Validations : qui décide, et comment

Certaines choses ont besoin de l'accord de quelqu'un d'autre avant de compter : une dépense avant d'être remboursée, des congés avant que les jours soient accordés, et un devis avec une remise importante avant de partir chez le client. Kaam360 les traite toutes de la même façon, dans Approbations.

Voir ce qui vous attend

1. Ouvrez Approbations dans le menu de gauche (près de Ma journée). Le petit nombre à côté indique combien de demandes vous attendent.
2. L'onglet En attente de mon approbation les liste, les plus anciennes en premier. Chacune indique qui l'a demandée, le montant, son objet et l'étape où elle en est, par exemple « Étape 1 sur 2 ».
3. Saisissez un commentaire si vous le souhaitez et appuyez sur la coche pour Approuver, ou sur la croix pour Rejeter. En cas de refus, un commentaire est obligatoire pour que la personne sache quoi corriger.
4. Pour en approuver plusieurs à la fois, cochez-les (ou Tout sélectionner) et appuyez sur Approuver la sélection.
5. Appuyez sur un titre pour ouvrir la demande avec toutes ses étapes et son historique.

Décider directement depuis l'e-mail

Lorsque quelque chose vous attend, vous recevez un e-mail avec un bouton Approuver et un bouton Rejeter. Appuyer sur l'un d'eux ouvre une courte page avec les détails. Rien n'est encore décidé : vérifiez, ajoutez un commentaire si vous le souhaitez (obligatoire pour refuser), et appuyez sur Confirmer : approuver ou Confirmer : refuser. Vous n'avez pas besoin de vous connecter. Le lien n'est valable que pour vous, ne fonctionne qu'une fois, et cesse de fonctionner après 14 jours.

Suivre ce que vous avez demandé

L'onglet Mes demandes liste tout ce que vous avez soumis pour approbation, avec son état : En attente (et auprès de qui), Approuvé, Non approuvé ou Repris. Vous recevez un e-mail lorsque la demande est approuvée ou non, avec le commentaire. La même progression s'affiche sous chaque dépense sur la page Dépenses et sous chaque demande sur la page Congés.

Définir les règles (administrateurs)

Ouvrez Règles d'approbation (sous Paramètres). Pour chaque type d'enregistrement, vous pouvez ajouter des règles :

1. Appuyez sur Ajouter une règle sous Dépense, Congés ou Remise sur devis.
2. Donnez-lui un nom, par exemple « Grosses dépenses ».
3. Sous Quand s'applique-t-elle ?, ne renseignez que ce qui compte, par exemple Montant supérieur à 50 000. Pour les congés, vous pouvez utiliser Plus de ce nombre de jours ouvrés et le type de congé ; pour les devis, Un article remisé de plus de (%). Les montants sont exprimés dans votre devise principale ; les autres devises sont d'abord converties.
4. Sous Qui approuve, dans l'ordre, choisissez chaque étape : Responsable du demandeur (le chef de son équipe), Chef de projet (le responsable du projet), Une personne précise, Toute personne ayant un rôle (par exemple un rôle « Finance »), ou Toute personne autorisée à approuver (les personnes dont le rôle a le droit d'approuver). Appuyez sur Ajouter une étape pour une deuxième ou une troisième étape.
5. Appuyez sur Enregistrer la règle.

Les règles sont examinées à partir du haut : la première qui convient est utilisée. Utilisez les flèches pour changer l'ordre. Utilisez Essayer pour vérifier qui approuverait, par exemple, une dépense de 75 000.

Lorsqu'aucune règle ne convient, les dépenses et les congés vont au chef d'équipe de la personne ou à toute personne disposant de Approuver les dépenses ou Approuver les congés, comme avant. Un devis sans règle correspondante n'a pas besoin d'approbation.

Devis avec une remise importante

Lorsqu'une règle s'applique à un devis, il affiche un bandeau et ne peut pas être envoyé par e-mail, marqué comme envoyé ni marqué comme accepté. Appuyez sur Demander une approbation. Une fois approuvé, il peut être envoyé. Si vous modifiez ensuite les prix ou les remises, redemandez une approbation.

Bons de commande

Sous Bon de commande sur Règles d'approbation, vous pouvez ajouter des règles pour les commandes aux fournisseurs, par exemple Montant supérieur à 100 000, ou uniquement pour un projet. Une commande concernée par une règle attend son approbation après Envoyer pour approbation et ne peut pas être envoyée au fournisseur tant qu'elle n'est pas approuvée. Sans règle correspondante, une commande est approuvée immédiatement. Les approbateurs disposant du droit Approuver les bons de commande décident lorsqu'une étape indique Toute personne autorisée à approuver. Voir Acheter auprès des fournisseurs : bons de commande, factures et paiements.

Commandes clients

Sous Commande client sur Règles d'approbation, vous pouvez ajouter des règles pour les commandes des clients, par exemple Montant supérieur à 500 000, une remise supérieure à un pourcentage, ou uniquement pour un projet. Une commande concernée par une règle attend son approbation après Confirmer la commande, et rien ne peut être livré ni facturé tant qu'elle n'est pas approuvée. Sans règle correspondante, une commande est confirmée immédiatement. Les approbateurs disposant du droit Approuver les commandes clients décident lorsqu'une étape indique Toute personne autorisée à approuver. Voir Commandes clients et bons de livraison : du devis à la facture.

Avoirs

Sous Avoir sur Règles d'approbation, vous pouvez ajouter des règles pour les avoirs aux clients, par exemple Montant supérieur à 50 000, ou uniquement pour un projet. Un avoir concerné par une règle attend son approbation après Émettre l'avoir, et ne peut être ni utilisé, ni remboursé, ni envoyé tant qu'il n'est pas approuvé ; une fois approuvé, il est émis immédiatement. Les approbateurs disposant du droit Approuver les avoirs décident lorsqu'une étape indique Toute personne autorisée à approuver. Voir Avoirs, remboursements et relevés clients.

Rappels

Sous Rappels sur Règles d'approbation, choisissez au bout de combien d'heures un approbateur reçoit un rappel par e-mail, et le nombre maximal de rappels. Les rappels ne sont envoyés qu'en journée. Utilisez 0 pour les désactiver. Si une étape n'est toujours pas décidée après le nombre d'heures indiqué dans Prévenir leur chef d'équipe au bout de (heures, 0 = jamais) (96 heures au départ), le chef d'équipe des personnes qui doivent décider reçoit un e-mail à ce sujet ; s'ils n'ont pas de chef d'équipe, ce sont les personnes qui gèrent les approbations qui le reçoivent. Cela n'arrive qu'une fois par étape et est inscrit dans l'historique de la demande.

Un remplaçant pendant votre absence

1. Ouvrez Approbations et l'onglet Approbateur remplaçant.
2. Choisissez la personne qui peut décider à votre place. Indiquez un Premier jour et un Dernier jour, ou laissez-les vides : le remplacement s'applique alors chaque jour où vous êtes en congé approuvé.
3. Appuyez sur Enregistrer mon remplaçant.

Pendant ce temps, votre remplaçant voit et peut décider de tout ce qui vous attend, et l'historique indique qu'il l'a fait « pour » vous. Les administrateurs peuvent définir un remplaçant pour quelqu'un d'autre sous Définir un remplaçant pour quelqu'un.

Tout est enregistré

Chaque demande, étape, décision, rappel, modification de règle et remplacement est inscrit dans le Journal d'activité (choisissez Approbations sous Afficher). Les personnes disposant de Gérer les règles d'approbation voient aussi l'onglet Toutes les demandes, avec recherche, filtres, récapitulatif et Télécharger.