Avoirs, remboursements et relevés clients

Un avoir reprend tout ou partie d'une facture : marchandises retournées, prix revu à la baisse après la facture, ou erreur. Sa valeur devient un crédit pour le client. Vous pouvez utiliser ce crédit sur la même facture ou sur une autre facture ouverte de ce client, ou le reverser sous forme de remboursement. Un relevé liste tout ce qui a modifié le solde d'un client sur une période. Les pages se trouvent dans le module Finance : Avoirs, Remboursements et Relevés clients.

Rédiger un avoir

1. Ouvrez la facture (elle doit être envoyée ou payée) et appuyez sur Avoir. Ou ouvrez Avoirs, appuyez sur Nouvel avoir et choisissez le client et la facture.
2. Choisissez ce qu'il faut créditer :- Facture entière : tout ce qui n'a pas encore été crédité.- Lignes choisies : saisissez la quantité à reprendre pour chaque ligne (par exemple 3 chaises sur 10). Les prix sont ceux de la facture.- Un montant : saisissez un montant hors taxe, par exemple une remise accordée après coup. La taxe de la facture s'y ajoute.
3. Saisissez le Motif. Il est imprimé sur l'avoir. Vous pouvez appuyer sur l'un des motifs tout prêts.
4. Vérifiez la Date de l'avoir. Si la facture attend encore son paiement, laissez Lors de son émission, l'imputer sur la facture ... coché : la facture doit alors moins.
5. Appuyez sur Enregistrer et émettre, ou sur Enregistrer comme brouillon pour le terminer plus tard.

Vous ne pouvez jamais créditer plus que la facture, en comptant les avoirs précédents (brouillons compris). Les avoirs sont numérotés CN-0001, CN-0002, etc.

Approbation des avoirs importants

Si un administrateur a ajouté une règle pour Avoir dans Règles d'approbation (par exemple les avoirs de plus de 50 000), un avoir au-delà de ce seuil affiche En attente d'approbation lorsque vous appuyez sur Émettre l'avoir. Les approbateurs décident dans Approbations, depuis l'e-mail, ou avec Approuver ou refuser sur l'avoir. Une fois approuvé, il est émis immédiatement. Un avoir refusé revient à Brouillon avec la raison. Voir Validations : qui décide, et comment.

L'envoyer au client

Ouvrez l'avoir et appuyez sur Envoyer au client, choisissez un contact et appuyez sur Envoyer. Il part en PDF. Appuyez sur Télécharger le PDF pour l'imprimer.

Utiliser le crédit sur une facture

1. Ouvrez l'avoir et appuyez sur Imputer sur une facture.
2. Choisissez l'une des factures ouvertes du client dans la même devise, saisissez le montant et appuyez sur Utiliser le crédit.
3. Cette facture doit maintenant moins. Une facture entièrement couverte par un crédit est marquée Payé.

Utilisé par erreur ? Sous Imputé sur des factures, appuyez sur l'icône de dissociation à côté, tant que cette facture n'est pas encore payée.

Rembourser le crédit

1. Ouvrez l'avoir et appuyez sur Rembourser.
2. Saisissez le Montant remboursé, la Date de paiement, Comment (virement bancaire, espèces, chèque, carte, paiement en ligne ou autre) et une Référence comme le numéro de virement. Appuyez sur Enregistrer le remboursement.
3. Sous Remboursements, appuyez sur Joindre une preuve pour ajouter l'avis bancaire ou une capture d'écran (PDF ou image, jusqu'à 25 Mo).

Un remboursement consomme autant de crédit du client. Saisi par erreur ? Appuyez sur l'icône de corbeille à côté. Ouvrez Remboursements pour voir tous les remboursements, les rechercher et les filtrer, et les télécharger dans Excel.

Statuts

• Brouillon : en cours de rédaction ; il ne compte encore nulle part.
• En attente d'approbation : une règle demande d'abord une approbation.
• Émis : remis au client, avec du crédit encore disponible.
• Imputé : entièrement utilisé sur des factures.
• Remboursé : entièrement utilisé, en grande partie reversé.
• Annuler : annulé. Appuyez sur Annuler sur un avoir émis qui n'a pas été remboursé. Là où il a été utilisé sur des factures encore en attente de paiement, ces factures redeviennent dues du montant total.

Sur Avoirs, utilisez les onglets, la zone de recherche, les filtres de client et de date, et appuyez sur un en-tête de colonne pour trier. Appuyez sur Exporter vers Excel pour télécharger la liste.

Relevés clients

1. Ouvrez Relevés clients. Vous voyez chaque client qui doit quelque chose ou dispose d'un crédit non utilisé, avec ce qui est Pas encore à échéance, 1-30 jours, 31-60 jours, 61-90 jours et Plus de 90 jours de retard, le Crédit inutilisé et le Solde. CR signifie que le client est créditeur. Choisissez une autre date pour voir les soldes à ce jour, et appuyez sur Excel ou PDF pour les télécharger.
2. Appuyez sur le nom d'un client pour afficher son relevé. Choisissez la période (Ce mois-ci, Le mois dernier, Cette année, 12 derniers mois ou vos propres dates).
3. Le relevé affiche le Solde d'ouverture, chaque facture, paiement, avoir et remboursement avec le solde courant, le Solde de clôture, et ce qui est dû selon l'ancienneté du retard.
4. Appuyez sur Télécharger le PDF, ou sur Envoyer au client par e-mail pour l'envoyer en PDF.

Comment se calcule le solde : les factures l'augmentent, les paiements et les avoirs le diminuent, et un remboursement l'augmente de nouveau (il reverse du crédit). Utiliser un avoir sur une facture ne fait que déplacer du crédit : cela ne change donc pas le solde. Le même solde s'affiche sur la page du client, dans Factures et sur le Tableau de bord financier.

Relevés mensuels automatiques

• Pour tous : sur Relevés clients, appuyez sur Relevés mensuels, cochez L'envoyer automatiquement chaque mois, choisissez le jour et appuyez sur Enregistrer. Chaque client reçoit le relevé du mois précédent à son adresse e-mail (ou à celle de son contact principal).
• Pour un client : sur son relevé, appuyez sur Relevé mensuel. Vous pouvez saisir une autre adresse. Le calendrier propre à un client l'emporte sur celui de tous ; s'il est désactivé, le client n'en reçoit aucun.

Les avoirs dans les chiffres des projets et des commandes

• Un avoir pour un projet retire son montant de la valeur du contrat du projet dans Bénéfice et dans son onglet Coûts ; un remboursement retire de l'argent de ce qui a été reçu.
• Un crédit utilisé sur la facture d'un paiement de projet diminue ce qui reste dû sur ce paiement. Lorsque le reste est payé, seul l'argent réellement arrivé est enregistré.
• Un avoir portant sur des lignes d'une commande client libère ces quantités : la commande les affiche comme non facturées, et elles peuvent être facturées de nouveau. Un avoir d'un montant diminue ce que rapporte la commande. Rien n'est compté deux fois.

Qui peut faire quoi

Dans Rôles et droits, sous Finance : Voir les avoirs et remboursements ouvre les pages. Rédiger des avoirs et enregistrer des remboursements permet de les rédiger, émettre, envoyer, utiliser, rembourser et annuler. Approuver les avoirs décide des avoirs lorsqu'une règle indique « toute personne autorisée à approuver ». Les relevés demandent Voir les factures ; leur envoi par e-mail et les relevés mensuels demandent Rédiger et envoyer des factures. Les managers ont les trois droits relatifs aux avoirs au départ.