Online bezahlt werden mit „Jetzt bezahlen“ (Karte oder Bank, mit Stripe)

Mit der Online-Zahlung können Ihre Kunden eine Rechnung mit wenigen Klicks per Karte oder Bank bezahlen: Eine Schaltfläche Jetzt bezahlen erscheint in der Rechnungs-E-Mail, in Zahlungserinnerungen, auf der Online-Seite der Rechnung und im Kundenportal. Das Geld geht direkt auf Ihr eigenes Stripe-Konto (Stripe ist das Zahlungsunternehmen, das die Zahlung abwickelt). Kaam360 sieht nie Karten- oder Bankdaten und markiert die Rechnung von selbst als bezahlt, sobald Stripe die Zahlung bestätigt.

Wer es einrichten kann: Administratoren und alle, deren Rolle das Recht Online-Zahlungen einrichten hat (siehe Eigene Rollen anlegen). Es gehört zu den Paketen Team und Business.

1. Ein Stripe-Konto eröffnen

1. Gehen Sie auf stripe.com und legen Sie ein Konto an (die Eröffnung ist kostenlos; Stripe nimmt von jeder Zahlung eine kleine Gebühr).
2. Stripe startet im Testmodus: Nichts ist echt, Sie können also alles gefahrlos ausprobieren. Um später echte Zahlungen anzunehmen, fragt Stripe nach Ihren Geschäfts- und Bankdaten (Activate payments).

2. Mit Kaam360 verbinden (im Testmodus beginnen)

1. Öffnen Sie in Stripe Developers > API keys. Achten Sie darauf, dass Test mode eingeschaltet ist (der Schalter oben).
2. Drücken Sie neben Secret key auf Reveal test key und kopieren Sie ihn. Er beginnt mit sk_test_.
3. Drücken Sie in Kaam360 auf Einstellungen und dann auf die Karte Online-Zahlungen.
4. Fügen Sie den Schlüssel bei Geheimer Schlüssel ein und drücken Sie Verbinden. Kaam360 prüft den Schlüssel bei Stripe und zeigt Verbunden und Testmodus.

Der Schlüssel wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder vollständig angezeigt; nur die letzten vier Zeichen werden gezeigt, damit Sie ihn wiedererkennen. Fügen Sie nie den veröffentlichbaren Schlüssel (pk_...) ein: Kaam360 braucht den geheimen Schlüssel.

3. Den Webhook hinzufügen (damit Zahlungen von selbst erfasst werden)

Über einen Webhook teilt Stripe Kaam360 mit: „Diese Rechnung wurde bezahlt.“ Ohne ihn wird Jetzt bezahlen nicht angeboten.

1. Drücken Sie auf Online-Zahlungen unter Webhook neben Endpunkt-URL auf Kopieren.
2. Öffnen Sie in Stripe Developers > Webhooks und drücken Sie Add endpoint (in neueren Stripe-Ansichten: Add destination, dann Your account und Webhook endpoint).
3. Fügen Sie die Adresse bei Endpoint URL ein.
4. Wählen Sie unter Select events genau die Ereignisse, die auf der Kaam360-Seite stehen: checkout.session.completed, checkout.session.async_payment_succeeded, checkout.session.async_payment_failed, checkout.session.expired, payment_intent.succeeded, payment_intent.payment_failed und charge.refunded, payout.paid, payout.failed. Drücken Sie Add endpoint.
5. Drücken Sie auf der Seite des Endpunkts in Stripe unter Signing secret auf Reveal und kopieren Sie es. Es beginnt mit whsec_.
6. Fügen Sie es in Kaam360 bei Signing secret ein und drücken Sie Speichern. Das Kennzeichen wechselt zu Signing secret gespeichert.

4. Festlegen, was Kunden sehen

Unter Was Kunden sehen:

• „Jetzt bezahlen“ auf Rechnungen anbieten: Online-Zahlung jederzeit ein- oder ausschalten.
• Zahlungsarten: Karten (mit Apple Pay und Google Pay, wo der Kunde sie hat) und Lastschriften, wo sie passen: US-Bankkonto (ACH-Lastschrift) für US-Dollar, SEPA-Lastschrift für Euro, Bacs-Lastschrift (UK) für Pfund. Schalten Sie jede auch in Stripe ein (Settings > Payment methods). Lassen Sie alle leer, um genau das anzubieten, was in Stripe eingeschaltet ist.
• Teilzahlungen: Haken Sie Kunden dürfen einen Teil einer Rechnung bezahlen an, damit sie einen Betrag eingeben können (nie mehr als noch offen ist), und legen Sie die Kleinste Teilzahlung fest.
• Gebühr für Online-Zahlung: standardmäßig aus (0 %). Manche Länder und Kartennetzwerke verbieten oder begrenzen solche Gebühren; prüfen Sie das also, bevor Sie eine hinzufügen. Der Kunde sieht sie vor dem Bezahlen, und sie wird nicht zur Rechnung hinzugefügt.
• Welche Rechnungen: nur bestimmte Währungen (zum Beispiel USD, EUR) und, wenn Sie mehrere Firmen haben, nur bestimmte davon.

Drücken Sie Speichern.

5. Mit einer Testkarte ausprobieren

1. Senden Sie sich selbst eine Rechnung (oder öffnen Sie eine ausgestellte Rechnung und drücken Sie neben Online-Seite der Rechnung auf Öffnen).
2. Drücken Sie Jetzt bezahlen. Die Zahlungsseite von Stripe öffnet sich.
3. Bezahlen Sie mit der Stripe-Testkarte 4242 4242 4242 4242, einem beliebigen Datum in der Zukunft und drei beliebigen Ziffern.
4. Sie kommen zur Rechnung zurück, die nun als bezahlt angezeigt wird. Auf der Rechnungsseite in Kaam360 listet die Karte Online-Zahlung die Zahlung auf, und Sie erhalten eine Benachrichtigung und eine E-Mail.

6. Live gehen

1. Schalten Sie in Stripe Test mode aus und schließen Sie Activate payments ab.
2. Kopieren Sie den Live-Schlüssel (sk_live_...). Drücken Sie auf Online-Zahlungen auf Schlüssel ändern, fügen Sie ihn ein und drücken Sie Verbinden. Das Kennzeichen zeigt Live.
3. Legen Sie den Webhook im Live-Modus erneut an (Schritt 3: Stripe trennt Test- und Live-Webhooks) und speichern Sie sein neues Signing secret.

Was Ihre Kunden sehen

• Die Rechnungs-E-Mail und die Erinnerungen haben eine Schaltfläche Jetzt bezahlen. In Erinnerungen können Sie auch das Wort {pay_link} verwenden.
• Die Online-Seite der Rechnung: eine private Adresse für jede Rechnung, unter der der Kunde die Rechnung sieht, das PDF herunterlädt und bezahlt, ohne sich anzumelden. Auf der Rechnungsseite zeigt die Karte Online-Zahlung die Adresse mit Kopieren; die WhatsApp-Nachricht enthält sie.
• Das Kundenportal: Bei einer noch offenen Rechnung steht Jetzt bezahlen unter So bezahlen Sie.

Ihre eigenen Zahlungshinweise (Bankverbindung) bleiben unter Jetzt bezahlen stehen, sodass Kunden weiterhin auf dem gewohnten Weg zahlen können.

Was nach einer Zahlung passiert

• Kartenzahlungen werden sofort bestätigt: Die Rechnung wird als bezahlt markiert (oder als teilweise bezahlt, mit dem noch offenen Betrag), und die Projektzahlung, die sie abrechnet, geht mit.
• Lastschriften dauern ein paar Tage. Bis die Bank bestätigt, zeigt die Zahlung Unterwegs, und niemand kann denselben Betrag zweimal zahlen. Lehnt die Bank ab, zeigt die Zahlung Fehlgeschlagen, und Sie werden informiert.
• Die Stripe-Gebühr steht neben jeder Zahlung, sobald Stripe sie meldet.
• Der Kunde erhält eine Quittung per E-Mail, im Namen Ihrer Firma.
• Sie erhalten eine Benachrichtigung (die Glocke) und eine E-Mail; ebenso die Person, die die Rechnung geschrieben hat.

Erstattungen

Erstattungen machen Sie in Ihrem Stripe-Dashboard (Zahlung öffnen und Refund drücken). Kaam360 folgt von selbst: Die Zahlung zeigt den erstatteten Betrag, und auf der Rechnung ist dieser Betrag wieder offen. Wenn der Kunde ihn nicht erneut bezahlt, schreiben Sie eine Gutschrift dafür (siehe Gutschriften, Erstattungen und Kontoauszüge).

Zahlt ein Kunde doppelt (zum Beispiel in zwei Browser-Tabs), wird die zweite Zahlung als mehr als geschuldet erfasst, und Sie werden gebeten, die Differenz in Stripe zu erstatten.

Auszahlungen auf Ihr Bankkonto

Alle paar Tage überweist Stripe das eingenommene Geld auf Ihr Bankkonto, abzüglich seiner Gebühren und etwaiger Erstattungen: eine Auszahlung. Kaam360 liest jede Auszahlung mit allem, was sie enthält, von selbst ein, wenn Stripe payout.paid sendet.

1. Suchen Sie unter Online-Zahlungen den Bereich Auszahlungen auf Ihr Bankkonto. Jede Auszahlung zeigt den Eingangstag, die enthaltenen Zahlungen, Erstattungen und Stripe-Gebühren und was auf Ihrem Bankkonto ankommt.
2. Klicken Sie auf Anzeigen, um jede Zeile einer Auszahlung zu sehen: jede Pay-now-Zahlung mit ihrer Rechnung, jede Erstattung und jede Gebühr. Eine Zahlung, die nicht mit Pay now in Kaam360 gemacht wurde, ist als Nicht aus Kaam360 markiert.
3. Klicken Sie auf Auszahlungen abrufen, um die Auszahlungen der letzten 60 Tage erneut von Stripe zu lesen (zum Beispiel direkt nach dem Hinzufügen des Webhooks).

Der Status zeigt, wo jede Auszahlung steht: Unterwegs, Bezahlt, noch nicht gebucht, Gebucht, Bankzeile noch nicht zugeordnet oder Abgestimmt.

Im Hauptbuch (mit eingeschalteten automatischen Buchungen) geht eine Pay-now-Zahlung, die in einer Auszahlung steckt, zuerst auf das Konto Stripe clearing. Am Eingangstag der Auszahlung bucht Kaam360 den Nettobetrag von Stripe clearing auf Ihre Bank und die Stripe-Gebühren auf Bank charges; eine vom Kunden gezahlte Gebühr für die Online-Zahlung geht auf Other income. Wenn Sie Ihren Kontoauszug einlesen, passt die Bankzeile der Auszahlung zum Auszahlungsbetrag: Ordnen Sie sie unter Kontoauszüge zu, und die Auszahlung zeigt Abgestimmt.

Prüfen, ob alles funktioniert

Auf Online-Zahlungen:

• Online-Zahlungen listet jede Zahlung mit Status, Gebühr und Kunde auf.
• Nachrichten von Stripe listet jede Nachricht von Stripe auf und was Kaam360 damit getan hat. Eine doppelt gesendete Nachricht wird nur einmal verwendet.
• Sehen Sie eine Warnung, dass eine Nachricht eine nicht passende Signatur hatte, ist das in Kaam360 gespeicherte Signing secret nicht das dieses Webhooks (oder stammt aus dem anderen Modus). Kopieren Sie es erneut aus Stripe und drücken Sie Speichern.

Wer was darf

In Rollen & Rechte unter Finanzen: Online-Zahlungen einrichten verbindet das Konto und ändert die Einstellungen (nur Administratoren, bis Sie es anderen geben). Rechnungen sehen zeigt die Online-Zahlungen einer Rechnung und ihre Online-Seite. Verbinden, Ändern und Trennen werden im Aktivitätsprotokoll festgehalten, ebenso jede Zahlung und Erstattung.