Intégrer les nouveaux clients avec des parcours

Un parcours d'intégration est la liste des étapes que suit chaque nouveau client : par exemple un e-mail de bienvenue, une réunion de lancement, des documents à demander, la configuration de son compte et une validation finale. Vous le construisez une fois. Il démarre ensuite de lui-même lorsqu'une affaire est gagnée (ou à la main), chaque étape va à la bonne personne avec sa propre échéance, et vous voyez d'un coup d'œil où en est chaque client.

Construire un parcours

1. Ouvrez Parcours d'intégration dans le menu CRM.
2. Appuyez sur Nouveau parcours et saisissez un Nom. Un nouveau parcours comporte quatre étapes d'exemple que vous pouvez modifier ou retirer.
3. Pour chaque étape, choisissez son Type : Tâche, E-mail, Demande de document, Appel ou Approbation, et indiquez en quoi consiste l'étape.
4. Choisissez Qui s'en charge : Le responsable du client, Le responsable de l'affaire, Une personne ayant un rôle (choisissez alors le rôle) ou Le client (portail client). Une étape destinée au client apparaît dans son portail client, où il peut la réaliser lui-même.
5. Définissez à faire après combien de jours à partir du démarrage. 0 signifie le jour du démarrage.
6. Si une étape ne peut démarrer qu'une fois d'autres terminées, saisissez leurs numéros dans attend l'étape, par exemple 1, 2.
7. Pour un e-mail, choisissez un Modèle d'e-mail ou rédigez l'Objet et le Message. {{Name}}, {{Company}} et {{Sender}} sont remplis.
8. Cochez Démarrer automatiquement quand une affaire est gagnée s'il doit démarrer sans que personne n'appuie sur rien. Avec plusieurs pipelines, vous pouvez cocher les pipelines concernés.
9. Cochez Créer aussi un projet d'intégration avec les étapes de l'équipe sous forme de tâches si vous voulez un projet pour lui. Vous pouvez aussi choisir un plan de projet (y compris les plans sectoriels) à appliquer d'abord à ce projet.
10. Appuyez sur Enregistrer.

Démarrer l'intégration

• Automatiquement : lorsqu'une affaire est gagnée, chaque parcours actif avec Démarrer automatiquement quand une affaire est gagnée démarre pour ce client dans la minute, sauf si le client le suit déjà. Les étapes vont à l'équipe du responsable de l'affaire selon le parcours.
• À la main : ouvrez le client, choisissez le parcours dans la carte Intégration et appuyez sur Démarrer l'intégration.

Chaque personne qui reçoit une étape en est informée dans ses notifications. Modifier un parcours plus tard ne change pas les clients qui l'ont déjà démarré.

Suivre et cocher les étapes

1. Ouvrez le client. La carte Intégration indique ce qui est fait, combien d'étapes sont en retard et combien de jours se sont écoulés jusqu'ici.
2. Appuyez sur Marquer comme terminé à côté d'une étape une fois terminée, ou sur Ignorer, pas nécessaire lorsqu'elle ne s'applique pas. Rouvrir annule.
3. Une étape qui en attend d'autres affiche Attend l'étape jusqu'à ce qu'elles soient terminées.
4. Les étapes d'e-mail sont envoyées d'elles-mêmes à leur échéance, uniquement au propre contact du client (le contact de l'affaire, sinon le contact principal). Si l'une ne peut pas être envoyée, la carte en indique la raison et sa personne est prévenue ; appuyez sur Envoyer maintenant après avoir corrigé.
5. Lorsque le parcours a créé un projet, clôturer la tâche d'une étape dans le projet coche aussi l'étape.
6. Les documents envoyés par le client apparaissent sur l'étape : appuyez sur le nom du fichier pour le télécharger.

Lorsque chaque étape est terminée ou ignorée, l'intégration est terminée et la personne qui l'a démarrée est prévenue. Appuyez sur Arrêter cette intégration pour en arrêter une qui n'est plus nécessaire.

Ce que voit le client

Dans le portail client, le client dispose d'un onglet Intégration indiquant l'avancement et chaque étape (sans les noms de votre équipe). Ses propres étapes apparaissent aussi sous Vous attend. Il appuie sur Envoyer le document, Approuver ou Marquer comme terminé, ajoute une note s'il le souhaite, et vous êtes prévenu immédiatement.

Voir comment se passent les intégrations

Sur la page Parcours d'intégration :

• En cours liste chaque client en cours d'intégration, avec ce qui est fait, les étapes en retard et la prochaine étape.
• Rapport affiche la Durée moyenne d'achèvement, les Clients bloqués (ceux qui ont une étape en retard, ce qu'ils attendent et depuis combien de temps, et si c'est au tour du client) et des chiffres pour Chaque parcours. Choisissez la période avec Terminé depuis le et à.

Voir aussi Relancer avec des séquences de vente.