Ver lo que cuesta realmente un proyecto

Cada proyecto tiene una pestaña Costes. Muestra lo que ha costado el proyecto hasta ahora y lo que se espera que cueste al terminar, frente a su presupuesto y lo que aporta. Necesita el permiso para ver los costes de proyectos.

Leer la pestaña Costes

1. Abra un proyecto y pulse su pestaña Costes.
2. Las tarjetas de arriba muestran el Presupuesto, el Coste hasta ahora, la Previsión al terminar, los Ingresos (con lo facturado y lo cobrado), el Beneficio hasta ahora y el Beneficio al terminar, cada uno con su margen.
3. La tabla Presupuesto frente a real, por tipo de coste divide el coste en Mano de obra, Gestión del proyecto, Administración y gastos generales, Gastos, Facturas de proveedores, Otros costes directos y Recursos, hasta ahora y al terminar. Recursos es el coste previsto de los equipos, materiales y personas externas de la pestaña Recursos del proyecto (vea Planificar los recursos de un proyecto).
4. Gasto mes a mes muestra cómo se fue acumulando el coste, con una línea para el presupuesto.
5. Por persona y Por tarea muestran de quién y de qué vinieron las horas y su coste. El coste por hora de una persona solo lo ven quienes pueden ver tarifas.

La previsión suma lo que aún necesitan las tareas abiertas: las horas que quedan de sus estimaciones, al coste por hora de quien las hace, más los gastos generales de esas horas y los pedidos de compra aún no facturados.

Añadir otros costes directos

Para costes que no son horas, gastos ni facturas de proveedores, como un subcontratista pagado aparte, materiales, viajes, equipos o software:

1. En Otros costes directos, elija la Fecha y el Tipo.
2. Escriba Para qué fue, el Importe y la Moneda.
3. Añada un recibo o factura si lo tiene y pulse Añadir coste.

Los gastos aprobados y las facturas de proveedores del proyecto se cuentan por separado, así que no los añada otra vez.

Dar a alguien otra tarifa en un proyecto

En Tarifas para este proyecto, elija la Persona, la fecha Desde y el Coste por hora, y pulse Guardar coste por hora. Las horas anteriores a esa fecha mantienen la tarifa de su día. El coste por hora habitual de cada persona, y su historial, se fija en su página en Ajustes, Usuarios.

Cargar el tiempo de responsables y gerentes que no registran horas

Quien lleva proyectos sin registrar horas también cuesta a la empresa. Kaam360 puede cargar su tiempo a sus proyectos como Gestión del proyecto:

• Responsables de proyecto: en Ajustes, Costes de proyectos, marque Cargar el tiempo de trabajo de los responsables a los proyectos que llevan. Cada mes, el tiempo de trabajo de un responsable se reparte entre sus proyectos, en proporción a las horas que el equipo registró en cada uno.
• Gerentes y cualquier otra persona: en la pestaña Costes de un proyecto, en Gestión del proyecto, elija la Persona y su Parte de su mes (%) para este proyecto, y pulse Guardar parte. Hágalo en cada proyecto en que trabaje. Una parte fija también sustituye la parte automática de un responsable en ese proyecto.

Su tiempo de trabajo son las horas de su turno en días laborables, menos ausencias aprobadas y festivos, hasta hoy, menos las horas que registró de todos modos (esas ya cuentan como mano de obra). Cada hora cuesta su coste por hora habitual. Las partes en varios proyectos que suman más del 100 % se reducen al 100 %. La tabla de Gestión del proyecto muestra a cada persona, cómo se carga su tiempo, las horas y el coste; también forma parte del coste total, de Gasto mes a mes, de Beneficio y de Cartera.

Quienes rellenan Hojas de dedicación indican ellos mismos qué parte de su tiempo dedicaron a cada proyecto. En cada periodo que cierran, su tiempo se cobra según su hoja (aparece como Hojas de dedicación) y no otra vez como responsable ni por una parte, así que nada se cuenta dos veces; los demás gastos de su hoja se suman a Gastos. Vea Hojas de dedicación.

Añadir costes de administración y gastos generales

1. Vaya a Ajustes y abra Costes de proyectos.
2. En Administración y gastos generales, elija cómo se añaden:- Un porcentaje del coste de mano de obra, por ejemplo el 20%.- Un importe por cada hora registrada.- Repartir los costes de administración de cada mes entre los proyectos, según las horas registradas ese mes o los ingresos facturados ese mes.
3. Para el reparto mensual, añada los costes de cada mes en Costes de administración mensuales (alquiler, seguros, sueldos de quienes no registran horas). También puede elegir Gastos que son gastos generales: los gastos aprobados de esas categorías que no son de un proyecto se suman a su mes.
4. Con varias empresas, una empresa puede tener su propia forma. Los costes mensuales de una empresa solo se reparten entre sus propios proyectos.
5. Pulse Guardar.

Los gastos generales siempre se muestran aparte de la mano de obra y los costes directos, para que vea ambos.

Alertas de presupuesto

Cuando el coste hasta ahora de un proyecto, o su previsión, supera el 80% y luego el 100% de su presupuesto, su responsable y los gestores del proyecto que pueden ver costes reciben un mensaje en la campana y por correo. Cada paso se envía una vez. Desactívelo en Ajustes, Costes de proyectos, Alertas de presupuesto.

Descargar y comparar proyectos

• Pulse Excel o PDF arriba en la pestaña Costes para descargarla.
• La Cartera muestra de cada proyecto los Gastos generales, la Previsión y el Margen junto a las demás columnas.
• En Informes, y en los widgets de paneles, elija la fuente Costes de proyectos para una tabla o gráfico con los costes, ingresos, beneficio y margen de todos los proyectos.

La tarifa efectiva del proyecto

Debajo de la tabla de costes, la tarjeta Tarifa efectiva muestra lo que de verdad ha ganado una hora en este proyecto desde que empezó: todo lo facturado, antes de impuestos y menos notas de crédito, dividido entre todas las horas registradas, facturables o no. También muestra el dinero cobrado por hora, la Realización (lo facturado frente a las horas a sus tarifas de lista) y el Beneficio por hora. Vea Ver lo que de verdad gana una hora de trabajo.

Probar un «qué pasaría si»

En Qué pasaría si, pruebe un cambio antes de hacerlo. No cambia nada del proyecto. Necesita el permiso para ver los costes de los proyectos.

1. Cambie cualquiera de estos datos:- Nueva fecha de fin: el día en que el trabajo debe estar terminado.- Horas de trabajo adicionales: más trabajo, por ejemplo un cambio de alcance.- Precio: Mantener el precio, un Nuevo valor del contrato o Facturar las horas pendientes a una tarifa por hora.- Añadir a alguien: un puesto, una persona u otra persona, con las fechas Desde y Hasta, las Horas al día y, si quiere, su Coste por hora y Facturación por hora. Si se dejan vacíos, se usan sus propias tarifas.- Retirar a alguien del proyecto durante un periodo.- Añadir un recurso: qué es, la Cantidad, el Coste por unidad y, si el cliente lo paga, el Precio por unidad.
2. Pulse Mostrar el efecto. La tabla pone la Previsión de hoy junto a Con el cambio: el Coste al terminar, los Ingresos, el Beneficio, el Margen, la Fecha de fin y las Horas pendientes. Una frase lo resume, por ejemplo «terminar 9 días laborables antes, el margen baja del 24 % al 18 %».
3. Para conservarlo, escriba un Nombre del escenario y pulse Guardar escenario. Se guardan hasta diez escenarios en el proyecto para todos los que pueden ver sus costes.
4. En Escenarios guardados, pulse Comparar escenarios guardados para verlos junto a la previsión de hoy, Cargar para cambiar uno, o la papelera para eliminarlo.

Cómo se calcula: parte de la misma previsión que las tarjetas de arriba. La fecha de fin sale del ritmo del equipo en el proyecto durante las últimas cuatro semanas (sin horas recientes, las horas restantes se reparten hasta la fecha de fin del proyecto). Las horas de una persona añadida sustituyen horas del equipo al coste medio del equipo, así que una persona más cara hace que cueste más y una más barata, menos. Las horas adicionales cuestan la media del equipo más los gastos generales. Terminar antes o después ahorra o añade el tiempo de gestión del proyecto que se le carga.

Quién puede hacer qué

• Ver los costes de los proyectos: ver la pestaña Costes, los importes de la Cartera y los informes de Costes de proyectos.
• Gestionar las tarifas de las personas: fijar tarifas, tarifas de proyecto, los gastos generales y los costes de administración mensuales.
• Añadir otros costes directos también requiere el permiso para editar proyectos.

Los cambios de tarifas, de los ajustes de gastos generales y los costes añadidos a mano quedan en el registro de auditoría.

Si algo sale mal

• Las horas cuentan como gratis: la persona aún no tiene coste por hora. Fíjelo en su página o en Tarifas para este proyecto.
• No aparecen gastos generales: revise Ajustes, Costes de proyectos. Con el reparto mensual, un mes sin costes de administración, o sin horas registradas, no añade nada.