Añadir clientes potenciales, importarlos desde Excel y convertirlos en clientes y oportunidades

Un cliente potencial es una persona que podría llegar a ser cliente, pero todavía no lo es. Guarde sus clientes potenciales en Clientes potenciales, en la sección CRM del menú de la izquierda. Cuando uno esté listo, lo convierte y Kaam360 crea el cliente, el contacto y la oportunidad por usted, para que nadie escriba dos veces los mismos datos.

Añadir un cliente potencial

1. Abra Clientes potenciales y pulse Crear cliente potencial.
2. Escriba el Apellido. Es el único campo obligatorio. También puede elegir un tratamiento como Mr. o Ms. y escribir el Nombre.
3. Rellene lo que sepa: empresa, cargo, correo, teléfono, móvil, fax, sitio web, Twitter, ID de Skype y un segundo correo. Marque No enviar correos si la persona pidió no recibirlos.
4. Elija el Origen del cliente potencial (de dónde vino la persona), el Estado del cliente potencial, el Sector, el N.º de empleados, los Ingresos anuales y una Valoración (Caliente, Templado o Frío).
5. El Responsable del cliente potencial es el colega que le da seguimiento. Al principio es usted.
6. Añada la dirección y una descripción.
7. Pulse Guardar, o Guardar y nuevo para añadir otro enseguida.

Un administrador puede cambiar qué campos se muestran y en qué orden con Editar diseño de página (es lo mismo que Ajustes, Diseños de página, en Clientes potenciales). Consulte Diseños de página: ordenar los campos de una página.

Buscar y ordenar

• Escriba en el cuadro de búsqueda para encontrar un cliente potencial por nombre, empresa, correo o teléfono.
• Pulse Filtrar para abrir el panel de filtros. Marque uno o más Estado, Origen del cliente potencial o Valoración, elija un Responsable del cliente potencial o limite la lista a los creados en los últimos 7, 30 o 90 días. Los números indican cuántos hay en cada opción. Borrar todos los filtros empieza de nuevo.
• Con el cuadro de orden, ponga primero los más recientes, los más antiguos o por orden alfabético.
• Cambie entre Lista y Kanban. El tablero tiene una columna por estado. Arrastre un cliente potencial a otra columna para cambiar su estado.

Trabajar con varios a la vez

Marque la casilla al inicio de cada fila (o la del encabezado para toda la página). Aparece una barra con Cambiar responsable…, Cambiar estado…, Exportar seleccionados y Eliminar. Los ya convertidos no se cambian. Eliminar pide confirmación.

Abrir un cliente potencial

Pulse su nombre. Arriba verá responsable, correo, teléfono, móvil y estado. La barra bajo el título es el recorrido del estado: pulse un paso para mover allí el cliente potencial. Enviar correo abre su programa de correo con la dirección (se oculta si optó por no recibir correos). Editar lo modifica. Bajo los datos encontrará las Notas, Actividades abiertas y Actividades cerradas del cliente potencial. Consulte Planificar tareas, reuniones y llamadas y usar el calendario de CRM.

Importar desde Excel o CSV

1. En la página Clientes potenciales pulse Importar.
2. Pulse Descargar un archivo de ejemplo si quiere ver las columnas. Luego elija su propio archivo de Excel (.xlsx) o CSV. La primera fila debe tener los encabezados, y se pueden importar hasta 2.000 filas a la vez.
3. Kaam360 empareja sus columnas con los campos por sus encabezados. Cambie cualquier emparejamiento que parezca incorrecto. Solo la columna Apellido es necesaria. Si su archivo tiene una sola columna de nombre, elíjala como Apellido.
4. Elija el Responsable del cliente potencial para las filas que no nombran a nadie, y el Origen del cliente potencial y el Estado del cliente potencial para las filas que no los tienen.
5. Lea el resumen: cuántos se añadirán, cuántos se omiten porque ya existen (mismo correo, o mismo nombre y empresa si no hay correo), y qué filas tienen un problema y por qué.
6. Pulse Importar.

Se entienden palabras de otros sistemas: por ejemplo Web Download pasa a Sitio web, Trade Show a Evento, Not Contacted a Nuevo y Junk Lead a No encaja. Las filas con problemas no se importan. Puede descargarlas en un archivo con el motivo junto a cada una, corregirlas e importar ese archivo otra vez. Para sacar sus clientes potenciales, pulse Exportar todos los clientes potenciales en el menú ... de la página Clientes potenciales. El archivo se puede volver a importar.

Convertir un cliente potencial

1. Abra el cliente potencial y pulse Convertir. (En la lista también puede pulsar el pequeño icono de flechas.)
2. En Cliente, elija Crear un cliente nuevo, Añadir a un cliente existente o No crear un cliente.
3. Marque Crear un contacto y Crear una oportunidad si los quiere. Un contacto y una oportunidad siempre pertenecen a un cliente, así que ambos necesitan un cliente nuevo o existente.
4. Si crea una oportunidad, puede escribir su nombre, el importe y la fecha de cierre prevista. Todo lo demás se copia del cliente potencial.
5. Pulse Convertir.

Todo se crea a la vez. Si un paso es rechazado, por ejemplo porque está vacío un campo que su organización marcó como obligatorio, no se crea nada y verá el motivo. El cliente potencial queda en la lista con el estado Convertido, y su página enlaza con el cliente y la oportunidad.

Si algo sale mal

• Si no ve Clientes potenciales, quizá su rol no incluye el CRM. Pregunte al propietario del espacio de trabajo.
• Un cliente potencial convertido no se puede convertir otra vez. Abra la oportunidad o el cliente.
• Los archivos antiguos de Excel (.xls) no se pueden leer. Ábralos en Excel, elija Guardar como y seleccione Libro de Excel (.xlsx) o CSV.
• Eliminar un cliente potencial pide confirmación. No se puede deshacer, pero los clientes y oportunidades creados a partir de él se conservan.

Evitar duplicados, repartir clientes potenciales y leer la puntuación

• Posibles duplicados. Al escribir un correo, un teléfono o un nombre con empresa que ya existe como cliente potencial, cliente o contacto, aparece un cuadro Posibles duplicados con enlaces, para revisar antes de guardar. También aparece en la página del cliente potencial.
• Fusionar un duplicado. En la página de un cliente potencial, pulse Fusionar en este cliente potencial junto a un duplicado y confirme. Sus notas, tareas, correos y archivos pasan a este, se rellenan los datos vacíos y se elimina el duplicado. Requiere el derecho de eliminar en el CRM, y ninguno puede estar ya convertido.
• Repartir los nuevos. Abra el menú Más de Clientes potenciales, elija Ajustes de clientes potenciales, marque Dar cada nuevo cliente potencial a la siguiente persona de esta lista, por turno, elija a las personas y pulse Guardar. Los que llegan sin propietario (escritos, importados o enviados desde un formulario web) van pasando por cada persona.
• Puntuación. Cada cliente potencial tiene una Puntuación de 0 a 100, visible en la lista y en su página. Suma los datos de contacto, la valoración, hasta dónde ha llegado y lo que se ha hecho. Las reglas exactas están en Ajustes de clientes potenciales. 60 o más es alta, de 30 a 59 media y menos de 30 baja.