Notas de crédito, reembolsos y estados de cuenta de clientes

Una nota de crédito anula toda o parte de una factura: mercancía devuelta, un precio rebajado después de facturar o un error. Su valor se convierte en crédito del cliente. Puede usar ese crédito en la misma u otra factura abierta de ese cliente, o devolverlo como reembolso. Un estado de cuenta muestra todo lo que cambió el saldo de un cliente en un periodo. Las páginas están en el módulo Finanzas: Notas de crédito, Reembolsos y Estados de cuenta de clientes.

Escribir una nota de crédito

1. Abra la factura (debe estar enviada o pagada) y pulse Nota de crédito. O abra Notas de crédito, pulse Nueva nota de crédito y elija el cliente y la factura.
2. Elija qué acreditar:- Toda la factura: todo lo que aún no se ha acreditado.- Líneas elegidas: escriba cuántas unidades de cada línea anula (por ejemplo 3 de 10 sillas). Los precios son los de la factura.- Un importe: escriba un importe antes de impuestos, por ejemplo un descuento acordado más tarde. Se añade el impuesto de la factura.
3. Escriba el Motivo. Se imprime en la nota de crédito. Puede pulsar uno de los motivos preparados.
4. Revise la Fecha de la nota de crédito. Si la factura aún espera el pago, deje marcado Al emitirla, usarla en la factura ...: la factura deberá menos.
5. Pulse Guardar y emitir, o Guardar como borrador para terminarla después.

Nunca se puede acreditar más que la factura, contando las notas anteriores (también los borradores). Las notas se numeran CN-0001, CN-0002, etc.

Aprobación de notas de crédito grandes

Si un administrador añadió una regla para Nota de crédito en Reglas de aprobación (por ejemplo créditos de más de 50.000), una nota por encima muestra Esperando aprobación al pulsar Emitir nota de crédito. Los aprobadores deciden en Aprobaciones, desde el correo o con Aprobar o rechazar en la nota. Una vez aprobada se emite al instante; una rechazada vuelve a Borrador con el motivo. Consulte Aprobaciones: quién decide y cómo.

Enviarla al cliente

Abra la nota de crédito, pulse Enviar al cliente, elija un contacto y pulse Enviar. Se envía como PDF. Pulse Descargar PDF para imprimirla.

Usar el crédito en una factura

1. Abra la nota de crédito y pulse Usar en una factura.
2. Elija una factura abierta del cliente en la misma moneda, escriba el importe y pulse Usar crédito.
3. Esa factura ahora debe menos. Una factura cubierta por completo con crédito queda Pagada.

¿Lo usó por error? En Usado en facturas, pulse el icono junto a él, mientras esa factura no esté pagada.

Reembolsar el crédito

1. Abra la nota de crédito y pulse Reembolsar.
2. Escriba el Importe devuelto, la Fecha de pago, Cómo (transferencia, efectivo, cheque, tarjeta, pago en línea u otro) y una Referencia como el número de transferencia. Pulse Registrar reembolso.
3. En Reembolsos, pulse Adjuntar comprobante para añadir el justificante bancario o una captura (PDF o imagen, hasta 25 MB).

Un reembolso consume esa parte del crédito del cliente. ¿Registrado por error? Pulse el icono de la papelera. En Reembolsos verá todos, podrá buscarlos, filtrarlos y descargarlos en Excel.

Estados

• Borrador: en redacción; todavía no cuenta en ninguna parte.
• Esperando aprobación: una regla pide aprobación primero.
• Emitida: entregada al cliente, con crédito aún por usar.
• Aplicada: todo se usó en facturas.
• Reembolsado: todo se usó, sobre todo devuelto.
• Anulada: cancelada. Pulse Anular en una nota emitida sin reembolsos. Donde se usó en facturas que aún esperan el pago, esas facturas vuelven a deber el importe completo.

En Notas de crédito use las pestañas, la búsqueda, los filtros de cliente y fechas, y pulse un encabezado para ordenar. Exportar a Excel descarga la lista.

Estados de cuenta de clientes

1. Abra Estados de cuenta de clientes. Verá cada cliente que debe algo o tiene crédito sin usar, con lo Aún no vence, 1-30 días, 31-60 días, 61-90 días y Más de 90 días de retraso, el Crédito sin usar y el Saldo. CR significa que el cliente tiene saldo a favor. Elija otra fecha para ver los saldos de ese día y pulse Excel o PDF para descargarlos.
2. Pulse el nombre de un cliente para ver su estado de cuenta. Elija el periodo (Este mes, Mes pasado, Este año, Últimos 12 meses o sus propias fechas).
3. El estado muestra el Saldo inicial, cada factura, pago, nota de crédito y reembolso con el saldo acumulado, el Saldo final y lo que se debe según el retraso.
4. Pulse Descargar PDF, o Enviar por correo al cliente para enviarlo como PDF.

Cómo se calcula el saldo: las facturas lo suben, los pagos y las notas de crédito lo bajan, y un reembolso lo vuelve a subir (devuelve crédito). Usar una nota de crédito en una factura solo mueve crédito, así que no cambia el saldo. El mismo saldo aparece en la página del cliente, en Facturas y en el Panel de finanzas.

Estados de cuenta mensuales automáticos

• Para todos: en Estados de cuenta de clientes, pulse Estados de cuenta mensuales, marque Enviarlo cada mes automáticamente, elija el día y pulse Guardar. Cada cliente recibe el estado del mes anterior en su correo (o el de su contacto principal).
• Para un cliente: en su estado de cuenta pulse Estado de cuenta mensual. Puede escribir otra dirección. El calendario propio de un cliente tiene prioridad sobre el de todos; desactivado, no recibe ninguno.

Notas de crédito en las cifras de proyectos y pedidos

• Una nota de crédito de un proyecto resta su importe del valor del contrato en Beneficio y en la pestaña Costes; un reembolso resta dinero de lo cobrado.
• El crédito usado en la factura de un pago de proyecto reduce lo que aún se debe de ese pago. Cuando se paga el resto, solo se registra el dinero que llegó.
• Una nota de crédito por líneas de un pedido de venta libera esas cantidades: el pedido las muestra como no facturadas y pueden volver a facturarse. Una nota por un importe reduce lo que aporta el pedido. Nada se cuenta dos veces.

Quién puede hacer qué

En Roles y permisos, bajo Finanzas: Ver notas de crédito y reembolsos abre las páginas. Escribir notas de crédito y registrar reembolsos escribe, emite, envía, usa, reembolsa y anula. Aprobar notas de crédito decide cuando una regla dice "cualquiera que pueda aprobar". Los estados de cuenta necesitan Ver facturas; enviarlos y los mensuales necesitan Escribir y enviar facturas. Los gerentes tienen los tres permisos de notas de crédito desde el principio.