Buat dan kirim faktur

Faktur adalah tagihan yang Anda kirim kepada pelanggan. Di Faktur Anda menulisnya, mengirimnya sebagai PDF lewat email, dan melihat apa yang masih terutang. Jika faktur menagih pembayaran sebuah proyek, pembayaran itu bergerak maju dengan sendirinya.

Siapkan sekali

1. Buka Pengaturan dan pilih Detail penagihan.
2. Ketik Nama pada faktur, Nomor pendaftaran pajak Anda, Alamat, dan Email untuk balasan.
3. Di Cara pelanggan membayar Anda, ketik detail bank Anda. Detail ini dicetak di setiap faktur.
4. Jika Anda memungut pajak, ketik namanya (misalnya PPN) dan Tarif pajak (%). Biarkan 0 jika Anda tidak memungut pajak.
5. Pilih Awalan nomor faktur (nomornya seperti INV-0001) dan Hari untuk membayar. Tekan Simpan.

Tulis faktur untuk sebuah pembayaran

1. Buka Pembayaran di modul Keuangan. Di ujung baris pembayaran, tekan Buat faktur.
2. Faktur diisi untuk Anda: pelanggan, proyek, jumlah, dan detail Anda. Ubah apa pun yang perlu, seperti deskripsi atau tanggal jatuh tempo.
3. Tekan Simpan draf. Belum ada yang sampai ke pelanggan.

Tulis faktur lainnya

1. Buka Faktur dan tekan Faktur baru.
2. Pilih Pelanggan. Alamatnya terisi. Tambahkan baris (+ Tambah baris) dengan deskripsi, jumlah, dan harga.
3. Pajak ditambahkan di atas jumlah baris. Tekan Simpan draf.

Tulis faktur untuk pesanan penjualan

Buka pesanan penjualan dan tekan Fakturkan yang sudah dikirim atau Fakturkan sisanya, atau buka surat jalan dan tekan Fakturkan pengiriman ini. Draf diisi dengan pelanggan, mata uang, pajak, referensi, dan baris pesanan. Anda dapat menambahkan baris lain (misalnya biaya pengiriman), tetapi tidak ada baris yang dapat menagih lebih dari sisa yang belum difakturkan pada pesanan. Lihat Pesanan penjualan dan surat jalan: dari penawaran harga ke faktur.

Kirimkan

1. Buka faktur dan tekan Kirim ke pelanggan. Pilih kontak atau ketik alamat email. Anda dapat menambahkan pesan singkat.
2. Kaam360 mengirim faktur lewat email sebagai PDF, atas nama perusahaan Anda. Balasan masuk ke alamat Email untuk balasan Anda.
3. Faktur berpindah ke Terkirim. Jika faktur menagih sebuah pembayaran, pembayaran itu menjadi Sudah difakturkan.
4. Mengirimnya dengan cara lain (pos atau WhatsApp)? Tekan Unduh PDF, kirim sendiri, lalu tekan Tandai terkirim.

PDF ditulis dalam bahasa pelanggan: bahasa yang dipilih pada kontak utamanya, atau jika tidak ada, bahasa rencana pengingat pembayaran default Anda. Bahasa Jerman, Spanyol, Portugis, Indonesia, Turki, Prancis, Arab, Urdu, dan Mandarin semuanya dicetak terjemahannya. Teks Arab dan Urdu dibaca dari kanan ke kiri; tata letak halaman tetap sama seperti dalam bahasa Inggris. Jumlah uang menampilkan desimal mata uangnya sendiri: tanpa desimal untuk yen Jepang atau won Korea, tiga untuk dinar Kuwait, Bahrain, Oman, Yordania, dan Tunisia. Penawaran, pesanan penjualan, dan surat jalan dicetak dengan cara yang sama, dan pengiriman yang ditandatangani di layar menampilkan waktu dalam zona waktu organisasi Anda.

Saat uangnya masuk

Buka faktur dan tekan Terima pembayaran saat uang masuk, sebagian atau sekaligus. Ketik Tanggal uang diterima dan Jumlah (lebih sedikit dari yang terutang untuk pembayaran sebagian; sisanya tetap terutang), pilih Cara pembayaran (transfer bank, tunai, kartu, atau lainnya), tambahkan Referensi dan catatan bila perlu, lalu tekan Simpan pembayaran. Faktur menampilkan yang Diterima sejauh ini dan yang Masih terutang; bila tidak ada lagi yang terutang, faktur menjadi Lunas dengan sendirinya. Jika faktur menagih pembayaran proyek, pembayaran itu juga menerima bagiannya, dan setiap pembayaran masuk ke buku besar serta QuickBooks atau Xero pada harinya sendiri.

Kartu Pembayaran diterima pada faktur mencantumkan setiap pembayaran atasnya, di mana pun dicatat: pada faktur, di halaman Pembayaran, online (Bayar sekarang), dengan cek, dari uang muka, atau dengan nota kredit. Salah mencatat satu? Tekan Urungkan di sebelahnya dan konfirmasi: jumlah itu terutang lagi pada faktur. Baris lainnya menyebutkan di mana diurungkan (halaman Pembayaran, pengembalian dana di Stripe, cek, uang muka, atau nota kredit).

Untuk mencatat semua sisanya sekaligus, tekan Tandai lunas dan pilih tanggal uang masuk. Faktur menjadi Lunas dan pembayarannya menjadi Diterima. Salah menandai lunas? Tekan Tandai belum dibayar: faktur terutang lagi dan yang dicatat oleh Tandai lunas dihapus (pembayaran yang diterima pada faktur tetap ada). Ini hanya berlaku untuk faktur yang ditandai lunas secara manual; uang yang dibayar online (Bayar sekarang), dengan cek, dari uang muka, atau dengan nota kredit diurungkan di tempat dicatatnya.

Pantau apa yang terutang

• Kotak-kotak di bagian atas Faktur menampilkan apa yang Masih terutang, apa yang Terlambat, dan apa yang Dibayar bulan ini.
• Tab-tabnya memisahkan Menunggu pembayaran, Terlambat, Draf, dan Lunas.
• Faktur Terlambat jika sudah dikirim dan tanggal jatuh temponya sudah lewat.

Pengingat pembayaran

• Kaam360 dapat menagih faktur yang belum dibayar untuk Anda, langkah demi langkah: sebelum jatuh tempo, pada harinya, lalu makin tegas. Siapkan di Pengingat pembayaran (di modul Keuangan). Lihat Pengingat pembayaran: tagih faktur yang belum dibayar secara otomatis.
• Untuk mengingatkan pelanggan sendiri, buka faktur dan tekan Kirim pengingat. Paling banyak satu pengingat per faktur per hari.
• Pada faktur, kartu Pengingat pembayaran menampilkan pengingat berikutnya, semua pengingat yang sudah dikirim, dan memungkinkan Anda menjedanya atau menandai faktur sedang disengketakan.

Faktur yang berulang dengan sendirinya

Untuk retainer bulanan, hosting, atau lisensi tahunan, gunakan Faktur berulang (di modul Keuangan, di bawah Faktur).

1. Tekan Siapkan setelah mengisi formulir di sebelah kanan: Nama, Pelanggan, seberapa sering Berulang (setiap minggu, bulan, 3 bulan, atau tahun), tanggal Faktur pertama pada, Hari untuk membayar, dan Apa yang difakturkan (deskripsi, jumlah, dan harga; + Tambah baris untuk lebih banyak). Pajak diisi dari Detail penagihan. Atau pilih item dari + Tambah dari produk Anda…: baris tetap tertaut ke item tersebut, sehingga faktur yang dibuatnya dihitung dalam Penjualan per produk.
2. Pada setiap tanggal Kaam360 menulis faktur berikutnya untuk Anda. Secara bawaan faktur menunggu sebagai Draf agar dapat Anda periksa. Centang Kirim setiap faktur lewat email ke pelanggan segera setelah dibuat (dan isi alamat Kirim ke) jika Anda ingin faktur langsung dikirim. Jika email dimatikan, faktur tetap berupa draf.
3. Di daftar Anda melihat tanggal berikutnya, berapa yang sudah ditulis, dan catatan tentang yang terakhir. Gunakan Jeda dan Lanjutkan untuk menghentikan dan memulai lagi, Buat yang berikutnya sekarang untuk menulisnya lebih awal, Ubah untuk mengubah jumlah atau tanggal (faktur berikutnya memakai detail baru), dan Hapus untuk menghapusnya. Faktur yang sudah ditulis tetap ada.
4. Gunakan Berhenti setelah (opsional) untuk mengakhirinya pada suatu tanggal. Faktur bulanan yang dimulai pada tanggal 31 jatuh pada hari terakhir di bulan-bulan yang lebih pendek.
5. Melanjutkan yang dijeda tidak menulis faktur yang jatuh tempo selama dijeda.

Kirim angkanya ke akuntan Anda

1. Buka Faktur dan tekan Ekspor.
2. Pilih untuk apa file itu: Spreadsheet (Excel, Google Sheets), Xero, atau QuickBooks. Pilih tanggalnya (Diterbitkan sejak dan Diterbitkan sampai) lalu tekan Unduh. Spreadsheet datang sebagai workbook Excel (.xlsx), yang terbuka dengan benar apa pun tanda desimal komputer Anda; file untuk Xero dan QuickBooks adalah file CSV, karena program itu mengimpornya begitu.
3. File berisi setiap faktur yang dikirim atau dibayar dalam periode itu, satu baris per baris faktur. Draf dan faktur yang dibatalkan tidak disertakan.
4. Untuk Xero dan QuickBooks, atur Kode akun penjualan (dan jenis pajak Xero) sekali di Ekspor akuntansi pada Detail penagihan. Tanyakan nilai yang tepat kepada akuntan Anda. File mengikuti kolom impor faktur yang biasa dari program-program itu; jika versi Anda meminta kolom yang berbeda, akuntan Anda dapat mencocokkannya dalam semenit.
5. Lebih suka faktur, pembayaran, dan pelanggan muncul sendiri di QuickBooks atau Xero? Lihat Hubungkan QuickBooks atau Xero.

Kesalahan

• Draf dapat diubah atau dihapus.
• Faktur yang sudah dikirim tidak dapat diubah. Tekan Batalkan lalu tulis yang baru. Faktur yang dibatalkan tetap tercatat. Pembayarannya kembali menunggu untuk difakturkan.
• Faktur yang sudah lunas tidak dapat dibatalkan. Jika pembayaran salah dicatat, urungkan di tempat dicatatnya: kartu Pembayaran diterima pada faktur menunjukkan tempatnya.
• Untuk menarik kembali seluruh atau sebagian faktur yang sudah dikirim atau dibayar (barang dikembalikan, harga disepakati turun), tekan Nota kredit pada faktur itu. Apa yang masih terutang berkurang, dan faktur yang sudah lunas menyisakan kredit untuk dipakai atau dikembalikan. Lihat Nota kredit, pengembalian dana, dan laporan rekening pelanggan.

Bagikan di WhatsApp

Di Kirim ke pelanggan, bagian Atau bagikan lewat WhatsApp membuka WhatsApp dengan pesan yang sudah siap, termasuk jumlah, tanggal jatuh tempo, dan cara membayar.

1. Pilih kontak (atau ketik nomor telepon dengan kode negaranya, misalnya +62 812 3456 7890). Tekan Buka WhatsApp.
2. Tekan kirim di WhatsApp. Kaam360 tidak dapat melampirkan PDF: tekan Unduh PDF dan lampirkan di obrolan jika mau.
3. Nomor yang diawali 0 dilengkapi dengan Kode panggilan untuk WhatsApp yang Anda atur sekali di Pengaturan, Detail penagihan.

Tagih waktu yang tercatat

Jika Anda menagih per jam, Kaam360 dapat mengubah jam yang dicatat tim Anda menjadi faktur.

1. Buka Faktur dan tekan Tagih waktu tercatat.
2. Pilih Proyek (harus memiliki pelanggan), serta tanggal Dari dan Sampai. Tekan Tampilkan jam.
3. Anda melihat jam yang dapat ditagih untuk setiap orang. Ketik Tarif per jam untuk setiap orang. Kaam360 mengingatnya untuk lain kali.
4. Tekan Buat draf faktur. Faktur memiliki satu baris per orang: jamnya dikali tarifnya. Periksa, ubah apa pun yang perlu, lalu kirim seperti biasa.

Hanya jam yang disetujui yang ditagih, kecuali Anda mencentang Tagih juga jam yang masih menunggu persetujuan. Jam yang ditandai tidak dapat ditagih tidak disertakan. Setiap jam ditagih sekali: jika Anda menghapus draf faktur, atau membatalkan faktur, jamnya dapat ditagih lagi.

Selama jam kerja ada di faktur (draf atau faktur yang sudah diterbitkan), jam tersebut tidak dapat diubah atau dihapus, sehingga faktur selalu sesuai dengan jam di baliknya. Hapus draf atau batalkan faktur terlebih dahulu untuk mengubahnya.

Menambahkan baris dari Produk

Pada faktur baru atau draf, pilih item di Tambah dari produk Anda di atas baris. Deskripsi, harga, dan pajak biasanya terisi, dan Anda masih dapat mengubahnya. Baris itu mengingat itemnya, sehingga laporan Penjualan per produk dapat menghitungnya. Faktur yang dibuat dari pesanan penjualan mempertahankan item yang dipilih pada pesanan.