Tangani perubahan, anggaran, dan penutupan proyek

Tiga tab proyek membantu Anda mengelola uang dan penyelesaian proyek.

Permintaan perubahan

Jika pelanggan meminta sesuatu yang tambahan, catat agar harga dan tanggal diperbarui secara adil.

1. Buka tab Perubahan dan tekan Permintaan perubahan baru.
2. Jelaskan apa yang diinginkan pelanggan. Teks ini dibaca oleh pelanggan.
3. Ketik Harga tambahan, Hari tambahan pada tanggal selesai, dan Jam tambahan.
4. Tekan Simpan sebagai draf. Selama masih draf, Anda masih dapat mengubahnya dengan tombol Ubah (pensil).
5. Tekan Kirim ke pelanggan untuk menampilkannya di portal pelanggan. Pengguna portal pelanggan yang boleh menyetujui dan melihat pembayaran juga menerima email yang meminta mereka meninjaunya. Lihat Bagikan kemajuan kepada pelanggan.
6. Saat pelanggan menjawab, tekan Catat persetujuan atau Catat penolakan. Anda juga dapat Tarik sebuah permintaan.

Saat disetujui, harga tambahan ditambahkan ke nilai kontrak (dan ke anggaran, jika proyek memilikinya) dan hari tambahan ke tanggal selesai proyek.

Pada proyek dengan kontrak yang ditandatangani, Scope Guard di bagian atas tab Perubahan menampilkan pekerjaan baru yang di luar kontrak, dan dapat mengisi permintaan perubahan untuknya dalam satu klik. Lihat Scope Guard: hentikan pekerjaan gratis di luar kontrak.

Membatalkan persetujuan

Jika persetujuan tercatat karena keliru, tekan Batalkan persetujuan pada permintaan perubahan itu. Nilai kontrak, anggaran, dan tanggal selesai kembali seperti semula, dan permintaan kembali menunggu jawaban pelanggan. Anda memerlukan hak untuk mengubah proyek dan mengelola pembayaran. Permintaan perubahan yang sudah ditagih tidak dapat dibatalkan: hapus atau batalkan fakturnya terlebih dahulu.

Menagih permintaan perubahan

1. Pada permintaan perubahan yang disetujui dan memiliki harga tambahan, tekan Tagih.
2. Kaam360 membuat draf faktur untuk pelanggan proyek, dengan satu baris untuk harga tambahan, lalu membukanya.
3. Periksa, lalu kirim. Lihat Buat dan kirim faktur.

Permintaan perubahan hanya ditagih sekali: setelah itu nomor fakturnya ditampilkan. Jika draf faktur itu dihapus, atau fakturnya dibatalkan, permintaan dapat ditagih lagi. Anda memerlukan hak untuk mengelola faktur, dan proyek harus memiliki pelanggan.

Anggaran

Tab Biaya menampilkan nilai kontrak, biaya sejauh ini, dan laba sejauh ini. Tab ini memperingatkan Anda saat mendekati batas atau melebihi anggaran. Jika tertulis bahwa belum ada anggaran, ubah proyek dan tambahkan anggaran.

Biaya sejauh ini adalah jam yang dicatat pada proyek, ditambah pengeluaran yang disetujui dan tagihan pemasoknya. Pesanan pembelian yang sudah disetujui tetapi belum ditagih ditampilkan terpisah, sebagai "dipesan, belum ditagih". Lihat Beli dari pemasok: pesanan pembelian, tagihan, dan pembayaran.

Penempatan staf

Di tab Penempatan staf tekan Minta orang untuk meminta rekan kerja, misalnya seorang pengembang, beserta jam per minggu dan tanggal yang Anda perlukan.

Tutup proyek

Pertama, pastikan tidak ada yang tertinggal:

1. Di menu proyek (tiga titik di atas), tekan Tutup proyek. Tab Penutupan memiliki tombol yang sama selama proyek belum selesai.
2. Daftar periksa menampilkan apa yang masih terbuka: tugas terbuka, jam yang dapat ditagih tetapi belum ditagih, jam yang menunggu persetujuan, pembayaran yang belum ditagih atau belum diterima, tiket dukungan terbuka, permintaan perubahan yang belum diputuskan, dan permintaan perubahan disetujui yang belum ditagih.
3. Tekan Perbaiki di samping sebuah baris untuk menuju tempat memperbaikinya. Atau centang Tutup dengan hal-hal ini masih terbuka lalu tekan Tetap tutup.
4. Centang Juga pindahkan ke arsip untuk mengeluarkannya dari daftar proyek.
5. Proyek diatur menjadi Selesai, dan penutupan dicatat di tab Aktivitas, beserta apa pun yang masih terbuka.

Lalu tulis tinjauannya:

1. Buka tab Penutupan.
2. Baca bagaimana kinerja proyek dibandingkan rencana: jam, tanggal, dan tugas yang paling lama.
3. Tulis apa yang berjalan baik, apa yang tidak, dan apa yang akan Anda lakukan secara berbeda lain kali.
4. Catat penilaian dari pelanggan.
5. Jika Anda masih menangani pelanggan setelahnya, tekan Pindahkan ke dukungan.

Jika terjadi masalah

• Anda tidak dapat menulis tinjauan: hanya pemilik proyek atau orang yang boleh mengubah proyek yang dapat melakukannya.
• Tutup proyek tidak ada di menu: diperlukan hak untuk mengubah proyek, dan tombol ini disembunyikan setelah proyek selesai dan diarsipkan.
• Jam yang dapat ditagih tidak ada di daftar periksa: pada proyek dengan harga tetap, jam tidak ditagih satu per satu, jadi tidak disertakan.

Pengeluaran minggu demi minggu dan retainer

Lebih ke bawah di tab Biaya:

• Pengeluaran minggu demi minggu menunjukkan bagaimana biaya bertambah, dengan garis untuk anggaran. Bagian ini juga memberi tahu kapan anggaran akan habis jika pengeluaran berlanjut dengan laju terkini (rata-rata empat minggu penuh terakhir).
• Retainer untuk pelanggan yang membayar sejumlah jam setiap bulan. Ketik Jam yang termasuk setiap bulan. Anda lalu melihat jam bulan ini yang terpakai dibandingkan jumlah itu, peringatan saat mendekati atau melebihinya, dan tabel enam bulan terakhir. Tekan Tagih jamnya untuk menagihnya (lihat Buat dan kirim faktur).

Hanya jam yang dapat ditagih yang dihitung untuk retainer. Mengubah jam yang termasuk memerlukan hak untuk mengubah proyek.