقة أو العميل بدلًا من ذلك.
• لا يمكن قراءة ملفات Excel القديمة (.xls). افتح الملف في Excel واختر حفظ باسم ثم مصنف Excel (.xlsx) أو CSV.
• يطلب حذف العميل المحتمل تأكيدًا. لا يمكن التراجع عنه، لكن العملاء والصفقات المنشأة منه تبقى.

تجنّب التكرار ووزّع العملاء المحتملين بإنصاف واقرأ الدرجة

• تكرارات محتملة. عند كتابة بريد إلكتروني أو رقم هاتف أو اسم مع شركة موجودة بالفعل كعميل محتمل أو عميل أو جهة اتصال يظهر مربع تكرارات محتملة بروابط لتتحقق قبل الحفظ. ويظهر أيضًا في صفحة العميل المحتمل.
• دمج تكرار. في صفحة عميل محتمل اضغط دمج في هذا العميل المحتمل بجانب التكرار وأكّد. تنتقل ملاحظاته ومهامه ورسائله وملفاته إلى هذا العميل، وتُملأ التفاصيل الفارغة، ويُحذف التكرار. يتطلب ذلك حق الحذف في CRM، ويجب ألا يكون أيٌّ منهما قد حُوِّل.
• توزيع الجدد. افتح قائمة المزيد في العملاء المحتملون، واختر إعدادات العملاء المحتملين، وعلّم إعطاء كل عميل محتمل جديد للشخص التالي في هذه القائمة بالتناوب، واختر الأشخاص واضغط حفظ. وتذهب العملاء الذين يصلون بلا مالك (مكتوبين أو مستوردين أو من نموذج في الموقع) إلى كل شخص بالتناوب.
• الدرجة. لكل عميل محتمل الدرجة من 0 إلى 100 تظهر في القائمة وفي صفحته. وتجمع بيانات الاتصال والتقييم ومدى التقدم وما أُنجز. القواعد الدقيقة في إعدادات العملاء المحتملين. 60 فأكثر مرتفعة، و30 إلى 59 متوسطة، وأقل من 30 منخفضة.