Être payé en ligne avec Payer maintenant (carte ou banque, avec Stripe)

Avec le paiement en ligne, vos clients peuvent payer une facture par carte ou par banque en quelques clics : un bouton Payer maintenant apparaît dans l'e-mail de la facture, dans les rappels de paiement, sur la page en ligne de la facture et dans le portail client. L'argent arrive directement sur votre propre compte Stripe (Stripe est la société de paiement qui encaisse le paiement). Kaam360 ne voit jamais les coordonnées bancaires ni celles des cartes, et marque de lui-même la facture comme payée lorsque Stripe confirme le paiement.

Qui peut le configurer : les administrateurs, et toute personne dont le rôle a le droit Configurer les paiements en ligne (voir Créer vos propres rôles). Cela fait partie des formules Team et Business.

1. Ouvrir un compte Stripe

1. Allez sur stripe.com et créez un compte (l'ouverture est gratuite ; Stripe prélève une petite commission sur chaque paiement).
2. Stripe vous fait démarrer en mode test : rien n'est réel, vous pouvez donc tout essayer sans risque. Pour encaisser de vrais paiements plus tard, Stripe demande les informations de votre entreprise et vos coordonnées bancaires (Activer les paiements).

2. Le connecter à Kaam360 (en commençant en mode test)

1. Dans Stripe, ouvrez Développeurs > Clés d'API. Vérifiez que le Mode test est activé (l'interrupteur en haut).
2. À côté de Clé secrète, appuyez sur Révéler la clé de test et copiez-la. Elle commence par sk_test_.
3. Dans Kaam360, appuyez sur Paramètres, puis sur la carte Paiements en ligne.
4. Collez la clé dans Clé secrète et appuyez sur Relier. Kaam360 vérifie la clé auprès de Stripe et affiche Relié et Mode test.

La clé est conservée chiffrée et n'est plus jamais affichée en entier ; seuls ses quatre derniers caractères sont affichés pour que vous puissiez la reconnaître. Ne collez jamais la clé publiable (pk_...) : Kaam360 demande la clé secrète.

3. Ajouter le webhook (pour que les paiements soient enregistrés automatiquement)

Un webhook permet à Stripe de dire à Kaam360 « cette facture a été payée ». Sans lui, Payer maintenant n'est pas proposé.

1. Sur Paiements en ligne, sous Webhook, appuyez sur Copier à côté de URL du point de terminaison.
2. Dans Stripe, ouvrez Développeurs > Webhooks et appuyez sur Ajouter un point de terminaison (dans les écrans Stripe plus récents : Ajouter une destination, choisissez Votre compte et Point de terminaison webhook).
3. Collez l'adresse dans URL du point de terminaison.
4. Sous Sélectionner des événements, choisissez exactement les événements listés sur la page Kaam360 : checkout.session.completed, checkout.session.async_payment_succeeded, checkout.session.async_payment_failed, checkout.session.expired, payment_intent.succeeded, payment_intent.payment_failed, charge.refunded, payout.paid et payout.failed. Appuyez sur Ajouter un point de terminaison.
5. Sur la page du point de terminaison dans Stripe, sous Secret de signature, appuyez sur Révéler et copiez-le. Il commence par whsec_.
6. De retour dans Kaam360, collez-le dans Secret de signature et appuyez sur Enregistrer. Le badge passe à Secret de signature enregistré.

4. Choisir ce que voient les clients

Sous Ce que voient les clients :

• Proposer Payer maintenant sur les factures : activez ou désactivez le paiement en ligne à tout moment.
• Moyens de paiement : Cartes (avec Apple Pay et Google Pay lorsque le client les a), et les prélèvements bancaires lorsqu'ils s'appliquent : Compte bancaire américain (prélèvement ACH) pour les dollars américains, Prélèvement SEPA pour les euros, Prélèvement Bacs (Royaume-Uni) pour les livres sterling. Activez aussi chacun d'eux dans Stripe (Paramètres > Moyens de paiement). Laissez-les tous décochés pour proposer exactement ce qui est activé dans Stripe.
• Paiements partiels : cochez Les clients peuvent payer une partie d'une facture pour leur permettre de saisir un montant (jamais supérieur à ce qui reste dû), et définissez le Paiement partiel minimum.
• Frais de paiement en ligne : désactivés (0 %) par défaut. Certains pays et réseaux de cartes interdisent ou limitent ces frais : vérifiez avant d'en ajouter. Le client les voit avant de payer, et ils ne sont pas ajoutés à la facture.
• Quelles factures : uniquement certaines devises (par exemple USD, EUR) et, si vous avez plusieurs sociétés, uniquement certaines d'entre elles.

Appuyez sur Enregistrer.

5. Essayer avec une carte de test

1. Envoyez-vous une facture (ou ouvrez une facture émise et appuyez sur Ouvert à côté de La page en ligne de la facture).
2. Appuyez sur Payer maintenant. La page de paiement de Stripe s'ouvre.
3. Payez avec la carte de test de Stripe 4242 4242 4242 4242, n'importe quelle date future et trois chiffres quelconques.
4. Vous revenez sur la facture, qui apparaît maintenant comme payée. Sur la page de la facture dans Kaam360, la carte Paiement en ligne liste le paiement, et vous recevez une notification et un e-mail.

6. Passer en production

1. Dans Stripe, désactivez le Mode test et terminez Activer les paiements.
2. Copiez la clé secrète de production (sk_live_...). Sur Paiements en ligne, appuyez sur Changer la clé, collez-la et appuyez sur Relier. Le badge affiche Production.
3. Ajoutez de nouveau le webhook en mode production (étape 3 : Stripe sépare les webhooks de test et de production) et enregistrez son nouveau secret de signature.

Ce que voient vos clients

• L'e-mail de la facture et les rappels comportent un bouton Payer maintenant. Dans les rappels, vous pouvez aussi utiliser le mot {pay_link}.
• La page en ligne de la facture : une adresse privée créée pour chaque facture, où le client voit la facture, télécharge le PDF et paie, sans se connecter. Sur la page de la facture, la carte Paiement en ligne affiche l'adresse avec Copier ; le message WhatsApp l'inclut.
• Le portail client : sur une facture encore due, Payer maintenant se trouve sous Comment payer.

Vos propres instructions de paiement (coordonnées bancaires) restent sous Payer maintenant : les clients peuvent toujours payer de la façon habituelle.

Ce qui se passe après un paiement

• Les paiements par carte sont confirmés immédiatement : la facture est marquée payée (ou partiellement payée, avec ce qui reste dû), et le paiement de projet qu'elle facture suit.
• Les prélèvements bancaires prennent quelques jours. Tant que la banque n'a pas confirmé, le paiement affiche En route et personne ne peut payer deux fois le même montant. Si la banque le refuse, le paiement affiche Échec et vous êtes prévenu.
• Les Frais Stripe sont affichés à côté de chaque paiement lorsque Stripe les communique.
• Le client reçoit un reçu par e-mail, au nom de votre société.
• Vous recevez une notification (la cloche) et un e-mail ; la personne qui a rédigé la facture aussi.

Remboursements

Effectuez les remboursements dans votre tableau de bord Stripe (ouvrez le paiement et appuyez sur Rembourser). Kaam360 suit tout seul : le paiement affiche le montant remboursé et la facture redevient due d'autant. Si le client ne la repaiera pas, rédigez un avoir (voir Avoirs, remboursements et relevés clients).

Si un client paie deux fois (par exemple dans deux onglets du navigateur), le second paiement est enregistré comme plus que ce qui était dû et vous êtes invité à rembourser la différence dans Stripe.

Virements vers votre banque

Tous les quelques jours, Stripe vire vers votre banque l'argent encaissé, moins ses frais et les éventuels remboursements : c'est un virement. Kaam360 lit chaque virement de lui-même lorsque Stripe envoie payout.paid, avec tout ce qu'il contient.

1. Sur Paiements en ligne, trouvez Virements vers votre banque. Chaque virement indique le jour de son arrivée, les paiements, remboursements et frais Stripe qu'il contient, et ce qui arrive sur votre banque.
2. Appuyez sur Afficher pour voir chaque ligne d'un virement : chaque paiement Payer maintenant avec sa facture, chaque remboursement et chaque frais. Un paiement qui n'a pas été effectué avec Payer maintenant dans Kaam360 est marqué Hors Kaam360.
3. Appuyez sur Récupérer les virements pour relire depuis Stripe les virements des 60 derniers jours (par exemple juste après avoir ajouté le webhook).

Le statut indique où en est chaque virement : En route, Payé, pas encore en comptabilité, En comptabilité, ligne bancaire pas encore rapprochée ou Rapproché.

Dans le grand livre (avec les écritures automatiques activées), un paiement Payer maintenant inclus dans un virement va d'abord sur le compte Stripe clearing. Le jour de l'arrivée du virement, Kaam360 transfère le montant net de Stripe clearing vers votre banque et les frais de Stripe vers Bank charges ; des frais de paiement en ligne ajoutés par le client vont en Autres produits. Lorsque vous importez votre relevé bancaire, la ligne bancaire du virement correspond au total du virement : rapprochez-la sous Relevés bancaires et le virement affiche Rapproché.

Vérifier que tout fonctionne

Sur Paiements en ligne :

• Paiements en ligne liste chaque paiement, avec son statut, ses frais et son client.
• Messages de Stripe liste chaque message envoyé par Stripe et ce que Kaam360 en a fait. Un message envoyé deux fois n'est jamais utilisé qu'une fois.
• Si vous voyez un avertissement indiquant qu'un message avait une signature non conforme, le secret de signature enregistré dans Kaam360 n'est pas celui de ce webhook (ou provient de l'autre mode). Copiez-le de nouveau depuis Stripe et appuyez sur Enregistrer.

Qui peut faire quoi

Dans Rôles et droits, sous Finance : Configurer les paiements en ligne permet de connecter le compte et de modifier les choix (réservé aux administrateurs, tant que vous ne le donnez pas à d'autres). Voir les factures affiche les paiements en ligne d'une facture et sa page en ligne. La connexion, les modifications et la déconnexion sont inscrites dans le journal d'audit, ainsi que chaque paiement et chaque remboursement.