Integre novos clientes com playbooks

Um playbook de integração é a lista de etapas pelas quais todo cliente novo passa: por exemplo um e-mail de boas-vindas, uma ligação de abertura, documentos a pedir, a configuração da conta e uma aprovação final. Você o cria uma vez. Depois ele começa sozinho quando um negócio é ganho (ou à mão), cada etapa vai para a pessoa certa com seu próprio prazo, e você vê de relance como está cada cliente.

Criar um playbook

1. Abra Playbooks de integração no menu CRM.
2. Clique em Novo playbook e digite um Nome. Um playbook novo vem com quatro etapas de exemplo que você pode mudar ou remover.
3. Para cada etapa, escolha o Tipo: Tarefa, E-mail, Pedido de documento, Ligação ou Aprovação, e digite qual é a etapa.
4. Escolha Quem faz: O responsável pelo cliente, O responsável pelo negócio, Alguém com uma função (e escolha a função) ou O cliente (portal do cliente). Uma etapa do cliente aparece no portal do cliente, onde ele mesmo pode fazê-la.
5. Defina em vence após quantos dias a partir do início. 0 significa o dia do início.
6. Se uma etapa só pode começar quando outras estiverem concluídas, digite os números delas em aguarda a etapa, por exemplo 1, 2.
7. Para um e-mail, escolha um Modelo de e-mail ou escreva o Assunto e a Mensagem. {{Name}}, {{Company}} e {{Sender}} são preenchidos.
8. Marque Iniciar sozinho quando um negócio for ganho se ele deve começar sem ninguém clicar em nada. Com vários funis, você pode marcar os funis aos quais se aplica.
9. Marque Criar também um projeto de integração com as etapas da equipe como tarefas se quiser um projeto para ele. Você também pode escolher um plano de projeto (também os planos por setor) para aplicar primeiro a esse projeto.
10. Clique em Salvar.

Iniciar a integração

• Sozinho: quando um negócio é ganho, todo playbook ativado com Iniciar sozinho quando um negócio for ganho começa para esse cliente em até um minuto, a menos que o cliente já esteja passando por ele. As etapas vão para as pessoas definidas no playbook.
• À mão: abra o cliente, escolha o playbook no cartão Integração e clique em Iniciar a integração.

Todos que recebem uma etapa são avisados nas notificações. Mudar um playbook depois não muda os clientes que já o começaram.

Acompanhar e marcar as etapas

1. Abra o cliente. O cartão Integração mostra quanto está feito, quantas etapas estão atrasadas e quantos dias levou até agora.
2. Clique em Marcar como concluída ao lado de uma etapa quando estiver terminada, ou em Ignorar, não é necessário quando não se aplicar. Reabrir desfaz.
3. Uma etapa que aguarda outras mostra Aguarda a etapa até que estejam feitas.
4. As etapas de e-mail são enviadas sozinhas no dia do vencimento, só para o contato do próprio cliente (o contato do negócio, senão o contato principal). Se uma não puder ser enviada, o cartão diz por quê e o responsável é avisado; clique em Enviar agora depois de corrigir.
5. Quando o playbook criou um projeto, fechar a tarefa de uma etapa no projeto também marca a etapa.
6. Os documentos que o cliente enviou aparecem na etapa: clique no nome do arquivo para baixá-lo.

Quando todas as etapas estão feitas ou ignoradas, a integração termina e quem a iniciou é avisado. Clique em Interromper esta integração para parar uma que não é mais necessária.

O que o cliente vê

No portal do cliente, o cliente tem uma aba Integração com o andamento e cada etapa (sem os nomes da sua equipe). As etapas dele também aparecem em Aguardando você. Ele clica em Enviar o documento, Aprovar ou Marcar como concluída, adiciona uma observação se quiser, e você é avisado na hora.

Ver como vai a integração

Na página Playbooks de integração:

• Em andamento lista cada cliente em integração, com quanto está feito, as etapas atrasadas e a próxima etapa.
• Relatório mostra o Tempo médio até concluir, os Clientes parados (os que têm uma etapa atrasada, o que aguardam e há quanto tempo, e se é a vez do cliente) e os números de Cada playbook. Escolha o período com Concluídas de e para.

Veja também Faça o acompanhamento com sequências de vendas.