Was ein Projekt wirklich kostet

Jedes Projekt hat einen Tab Kostenrechnung. Er zeigt, was das Projekt bisher gekostet hat und was es bei Abschluss voraussichtlich kosten wird, im Vergleich zu seinem Budget und zu dem, was es einbringt. Sie brauchen das Recht, Projektkosten zu sehen.

Den Tab Kostenrechnung lesen

1. Öffnen Sie ein Projekt und klicken Sie auf den Tab Kostenrechnung.
2. Die Karten oben zeigen das Budget, die Bisherige Kosten, die Prognose bei Abschluss, den Umsatz (mit dem, was berechnet und bezahlt wurde), den Bisheriger Gewinn und den Gewinn bei Abschluss, jeweils mit Marge.
3. Die Tabelle Budget und Ist, nach Kostenart teilt die Kosten in Arbeit, Projektmanagement, Verwaltung und Gemeinkosten, Ausgaben, Lieferantenrechnungen, Sonstige direkte Kosten und Ressourcen, bisher und bei Abschluss. Ressourcen sind die geplanten Kosten der Geräte, Materialien und externen Personen im Tab Ressourcen des Projekts (siehe Ressourcen eines Projekts planen).
4. Kosten Monat für Monat zeigt, wie sich die Kosten aufgebaut haben, mit einer Linie für das Budget.
5. Nach Person und Nach Aufgabe zeigen, von wem und woher die Stunden und ihre Kosten kamen. Die Stundenkosten einer Person sehen nur Personen, die Sätze sehen dürfen.

Die Prognose fügt hinzu, was die offenen Aufgaben noch brauchen: die verbleibenden Stunden ihrer Schätzungen zu den Stundenkosten derjenigen, die sie erledigen, dazu die Gemeinkosten auf diese Stunden und die noch nicht berechneten Bestellungen.

Sonstige direkte Kosten hinzufügen

Für Kosten, die keine Stunden, Ausgaben oder Lieferantenrechnungen sind, etwa ein anderweitig bezahlter Subunternehmer, Material, Reisen, Ausrüstung oder Software:

1. Wählen Sie unter Sonstige direkte Kosten das Datum und die Art.
2. Geben Sie Wofür es war, den Betrag und die Währung ein.
3. Fügen Sie einen Beleg oder eine Rechnung hinzu, falls vorhanden, und klicken Sie auf Kosten hinzufügen.

Genehmigte Ausgaben und Lieferantenrechnungen des Projekts werden separat gezählt, fügen Sie sie also nicht noch einmal hinzu.

Jemandem in einem Projekt einen anderen Satz geben

Wählen Sie unter Sätze für dieses Projekt die Person, das Datum Von und die Stundenkosten und klicken Sie auf Stundenkosten speichern. Stunden vor diesem Datum behalten den Satz ihres Tages. Die üblichen Stundenkosten einer Person und ihr Verlauf werden auf ihrer Seite unter Einstellungen, Benutzer festgelegt.

Die Zeit von Verantwortlichen und Managern berechnen, die keine Stunden erfassen

Wer Projekte führt, ohne Stunden zu erfassen, kostet das Unternehmen trotzdem. Kaam360 kann diese Zeit als Projektmanagement auf die Projekte buchen:

• Projektverantwortliche: Haken Sie unter Einstellungen, Projektkosten Die Arbeitszeit der Projektverantwortlichen ihren Projekten zurechnen an. Jeden Monat wird die Arbeitszeit einer verantwortlichen Person auf ihre Projekte verteilt, im Verhältnis zu den Stunden, die das Team auf jedem erfasst hat.
• Manager und andere: Wählen Sie im Reiter Kostenrechnung eines Projekts unter Projektmanagement die Person und ihren Anteil ihres Monats (%) für dieses Projekt und drücken Sie Anteil speichern. Tun Sie das in jedem Projekt, an dem sie arbeiten. Ein fester Anteil ersetzt in diesem Projekt auch den automatischen Anteil einer verantwortlichen Person.

Ihre Arbeitszeit sind die Stunden ihrer Schicht an Arbeitstagen, abzüglich genehmigter Abwesenheit und Feiertage, bis heute, abzüglich der Stunden, die sie trotzdem erfasst haben (die zählen schon als Arbeit). Jede Stunde kostet ihren üblichen Stundensatz. Anteile in mehreren Projekten, die zusammen mehr als 100 % ergeben, werden auf 100 % verkleinert. Die Tabelle unter Projektmanagement zeigt jede Person, wie ihre Zeit berechnet wird, die Stunden und die Kosten; sie zählt auch zu den Gesamtkosten, zu Kosten Monat für Monat, zu Gewinn und zum Portfolio.

Wer Aufwandsbögen ausfüllt, gibt selbst an, welcher Teil seiner Zeit in jedes Projekt ging. Für jeden abgeschlossenen Zeitraum wird diese Zeit aus dem Bogen berechnet (angezeigt als Aufwandsbögen) und nicht noch einmal als Verantwortliche oder über einen Anteil, sodass nichts doppelt gezählt wird; die sonstigen Ausgaben auf dem Bogen kommen zu Ausgaben. Siehe Aufwandsbögen.

Verwaltungs- und Gemeinkosten hinzufügen

1. Gehen Sie zu Einstellungen und öffnen Sie Projektkosten.
2. Wählen Sie unter Verwaltung und Gemeinkosten, wie sie hinzugefügt werden:- Ein Prozentsatz der Arbeitskosten, zum Beispiel 20%.- Ein Betrag für jede erfasste Stunde.- Die Verwaltungskosten jedes Monats auf die Projekte verteilen, nach den in diesem Monat erfassten Stunden oder nach dem in diesem Monat berechneten Umsatz.
3. Für die monatliche Verteilung tragen Sie die Kosten jedes Monats unter Monatliche Verwaltungskosten ein (Miete, Versicherungen, Gehälter von Personen, die keine Stunden erfassen). Sie können auch Ausgaben, die Gemeinkosten sind wählen: Genehmigte Ausgaben dieser Kategorien, die keinem Projekt gehören, werden ihrem Monat hinzugefügt.
4. Bei mehreren Unternehmen kann ein Unternehmen eine eigene Regel haben. Die monatlichen Kosten eines Unternehmens werden nur auf seine eigenen Projekte verteilt.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Gemeinkosten werden immer getrennt von Arbeits- und direkten Kosten angezeigt, sodass Sie beides sehen.

Budgetwarnungen

Wenn die bisherigen Kosten eines Projekts oder seine Prognose 80% und dann 100% seines Budgets überschreiten, erhalten sein Verantwortlicher und die Manager des Projekts, die Kosten sehen dürfen, eine Nachricht in der Glocke und per E-Mail. Jede Stufe wird einmal gesendet. Ausschalten können Sie das unter Einstellungen, Projektkosten, Budgetwarnungen.

Herunterladen und Projekte vergleichen

• Klicken Sie oben im Tab Kostenrechnung auf Excel oder PDF, um ihn herunterzuladen.
• Das Portfolio zeigt für jedes Projekt Gemeinkosten, Prognose und Marge neben den anderen Spalten.
• Wählen Sie unter Berichte und in Dashboard-Widgets die Quelle Projektkosten für eine Tabelle oder ein Diagramm der Kosten, Umsätze, Gewinne und Margen aller Projekte.

Der effektive Stundensatz des Projekts

Unter der Kostentabelle zeigt die Karte Effektiver Stundensatz, was eine Stunde in diesem Projekt seit dem Start wirklich eingebracht hat: alles in Rechnung Gestellte, vor Steuern und abzüglich Gutschriften, geteilt durch alle erfassten Stunden, abrechenbar oder nicht. Sie zeigt auch das eingegangene Geld pro Stunde, die Realisierung (das in Rechnung Gestellte im Vergleich zu den Stunden zu ihren Listen-Verrechnungssätzen) und den Gewinn pro Stunde. Siehe Sehen, was eine Arbeitsstunde wirklich einbringt.

Ein Was-wäre-wenn ausprobieren

Unter Was wäre, wenn probieren Sie eine Änderung aus, bevor Sie sie umsetzen. Am Projekt ändert sich nichts. Sie brauchen das Recht, Projektkosten zu sehen.

1. Ändern Sie eines davon:- Neues Enddatum: der Tag, an dem die Arbeit fertig sein soll.- Zusätzliche Arbeitsstunden: mehr Arbeit, zum Beispiel eine Umfangsänderung.- Preis: Preis beibehalten, ein Neuer Vertragswert oder Die restlichen Stunden verrechnen zu einem Stundensatz.- Jemanden hinzufügen: eine Berufsrolle, eine Person oder jemand anderes, mit den Daten Von und Bis, den Stunden pro Tag und, wenn Sie möchten, Kosten pro Stunde und Verrechnung pro Stunde. Leer gelassen, gelten ihre eigenen Sätze.- Jemanden abziehen für einen Zeitraum.- Ressource hinzufügen: was es ist, die Menge, die Kosten je Einheit und, wenn der Kunde dafür zahlt, den Preis je Einheit.
2. Klicken Sie auf Auswirkung anzeigen. Die Tabelle stellt Heutige Prognose neben Mit der Änderung: die Kosten bei Abschluss, den Umsatz, den Gewinn, die Marge, das Fertigstellungsdatum und die Noch zu leistende Stunden. Ein Satz fasst es zusammen, zum Beispiel „9 Arbeitstage früher fertig, die Marge sinkt von 24 % auf 18 %“.
3. Um es zu behalten, geben Sie einen Name des Szenarios ein und klicken Sie auf Szenario speichern. Bis zu zehn Szenarien bleiben für alle, die die Kosten sehen dürfen, im Projekt.
4. Unter Gespeicherte Szenarien klicken Sie auf Gespeicherte Szenarien vergleichen, um sie neben der heutigen Prognose zu sehen, auf Laden, um eines zu ändern, oder auf den Papierkorb, um es zu löschen.

So wird gerechnet: Ausgangspunkt ist dieselbe Prognose wie in den Karten oben. Das Fertigstellungsdatum ergibt sich aus dem Tempo des Teams im Projekt in den letzten vier Wochen (ohne neue Stunden werden die restlichen Stunden bis zum Enddatum des Projekts verteilt). Die Stunden einer hinzugefügten Person ersetzen Stunden des Teams zu dessen durchschnittlichen Kosten, sodass eine teurere Person mehr kostet und eine günstigere weniger. Zusätzliche Stunden kosten den Teamdurchschnitt plus Gemeinkosten. Früher oder später fertig zu werden spart oder kostet die dem Projekt belastete Projektmanagementzeit.

Wer was darf

• Projektkosten ansehen: den Tab Kostenrechnung, die Beträge im Portfolio und die Berichte Projektkosten sehen.
• Sätze der Personen verwalten: Sätze, Projektsätze, die Gemeinkosten und die monatlichen Verwaltungskosten festlegen.
• Zum Hinzufügen sonstiger direkter Kosten braucht man außerdem das Recht, Projekte zu bearbeiten.

Änderungen an Sätzen, an den Gemeinkosten-Einstellungen und von Hand hinzugefügte Kosten werden im Audit-Protokoll festgehalten.

Wenn etwas schiefgeht

• Stunden zählen als kostenlos: Die Person hat noch keine Stundenkosten. Legen Sie sie auf ihrer Seite oder unter Sätze für dieses Projekt fest.
• Es erscheinen keine Gemeinkosten: Prüfen Sie Einstellungen, Projektkosten. Bei der monatlichen Verteilung fügt ein Monat ohne Verwaltungskosten oder ohne erfasste Stunden nichts hinzu.