Ajouter des prospects, les importer depuis Excel et les convertir en clients et en affaires

Un prospect est une personne qui pourrait devenir cliente, mais qui ne l'est pas encore. Gardez vos prospects dans Prospects, dans la section CRM du menu de gauche. Lorsqu'un prospect est prêt, vous le convertissez, et Kaam360 crée pour vous le client, le contact et l'affaire : personne ne saisit deux fois les mêmes informations.

Ajouter un prospect

1. Ouvrez Prospects et appuyez sur Créer un prospect.
2. Saisissez le Nom. C'est la seule case obligatoire. Vous pouvez aussi choisir une civilité comme M. ou Mme et saisir le Prénom.
3. Renseignez ce que vous savez : entreprise, fonction, e-mail, téléphone, mobile, fax, site web, Twitter, identifiant Skype et un second e-mail. Cochez Refus des e-mails si la personne a demandé à ne pas recevoir d'e-mails.
4. Choisissez l'Origine du prospect (d'où vient la personne), le Statut du prospect, le Secteur, le Nombre d'employés, le Chiffre d'affaires annuel et une Note (Chaud, Tiède ou Froid).
5. Le Responsable du prospect est le collègue qui assure le suivi de ce prospect. C'est vous, par défaut.
6. Ajoutez l'adresse et une description.
7. Appuyez sur Enregistrer, ou sur Enregistrer et nouveau pour ajouter aussitôt un autre prospect.

Un administrateur peut changer les champs affichés, et leur ordre, avec Modifier la disposition de la page (équivalent de Paramètres, Dispositions des pages, sous Prospects). Voir Dispositions des pages : organiser les champs d'une page.

Trouver et trier vos prospects

• Saisissez du texte dans la zone de recherche pour trouver un prospect par nom, entreprise, e-mail ou téléphone.
• Appuyez sur Filtrer pour ouvrir le panneau de filtres. Cochez une ou plusieurs cases Statut, Origine du prospect ou Note, choisissez un Responsable du prospect, ou limitez la liste aux prospects créés ces 7, 30 ou 90 derniers jours. Les nombres indiquent combien de prospects contient chaque choix. Effacer tous les filtres permet de recommencer.
• Utilisez la zone de tri pour afficher d'abord les prospects les plus récents, les plus anciens ou par ordre alphabétique.
• Passez de Liste à Kanban. Le tableau a une colonne par statut. Faites glisser un prospect dans une autre colonne pour changer son statut.

Travailler sur plusieurs prospects à la fois

Cochez la case au début de chaque ligne (ou la case de l'en-tête pour toute la page). Une barre apparaît avec Changer de responsable…, Changer le statut…, Exporter la sélection et Supprimer. Les prospects déjà convertis ne sont pas modifiés. La suppression demande une confirmation.

Ouvrir un prospect

Appuyez sur le nom d'un prospect. Le haut de la page affiche son responsable, son e-mail, son téléphone, son mobile et son statut. Sous les détails, vous trouvez les Notes, les Activités ouvertes et les Activités clôturées du prospect. Voir Planifier des tâches, des réunions et des appels, et utiliser le calendrier CRM. La barre sous le titre est le parcours de statut : appuyez sur une étape pour y faire passer le prospect. Envoyer un e-mail ouvre votre messagerie avec l'adresse du prospect (le bouton est masqué si le prospect a refusé les e-mails). Modifier modifie le prospect.

Importer des prospects depuis Excel ou CSV

1. Sur la page Prospects, appuyez sur Importer.
2. Appuyez sur Télécharger un fichier d'exemple si vous voulez voir les colonnes. Choisissez ensuite votre propre fichier Excel (.xlsx) ou CSV. La première ligne doit contenir les en-têtes de colonnes, et jusqu'à 2 000 lignes peuvent être importées à la fois.
3. Kaam360 associe vos colonnes aux champs des prospects d'après leurs en-têtes. Modifiez toute association qui semble erronée. Nom est la seule colonne indispensable. Si votre fichier n'a qu'une colonne de nom, choisissez-la comme Nom.
4. Choisissez le Responsable du prospect pour les lignes qui n'indiquent personne, ainsi que l'Origine du prospect et le Statut du prospect pour les lignes qui n'en ont pas.
5. Lisez le récapitulatif : combien de prospects seront ajoutés, combien sont ignorés parce qu'ils existent déjà (un prospect avec le même e-mail, ou avec le même nom et la même entreprise en l'absence d'e-mail), et quelles lignes posent problème, et pourquoi.
6. Appuyez sur Importer.

Les termes d'autres logiciels sont reconnus : par exemple Web Download devient Site web, Trade Show devient Événement, Not Contacted devient Nouveau et Junk Lead devient Ne correspond pas. Les lignes qui posent problème ne sont pas importées. Vous pouvez les télécharger dans un fichier avec la raison à côté de chacune, les corriger et importer ce fichier de nouveau. Pour sortir vos prospects, appuyez sur Exporter tous les prospects dans le menu ... de la page Prospects. Le fichier peut être réimporté.

Convertir un prospect

1. Ouvrez le prospect et appuyez sur Convertir. (Dans la liste, vous pouvez aussi appuyer sur la petite icône de flèches.)
2. Sous Client, choisissez Créer un nouveau client, Ajouter à un client existant ou Ne pas créer de client.
3. Cochez Créer un contact et Créer une affaire si vous le souhaitez. Un contact et une affaire appartiennent toujours à un client : ces deux options demandent donc un client nouveau ou existant.
4. Si vous créez une affaire, vous pouvez saisir son nom, le montant et la date de clôture prévue. Tout le reste est copié depuis le prospect.
5. Appuyez sur Convertir.

Tout est créé en même temps. Si une étape est refusée, par exemple parce qu'un champ que votre organisation a rendu obligatoire est vide, rien n'est créé et la raison s'affiche. Le prospect reste dans la liste avec le statut Converti, et sa page renvoie vers le client et l'affaire.

En cas de problème

• Si vous ne voyez pas Prospects, votre rôle n'inclut peut-être pas le CRM. Demandez au propriétaire de votre espace de travail.
• Un prospect converti ne peut pas être converti de nouveau. Ouvrez plutôt l'affaire ou le client.
• Les anciens fichiers Excel (.xls) ne peuvent pas être lus. Ouvrez le fichier dans Excel, choisissez Enregistrer sous, puis Classeur Excel (.xlsx) ou CSV.
• La suppression d'un prospect demande une confirmation. Elle est irréversible, mais les clients et les affaires créés à partir de lui restent.

Éviter les doublons, répartir équitablement les prospects et lire le score

• Doublons possibles. Lorsque vous saisissez une adresse e-mail, un numéro de téléphone, ou un nom et une entreprise qui existent déjà comme prospect, client ou contact, un encadré Doublons possibles apparaît avec des liens, pour que vous puissiez vérifier avant d'enregistrer. Il apparaît aussi sur la page du prospect.
• Fusionner un doublon. Sur la page d'un prospect, appuyez sur Fusionner dans ce prospect à côté d'un prospect en double et confirmez. Ses notes, tâches, e-mails et fichiers passent sur ce prospect, les informations vides sont complétées, et le doublon est supprimé. Il faut pour cela le droit de supprimer dans le CRM, et aucun des deux prospects ne doit déjà être converti.
• Répartir les nouveaux prospects. Ouvrez le menu Plus sur Prospects, choisissez Paramètres des prospects, cochez Attribuer chaque nouveau prospect à la personne suivante de cette liste, à tour de rôle, choisissez les personnes et appuyez sur Enregistrer. Les prospects qui arrivent sans responsable (saisis, importés ou envoyés depuis un formulaire de site web) vont à chaque personne à tour de rôle.
• Score. Chaque prospect a un Score de 0 à 100, affiché dans la liste et sur la page du prospect. Il additionne les coordonnées, la note, l'avancement du prospect et ce qui a été fait avec lui. Paramètres des prospects liste les règles exactes. 60 ou plus est élevé, de 30 à 59 moyen et moins de 30 faible.