Ajukan dan setujui pengeluaran

Pengeluaran adalah uang yang Anda keluarkan untuk pekerjaan (taksi ke pelanggan, perangkat lunak, makan siang tim) dan ingin diganti. Di Pengeluaran Anda mengajukannya dengan bukti, lalu manajer menyetujuinya. Pengeluaran proyek yang disetujui juga dihitung sebagai biaya proyek itu di Laba.

Ajukan pengeluaran

1. Buka Pengeluaran di modul Keuangan.
2. Di sebelah kanan, di bawah Ajukan pengeluaran, pilih Tanggal dan Jenis, isi Untuk apa?, lalu ketik Jumlah dan Mata uang.
3. Jika untuk sebuah proyek, pilih di Proyek (opsional). Jika pelanggan setuju menggantinya, centang Pelanggan akan mengganti ini (tagihkan kepada mereka).
4. Di Bukti (gambar atau PDF) pilih foto atau PDF kuitansinya. Ini opsional, tetapi manajer bisa memintanya.
5. Tekan Ajukan. Manajer Anda (atau pemimpin tim Anda) menerima email.

Lebih cepat: di kotak Baca kuitansi di bagian atas, pilih foto atau PDF kuitansi dan Kaam360 menyarankan toko (Dibayar ke), jumlah, pajak, tanggal, mata uang, dan jenisnya untuk Anda periksa. Lihat Baca kuitansi dan tagihan pemasok secara otomatis.

Pantau

• Pengeluaran saya mencantumkan semua yang Anda ajukan, beserta keadaannya: Menunggu, Disetujui, Tidak disetujui, atau Sudah diganti. Jika tidak disetujui, catatannya menjelaskan alasannya.
• Selama pengeluaran Menunggu, Anda dapat menekan Ubah untuk mengubahnya (bukti baru menggantikan yang lama) atau Tarik kembali untuk menariknya. Setelah ada keputusan, pengeluaran tidak dapat diubah lagi.
• Anda menerima email saat pengeluaran disetujui, tidak disetujui, atau sudah diganti.

Setujui pengeluaran

1. Pengeluaran yang menunggu Anda muncul di bagian atas di bawah Menunggu keputusan Anda. Anda melihatnya jika memiliki hak Setujui pengeluaran, atau jika Anda memimpin tim (maka Anda melihat milik tim Anda).
2. Buka buktinya, ketik catatan jika mau, lalu tekan Setujui atau Tolak. Catatan wajib saat Anda menolak, agar orang itu tahu apa yang harus diperbaiki.
3. Anda tidak dapat memutuskan pengeluaran Anda sendiri (hanya administrator yang bisa).
4. Setelah Anda mengganti uang orang itu, temukan pengeluarannya di Pengeluaran semua orang dan tekan Tandai sudah diganti. Salah menyetujui atau menandai sudah diganti? Di Pengeluaran semua orang, tekan Kembalikan ke menunggu persetujuan (para penyetuju diminta lagi) atau Tandai belum diganti pada barisnya. Ini tidak bisa untuk pengeluaran dalam periode pajak yang sudah dilaporkan dan dikunci, yang sudah ditagihkan ulang ke perusahaan Anda yang lain, atau yang diganti bersama pengeluaran lain.

Lihat total dan kirim ke akuntan Anda

• Di Pengeluaran semua orang, kotak-kotak menampilkan apa yang menunggu, apa yang disetujui tetapi belum diganti, dan apa yang sudah diganti, dalam mata uang utama Anda. Gunakan Tampilkan untuk menyaring menurut keadaan.
• Tekan Unduh untuk akuntan untuk mendapatkan workbook Excel berisi semua pengeluaran yang disetujui dan sudah diganti.

Aturan, uang harian, dan mengganti sekaligus

Organisasi Anda dapat menetapkan aturan untuk pengeluaran (batas per klaim, hari, atau bulan, kuitansi di atas suatu jumlah): formulir memberi tahu Anda saat mengisinya. Untuk jenis Uang harian dan Jarak tempuh Anda memilih tarif dan mengetik jumlah hari atau jaraknya, dan jumlahnya dihitungkan. Pemberi persetujuan dapat mengganti beberapa pengeluaran disetujui sekaligus di Ganti sekaligus. Lihat Kebijakan pengeluaran.