Des factures conformes à la fiscalité de chaque pays (TVA, GST, taxe sur les ventes)

Chaque pays a ses propres règles sur ce qu'une facture doit afficher : le mot « Facture fiscale » ou « Facture de TVA », votre numéro fiscal, celui du client, la taxe à chaque taux, la raison lorsqu'aucune taxe n'est facturée, parfois la taxe dans votre propre devise. Kaam360 suit ces règles pour le Royaume-Uni, chaque pays de l'UE, les Émirats arabes unis, l'Arabie saoudite, Bahreïn, Oman, l'Inde, le Pakistan, l'Australie, la Nouvelle-Zélande, le Canada et les États-Unis. Pour tout autre pays, les factures conservent un seul taux de taxe pour toute la facture, comme avant.

1. Choisir le pays fiscal de votre société

1. Ouvrez Paramètres et choisissez Entreprises, puis votre société.
2. Sous Taxe, choisissez le Pays fiscal.
3. Lorsque c'est utile, choisissez votre État / région ou votre Province (Inde, Canada, États-Unis, Pakistan).
4. Sous Assujetti à la taxe ?, indiquez si vous facturez une taxe. Une société non immatriculée (ou qui relève du régime des petites entreprises de l'UE ou du régime de composition indien) ne facture aucune taxe, et ses factures en indiquent la raison.
5. Renseignez votre numéro fiscal. Le champ utilisé par le pays est marqué d'une étoile (par exemple TRN aux Émirats arabes unis, GSTIN en Inde, ABN en Australie). Kaam360 vérifie qu'il a le bon format pour le pays lorsque vous appuyez sur Enregistrer (les chiffres de contrôle du GSTIN indien et de l'ABN australien sont aussi vérifiés).
6. Facultatif : cochez Prix TTC si vos prix incluent déjà la taxe, et choisissez le Taux de départ des nouvelles lignes.
7. Laissez Numéroter les factures et les avoirs lors de leur émission coché (il est coché pour vous la première fois que vous choisissez un pays). Les brouillons sont alors numérotés DRAFT-0001, et une facture ne prend le numéro suivant de votre série que lorsque vous l'envoyez ou la marquez comme envoyée. Supprimer un brouillon ne crée jamais de trou dans vos numéros émis, ce qu'exigent la plupart des administrations fiscales.
8. Appuyez sur Enregistrer.

2. Ajouter vos taux de taxe

1. Ouvrez Taux de taxe dans le menu Finance.
2. Sous Taux tout prêts, choisissez votre pays. Vous voyez ses taux habituels (normal, réduit, taux zéro, exonéré, autoliquidation, export) avec la mention que chacun imprime.
3. Appuyez sur Les ajouter tous, ou cochez ceux que vous voulez et appuyez sur Ajouter les taux cochés.
4. Modifiez n'importe quel taux avec le crayon, ou ajoutez le vôtre à droite : un Nom, le Pays, le Type, le Nom de la taxe sur la facture (TVA, GST, taxe sur les ventes) et le Taux (%). Pour deux taxes sur une même ligne (la GST et la PST au Canada), renseignez Seconde taxe (facultatif). Pour les taux exonérés, d'autoliquidation et d'export, saisissez le motif légal sous Mention imprimée sur la facture (facultatif).
5. Un taux déjà utilisé sur des documents ne peut pas être supprimé. Décochez Peut être choisi sur les nouvelles lignes pour ne plus le proposer.

3. Vos clients

Ouvrez le client (CRM, Clients) et appuyez sur Modifier. Choisissez son Pays fiscal, son État ou sa province si on vous le demande, et saisissez son numéro fiscal (vérifié pour ce pays). Cochez Un particulier, pas une entreprise pour les consommateurs. Kaam360 s'en sert pour choisir le bon taux et la bonne mention sur chaque nouvelle facture.

4. Rédiger la facture

1. Ouvrez Factures et appuyez sur Nouvelle facture, ou rédigez comme d'habitude un devis, un avoir ou une facture récurrente.
2. Au-dessus des lignes, vous voyez la nature du document (par exemple Facture de TVA ou Facture fiscale simplifiée) et, lorsqu'une règle particulière s'applique, pourquoi : une entreprise d'un autre pays de l'UE relève de l'autoliquidation, un client à l'étranger correspond à un export, un client d'un autre État indien paie l'IGST.
3. Chaque ligne a sa propre Taxe. Elle démarre au taux suggéré ; modifiez-la ligne par ligne lorsque vous vendez des articles à des taux différents.
4. Sous les lignes, vous voyez le sous-total, une ligne par taxe et par taux (CGST et SGST, GST et PST...) et le total.
5. Si la facture est dans une autre devise que la vôtre, saisissez le Taux pour la taxe si votre administration fiscale exige un taux précis. Laissé vide, il provient de Taux de change.

La page de la facture et le PDF affichent l'intitulé, les deux numéros fiscaux, le taux de chaque ligne, un tableau Récapitulatif de la taxe (la base de chaque taux et la taxe), la mention légale, et la taxe dans votre propre devise lorsque le pays l'exige. Un avoir affiche son propre intitulé (par exemple Avoir de TVA ou Note d'ajustement) et le numéro de la facture qu'il corrige.

5. Fichiers de facture électronique (UBL / PEPPOL)

Sur une facture ou un avoir émis, appuyez sur Télécharger la facture électronique (UBL / PEPPOL) dans la carte Taxe. Vous obtenez un fichier XML au format UBL 2.1 utilisé par PEPPOL (BIS Billing 3.0, la norme européenne EN 16931). De nombreux logiciels comptables et services de facturation électronique savent le lire. Pour l'envoyer par le réseau PEPPOL, il vous faut un point d'accès PEPPOL (un prestataire certifié) ; Kaam360 ne l'y envoie pas pour vous.

6. Le récapitulatif de la taxe pour votre déclaration

Ouvrez Récapitulatif de la taxe dans le menu Finance. Choisissez la période (par exemple Le trimestre dernier) et, si vous avez plusieurs sociétés, la société. Vous voyez, taux par taux, la base sur laquelle vous avez facturé la taxe et la taxe elle-même : les factures émises sur la période moins les avoirs émis sur cette même période, dans la devise de votre déclaration. Appuyez sur Excel pour obtenir chaque document et chaque taux, ou sur PDF pour les totaux. Remettez-le à votre comptable ou utilisez-le pour remplir votre déclaration. Pour faire calculer les cases de la déclaration de votre pays (y compris la taxe payée sur les factures fournisseurs et les dépenses) et pour verrouiller une période déclarée, voir Déclarations de taxe.

Notes par pays

• Royaume-Uni : intitulée Facture de TVA, avec votre numéro d'immatriculation à la TVA. Une facture dans une autre devise affiche aussi la TVA en livres sterling. Les services de construction peuvent utiliser le taux d'autoliquidation nationale.
• Pays de l'UE : intitulée Facture, avec votre numéro de TVA. Un client professionnel d'un autre pays de l'UE disposant d'un numéro de TVA relève de l'autoliquidation (pas de TVA, avec la mention de l'article 196 de la directive TVA). Les biens livrés à un tel client utilisent Livraison intracommunautaire de biens. Pour les consommateurs d'autres pays de l'UE, ajoutez depuis les taux tout prêts le taux OSS (guichet unique) de leur pays dès que vos ventes à distance dans l'UE dépassent 10 000 EUR par an ; le récapitulatif de la taxe affiche alors cette TVA sous ce pays. Kaam360 vérifie le format des numéros de TVA ; pour confirmer qu'un numéro est réellement immatriculé, utilisez le site VIES de la Commission européenne.
• Émirats arabes unis : intitulée Facture fiscale, avec votre TRN, une TVA de 5 %, et la mention adaptée aux opérations à taux zéro, exonérées et en autoliquidation.
• Arabie saoudite : un client professionnel disposant d'un numéro de TVA reçoit une Facture fiscale, un consommateur une Facture fiscale simplifiée. Une fois émise, la facture porte le Code QR ZATCA (nom du vendeur, numéro de TVA, heure, total et TVA) sur la page et sur le PDF, comme l'exige la première phase de facturation électronique de la ZATCA. Le PDF imprime chaque intitulé en anglais et en arabe. Pour la seconde phase de la ZATCA (chaque facture signée, puis validée ou déclarée auprès de la ZATCA), connectez la société sous Facturation électronique ZATCA : voir Facturation électronique ZATCA.
• Inde : intitulée Facture fiscale, avec votre GSTIN. Le Lieu de fourniture détermine la taxe : le même État que le vôtre donne CGST + SGST (UTGST dans certains territoires de l'Union), un autre État donne l'IGST, hors de l'Inde il s'agit d'un export. Saisissez le code HSN/SAC sur chaque ligne. Sous le régime de composition, le document est un Bill of supply sans taxe. La facturation électronique avec un IRN du portail gouvernemental nécessite un GST Suvidha Provider ; Kaam360 ne s'y connecte pas.
• Pakistan : intitulée Facture de taxe de vente, avec votre NTN et votre STRN, la taxe fédérale sur les ventes de biens et les taux provinciaux sur les services (PRA, SRB, KPRA, BRA).
• Australie et Nouvelle-Zélande : intitulée Facture fiscale, avec votre ABN (Australie) ou votre numéro de GST (Nouvelle-Zélande). En Australie, un avoir est une Note d'ajustement.
• Canada : GST, HST ou GST plus PST, QST ou RST par ligne, selon la province du client. Un client d'une autre province se voit proposer le taux de cette province.
• États-Unis : une simple Facture avec la taxe sur les ventes par ligne (pas de mention de TVA). Les taux tout prêts ne sont que les taux des États : ajoutez-y le taux de votre comté et de votre ville.