Neue Kunden mit Playbooks an Bord holen

Ein Onboarding-Playbook ist die Liste der Schritte, die jeder neue Kunde durchläuft: zum Beispiel eine Willkommens-E-Mail, ein Kick-off-Anruf, anzufordernde Unterlagen, die Einrichtung des Kontos und eine abschließende Genehmigung. Sie legen es einmal an. Danach startet es von selbst, wenn ein Deal gewonnen wird (oder von Hand), jeder Schritt geht mit eigener Fälligkeit an die richtige Person, und Sie sehen auf einen Blick, wie weit jeder Kunde ist.

Ein Playbook anlegen

1. Öffnen Sie Onboarding-Playbooks im Menü CRM.
2. Klicken Sie auf Neues Playbook und geben Sie im Feld Name einen Namen ein. Ein neues Playbook bringt vier Beispielschritte mit, die Sie ändern oder entfernen können.
3. Wählen Sie für jeden Schritt den Typ: Aufgabe, E-Mail, Dokumentanforderung, Anruf oder Genehmigung, und geben Sie ein, was der Schritt ist.
4. Wählen Sie Wer es erledigt: Der Verantwortliche des Kunden, Der Verantwortliche des Deals, Jemand mit einer Rolle (dann die Rolle wählen) oder Der Kunde (Kundenportal). Ein Schritt für den Kunden erscheint in seinem Kundenportal, wo er ihn selbst erledigen kann.
5. Legen Sie fest, nach wie vielen Tagen ab dem Start er fällig nach ist. 0 bedeutet am Starttag.
6. Wenn ein Schritt erst beginnen kann, wenn andere erledigt sind, geben Sie deren Nummern bei wartet auf Schritt ein, zum Beispiel 1, 2.
7. Wählen Sie für eine E-Mail eine E-Mail-Vorlage oder schreiben Sie Betreff und Nachricht. {{Name}}, {{Company}} und {{Sender}} werden ausgefüllt.
8. Haken Sie Von selbst starten, wenn ein Deal gewonnen wird an, wenn es ohne Knopfdruck starten soll. Bei mehreren Pipelines können Sie die Pipelines anhaken, für die es gilt.
9. Haken Sie Auch ein Onboarding-Projekt mit den Schritten des Teams als Aufgaben anlegen an, wenn Sie dafür ein Projekt möchten. Sie können auch einen Projektplan (auch die Branchenpläne) wählen, der zuerst in dieses Projekt übernommen wird.
10. Klicken Sie auf Speichern.

Onboarding starten

• Von selbst: Wenn ein Deal gewonnen wird, startet jedes eingeschaltete Playbook mit Von selbst starten, wenn ein Deal gewonnen wird innerhalb einer Minute für diesen Kunden, außer der Kunde durchläuft es bereits. Die Schritte gehen an die Personen, die im Playbook festgelegt sind.
• Von Hand: Öffnen Sie den Kunden, wählen Sie das Playbook in der Karte Onboarding und klicken Sie auf Onboarding starten.

Jeder, der einen Schritt bekommt, erfährt es in seinen Benachrichtigungen. Spätere Änderungen am Playbook ändern nichts für Kunden, die es schon begonnen haben.

Die Schritte verfolgen und abhaken

1. Öffnen Sie den Kunden. Die Karte Onboarding zeigt, wie viel erledigt ist, wie viele Schritte überfällig sind und wie viele Tage es bisher gedauert hat.
2. Klicken Sie neben einem Schritt auf Als erledigt markieren, wenn er fertig ist, oder auf Überspringen, nicht nötig, wenn er nicht zutrifft. Wieder öffnen macht das rückgängig.
3. Ein Schritt, der auf andere wartet, zeigt Wartet auf Schritt, bis diese erledigt sind.
4. E-Mail-Schritte werden an ihrem Fälligkeitstag von selbst gesendet, nur an den eigenen Kontakt des Kunden (den Kontakt des Deals, sonst den Hauptkontakt). Kann eine nicht gesendet werden, zeigt die Karte den Grund und die zuständige Person wird benachrichtigt; klicken Sie nach der Behebung auf Jetzt senden.
5. Wenn das Playbook ein Projekt angelegt hat, hakt das Schließen der Aufgabe eines Schritts im Projekt auch den Schritt ab.
6. Unterlagen, die der Kunde gesendet hat, erscheinen beim Schritt: Klicken Sie auf den Dateinamen, um sie herunterzuladen.

Wenn jeder Schritt erledigt oder übersprungen ist, ist das Onboarding abgeschlossen und die Person, die es gestartet hat, wird benachrichtigt. Klicken Sie auf Dieses Onboarding beenden, um eines zu beenden, das nicht mehr nötig ist.

Was der Kunde sieht

Im Kundenportal bekommt der Kunde einen Reiter Onboarding mit dem Fortschritt und jedem Schritt (ohne die Namen Ihres Teams). Seine eigenen Schritte erscheinen auch unter Wartet auf Sie. Er klickt auf Dokument senden, Genehmigen oder Als erledigt markieren, fügt bei Bedarf eine Notiz hinzu, und Sie werden sofort benachrichtigt.

Sehen, wie das Onboarding läuft

Auf der Seite Onboarding-Playbooks:

• In Bearbeitung listet jeden Kunden im Onboarding, mit dem erledigten Anteil, überfälligen Schritten und dem nächsten Schritt.
• Bericht zeigt die Durchschnittliche Dauer bis zum Abschluss, die Festhängende Kunden (die mit einem überfälligen Schritt, worauf sie warten und wie lange, und ob der Kunde dran ist) und Zahlen für Jedes Playbook. Wählen Sie den Zeitraum mit Abgeschlossen von und bis.

Siehe auch Mit Vertriebssequenzen nachfassen.