Aprobaciones: quién decide y cómo

Algunas cosas necesitan el sí de otra persona antes de contar: un gasto antes de reembolsarse, una ausencia antes de que los días queden libres, y un presupuesto con un gran descuento antes de ir al cliente. Kaam360 los trata todos igual, en Aprobaciones.

Ver lo que espera por usted

1. Abra Aprobaciones en el menú de la izquierda (junto a Mi día). El número pequeño indica cuántas solicitudes esperan por usted.
2. La pestaña Esperando mi aprobación las muestra, las más antiguas primero. Cada una indica quién la pide, cuánto, de qué se trata y en qué paso está, por ejemplo «Paso 1 de 2».
3. Escriba un comentario si quiere y pulse la marca para Aprobar o la cruz para Rechazar. Al rechazar hace falta un comentario, para que la persona sepa qué corregir.
4. Para aprobar varias a la vez, márquelas (o Seleccionar todo) y pulse Aprobar seleccionadas.
5. Pulse un título para abrir la solicitud con todos sus pasos y su historial.

Decidir directamente desde el correo

Cuando algo espera por usted, recibe un correo con los botones Aprobar y Rechazar. Al pulsar uno se abre una página breve con los datos. Todavía no se decide nada: revíselo, añada un comentario si quiere (necesario para rechazar) y pulse Confirmar: aprobar o Confirmar: rechazar. No hace falta iniciar sesión. El enlace es solo para usted, funciona una vez y caduca a los 14 días.

Seguir lo que ha pedido

La pestaña Mis solicitudes muestra todo lo que envió para aprobar y en qué punto está: En espera (y de quién), Aprobado, No aprobado o Retirada. Recibe un correo con el comentario cuando se aprueba o no se aprueba. El mismo progreso aparece bajo cada gasto en la página Gastos y bajo cada solicitud en la página Ausencias.

Definir las reglas (administradores)

Abra Reglas de aprobación (en Ajustes). Para cada tipo de registro puede añadir reglas:

1. Pulse Añadir una regla bajo Gasto, Ausencias o Descuento de presupuesto.
2. Póngale un nombre, por ejemplo «Gastos grandes».
3. En ¿Cuándo se aplica? rellene solo lo que importa, por ejemplo Importe superior a 50.000. Para ausencias puede usar Más de estos días laborables y el tipo de ausencia; para presupuestos Un artículo con un descuento superior a (%). Los importes están en su moneda principal; las demás se convierten antes.
4. En Quién aprueba, en orden elija cada paso: Responsable de quien lo pide (el responsable de su equipo), Responsable del proyecto (el propietario del proyecto), Una persona concreta, Cualquiera de un rol (por ejemplo un rol «Finanzas») o Cualquiera que pueda aprobar. Pulse Añadir un paso para un segundo o tercer paso.
5. Pulse Guardar regla.

Las reglas se prueban de arriba abajo: se usa la primera que encaja. Cambie el orden con las flechas. Con Pruébelo compruebe quién aprobaría, por ejemplo, un gasto de 75.000.

Si ninguna regla encaja, los gastos y las ausencias van, como antes, al responsable del equipo de la persona o a cualquiera con Aprobar gastos o Aprobar ausencias. Un presupuesto sin regla que encaje no necesita aprobación.

Presupuestos con un gran descuento

Cuando una regla atrapa un presupuesto, este muestra un aviso y no se puede enviar por correo, marcar como enviado ni como aceptado. Pulse Pedir aprobación. Una vez aprobado se puede enviar. Si después cambia los precios o descuentos, vuelva a pedirla.

Órdenes de compra

En Orden de compra de la página Reglas de aprobación puede añadir reglas para los pedidos a proveedores, por ejemplo Importe mayor que 100.000, o solo para un proyecto. Una orden a la que se aplica una regla espera la aprobación después de Enviar a aprobación y no se puede enviar al proveedor hasta que esté aprobada. Sin una regla que se aplique, la orden se aprueba al momento. Las personas con el permiso Aprobar órdenes de compra deciden cuando un paso dice Cualquiera que pueda aprobar. Vea Comprar a proveedores: órdenes de compra, facturas y pagos.

Pedidos de venta

En Pedido de venta de Reglas de aprobación puede crear reglas para pedidos de clientes, por ejemplo Importe mayor que 500.000, un descuento por encima de un porcentaje, o solo para un proyecto. Un pedido afectado espera aprobación tras Confirmar pedido; hasta entonces no se puede entregar ni facturar. Sin una regla que coincida, el pedido se confirma al momento. Los aprobadores con el permiso Aprobar pedidos de venta deciden cuando un paso dice Cualquiera que pueda aprobar. Consulte Pedidos de venta y albaranes.

Notas de crédito

En Nota de crédito de Reglas de aprobación puede añadir reglas para las notas de crédito a clientes, por ejemplo Importe mayor que 50.000, o solo para un proyecto. Una nota que una regla atrapa espera aprobación tras Emitir nota de crédito y no puede usarse, reembolsarse ni enviarse hasta ser aprobada; una vez aprobada se emite al instante. Los aprobadores con el permiso Aprobar notas de crédito deciden cuando un paso dice Cualquiera que pueda aprobar. Consulte Notas de crédito, reembolsos y estados de cuenta.

Recordatorios

En Recordatorios de Reglas de aprobación, elija tras cuántas horas se recuerda por correo al aprobador y cuántas veces como máximo. Solo se envían de día. Use 0 para desactivarlos. Si un paso sigue sin decidirse después de las horas indicadas en Avisar a su jefe de equipo después de (horas, 0 = nunca) (96 horas al principio), el jefe de equipo de las personas que deben decidir recibe un correo al respecto; si no tienen jefe de equipo, lo reciben las personas que gestionan las aprobaciones. Esto ocurre una vez por paso y queda en el historial de la solicitud.

Un suplente mientras está fuera

1. Abra Aprobaciones y la pestaña Aprobador suplente.
2. Elija a la persona que puede decidir por usted. Indique un Primer día y un Último día, o déjelos vacíos: entonces el suplente actúa cada día que esté de ausencia aprobada.
3. Pulse Guardar mi suplente.

Mientras se aplica, su suplente ve y puede decidir todo lo que espera por usted, y el historial indica que fue «por» usted. Los administradores pueden poner un suplente a otra persona en Definir un suplente para alguien.

Todo queda registrado

Cada solicitud, paso, decisión, recordatorio, cambio de regla y suplente se escribe en el Registro de actividad (elija Aprobaciones en Mostrar). Quien tiene Gestionar reglas de aprobación ve también la pestaña Todas las solicitudes, con búsqueda, filtros, un resumen y Descargar.