Gutschriften, Erstattungen und Kundenkontoauszüge

Eine Gutschrift nimmt eine Rechnung ganz oder teilweise zurück: zurückgegebene Ware, ein nachträglich gesenkter Preis oder ein Fehler. Ihr Wert wird zum Guthaben des Kunden. Sie können dieses Guthaben mit derselben oder einer anderen offenen Rechnung dieses Kunden verrechnen oder es als Erstattung zurückzahlen. Ein Kontoauszug listet alles auf, was den Saldo eines Kunden in einem Zeitraum verändert hat. Die Seiten liegen im Modul Finanzen: Gutschriften, Erstattungen und Kundenkontoauszüge.

Eine Gutschrift schreiben

1. Öffnen Sie die Rechnung (sie muss gesendet oder bezahlt sein) und drücken Sie Gutschrift. Oder öffnen Sie Gutschriften, drücken Sie Neue Gutschrift und wählen Sie Kunde und Rechnung.
2. Wählen Sie, was gutgeschrieben wird:- Ganze Rechnung: alles, was noch nicht gutgeschrieben wurde.- Ausgewählte Positionen: Geben Sie ein, wie viele Stück jeder Position zurückgenommen werden (zum Beispiel 3 von 10 Stühlen). Es gelten die Preise der Rechnung.- Ein Betrag: Geben Sie einen Betrag vor Steuern ein, zum Beispiel einen später vereinbarten Rabatt. Die Steuer der Rechnung kommt hinzu.
3. Geben Sie den Grund ein. Er wird auf die Gutschrift gedruckt. Sie können einen der vorbereiteten Gründe antippen.
4. Prüfen Sie das Datum der Gutschrift. Wartet die Rechnung noch auf Zahlung, lassen Sie Bei Ausstellung mit Rechnung ... verrechnen angehakt: Die Rechnung schuldet dann weniger.
5. Drücken Sie Speichern und ausstellen, oder Als Entwurf speichern, um später weiterzumachen.

Es kann nie mehr gutgeschrieben werden als die Rechnung, frühere Gutschriften (auch Entwürfe) eingerechnet. Gutschriften werden CN-0001, CN-0002 und so weiter nummeriert.

Genehmigung großer Gutschriften

Hat ein Administrator unter Genehmigungsregeln eine Regel für Gutschrift angelegt (zum Beispiel Gutschriften über 50.000), zeigt eine Gutschrift darüber nach Gutschrift ausstellen den Status Wartet auf Genehmigung. Genehmigende entscheiden unter Genehmigungen, per E-Mail oder mit Genehmigen oder ablehnen auf der Gutschrift. Nach der Genehmigung ist sie sofort ausgestellt; eine abgelehnte geht mit dem Grund zurück in den Entwurf. Siehe Genehmigungen: wer entscheidet und wie.

An den Kunden senden

Öffnen Sie die Gutschrift, drücken Sie An Kunden senden, wählen Sie einen Kontakt und drücken Sie Senden. Sie geht als PDF hinaus. Mit PDF herunterladen können Sie sie drucken.

Das Guthaben mit einer Rechnung verrechnen

1. Öffnen Sie die Gutschrift und drücken Sie Mit einer Rechnung verrechnen.
2. Wählen Sie eine offene Rechnung des Kunden in derselben Währung, geben Sie den Betrag ein und drücken Sie Guthaben verrechnen.
3. Diese Rechnung schuldet jetzt weniger. Eine vollständig durch Guthaben gedeckte Rechnung wird als Bezahlt markiert.

Aus Versehen verrechnet? Drücken Sie unter Mit Rechnungen verrechnet das Symbol daneben, solange die Rechnung noch nicht bezahlt ist.

Das Guthaben erstatten

1. Öffnen Sie die Gutschrift und drücken Sie Erstatten.
2. Geben Sie im Feld Zurückgezahlter Betrag den Betrag, das Zahlungsdatum, Wie (Überweisung, bar, Scheck, Karte, Online-Zahlung oder anders) und eine Referenz wie die Überweisungsnummer ein. Drücken Sie Erstattung erfassen.
3. Drücken Sie unter Erstattungen auf Nachweis anhängen, um den Bankbeleg oder einen Screenshot hinzuzufügen (PDF oder Bild, bis 25 MB).

Eine Erstattung verbraucht so viel vom Guthaben des Kunden. Aus Versehen erfasst? Drücken Sie das Papierkorb-Symbol daneben. Unter Erstattungen sehen Sie alle Erstattungen, können suchen, filtern und nach Excel herunterladen.

Status

• Entwurf: wird geschrieben und zählt noch nirgends.
• Wartet auf Genehmigung: eine Regel verlangt zuerst eine Genehmigung.
• Ausgestellt: dem Kunden gegeben, mit noch verfügbarem Guthaben.
• Verrechnet: alles wurde mit Rechnungen verrechnet.
• Erstattet: alles wurde verbraucht, überwiegend zurückgezahlt.
• Storniert: aufgehoben. Drücken Sie Stornieren auf einer ausgestellten Gutschrift ohne Erstattung. Wo sie mit noch offenen Rechnungen verrechnet war, schulden diese wieder den vollen Betrag.

Unter Gutschriften helfen Reiter, Suche, Kunden- und Datumsfilter und das Sortieren per Spaltenüberschrift. Nach Excel exportieren lädt die Liste herunter.

Kundenkontoauszüge

1. Öffnen Sie Kundenkontoauszüge. Sie sehen jeden Kunden, der etwas schuldet oder unverbrauchtes Guthaben hat, mit Noch nicht fällig, 1-30 Tage, 31-60 Tage, 61-90 Tage und Über 90 Tage überfällig, der Spalte Unverbrauchtes Guthaben und der Spalte Restbetrag. CR bedeutet, dass der Kunde im Guthaben ist. Wählen Sie ein anderes Datum für die Salden an diesem Tag und drücken Sie Excel oder PDF zum Herunterladen.
2. Drücken Sie auf den Namen eines Kunden für seinen Kontoauszug. Wählen Sie den Zeitraum (Dieser Monat, Letzter Monat, Dieses Jahr, Letzte 12 Monate oder eigene Daten).
3. Der Kontoauszug zeigt den Anfangssaldo, jede Rechnung, Zahlung, Gutschrift und Erstattung mit laufendem Saldo, den Endsaldo und was wie lange überfällig ist.
4. Drücken Sie PDF herunterladen, oder Per E-Mail an den Kunden, um ihn als PDF zu senden.

So ergibt sich der Saldo: Rechnungen erhöhen ihn, Zahlungen und Gutschriften senken ihn, und eine Erstattung erhöht ihn wieder (sie zahlt Guthaben zurück). Das Verrechnen einer Gutschrift verschiebt nur Guthaben und ändert den Saldo nicht. Derselbe Saldo erscheint auf der Kundenseite, unter Rechnungen und im Dashboard der Finanzen.

Monatliche Kontoauszüge von selbst

• Für alle: Drücken Sie unter Kundenkontoauszüge auf Monatliche Kontoauszüge, haken Sie Jeden Monat von selbst senden an, wählen Sie den Tag und drücken Sie Speichern. Jeder Kunde erhält den Auszug des Vormonats an seine E-Mail-Adresse (oder die seines Hauptkontakts).
• Für einen Kunden: Drücken Sie auf seinem Kontoauszug Monatlicher Kontoauszug. Sie können eine andere Adresse eingeben. Der eigene Zeitplan eines Kunden hat Vorrang vor dem für alle; ausgeschaltet bekommt er keinen.

Gutschriften in Projekt- und Auftragszahlen

• Eine Gutschrift für ein Projekt mindert dessen Vertragswert in Gewinn und im Kostenrechnung; eine Erstattung mindert das eingegangene Geld.
• Ein Guthaben auf der Rechnung einer Projektzahlung senkt, was auf dieser Zahlung noch offen ist. Wird der Rest bezahlt, wird nur das tatsächlich eingegangene Geld erfasst.
• Eine Gutschrift für Positionen eines Kundenauftrags gibt diese Mengen frei: Der Auftrag zeigt sie als nicht berechnet, und sie können erneut berechnet werden. Eine Gutschrift über einen Betrag mindert, was der Auftrag einbringt. Nichts wird doppelt gezählt.

Wer was darf

Unter Rollen & Rechte, Gruppe Finanzen: Gutschriften und Erstattungen sehen öffnet die Seiten. Gutschriften schreiben und Erstattungen erfassen schreibt, stellt aus, sendet, verrechnet, erstattet und storniert. Gutschriften genehmigen entscheidet über Gutschriften, wenn eine Regel „jeder, der genehmigen darf“ sagt. Kontoauszüge brauchen Rechnungen sehen; das Versenden und die monatlichen Auszüge brauchen Rechnungen schreiben und senden. Manager haben die drei Gutschrift-Rechte von Anfang an.