Genehmigungen: wer entscheidet und wie

Manches braucht erst ein Ja von jemand anderem: eine Ausgabe, bevor sie erstattet wird, Urlaub, bevor die Tage frei sind, und ein Angebot mit großem Rabatt, bevor es an den Kunden geht. Kaam360 behandelt alles gleich, unter Genehmigungen.

Sehen, was auf Sie wartet

1. Öffnen Sie Genehmigungen im Menü links (bei Mein Tag). Die kleine Zahl daneben zeigt, wie viele Anträge auf Sie warten.
2. Der Reiter Wartet auf meine Genehmigung listet sie auf, die ältesten zuerst. Jeder zeigt, wer fragt, wie viel, worum es geht und bei welchem Schritt er steht, zum Beispiel „Schritt 1 von 2“.
3. Schreiben Sie bei Bedarf einen Kommentar und drücken Sie den Haken für Genehmigen oder das Kreuz für Ablehnen. Beim Ablehnen ist ein Kommentar nötig, damit die Person weiß, was zu korrigieren ist.
4. Um mehrere auf einmal zu genehmigen, haken Sie sie an (oder Alle auswählen) und drücken Sie Ausgewählte genehmigen.
5. Drücken Sie auf einen Titel, um den Antrag mit allen Schritten und seinem Verlauf zu öffnen.

Direkt aus der E-Mail entscheiden

Wenn etwas auf Sie wartet, erhalten Sie eine E-Mail mit den Schaltflächen Genehmigen und Ablehnen. Ein Klick öffnet eine kurze Seite mit den Angaben. Noch ist nichts entschieden: Prüfen Sie alles, schreiben Sie bei Bedarf einen Kommentar (beim Ablehnen nötig) und drücken Sie Bestätigen: genehmigen oder Bestätigen: ablehnen. Sie müssen sich nicht anmelden. Der Link gilt nur für Sie, funktioniert einmal und läuft nach 14 Tagen ab.

Verfolgen, was Sie beantragt haben

Der Reiter Meine Anträge listet alles, was Sie zur Genehmigung geschickt haben, mit dem Stand: Wartet (und auf wen), Genehmigt, Nicht genehmigt oder Zurückgenommen. Sie erhalten eine E-Mail mit dem Kommentar, wenn genehmigt oder nicht genehmigt wurde. Derselbe Fortschritt steht unter jeder Ausgabe auf der Seite Ausgaben und unter jedem Antrag auf der Seite Urlaub.

Die Regeln festlegen (Administratoren)

Öffnen Sie Genehmigungsregeln (unter Einstellungen). Für jede Art von Datensatz können Sie Regeln anlegen:

1. Drücken Sie Regel hinzufügen unter Ausgabe, Urlaub oder Angebotsrabatt.
2. Geben Sie ihr einen Namen, zum Beispiel „Große Ausgaben“.
3. Füllen Sie unter Wann gilt sie? nur aus, was zählt, zum Beispiel Betrag über 50.000. Für Urlaub gibt es Mehr als so viele Arbeitstage und die Urlaubsart, für Angebote Ein Posten mit mehr Rabatt als (%). Beträge sind in Ihrer Hauptwährung; andere Währungen werden vorher umgerechnet.
4. Wählen Sie unter Wer genehmigt, der Reihe nach jeden Schritt: Manager der antragstellenden Person (die Leitung ihres Teams), Projektleitung (der Eigentümer des Projekts), Eine bestimmte Person, Jede Person einer Rolle (zum Beispiel einer Rolle „Buchhaltung“) oder Jede Person mit Genehmigungsrecht. Drücken Sie Schritt hinzufügen für einen zweiten oder dritten Schritt.
5. Drücken Sie Regel speichern.

Die Regeln werden von oben geprüft: Die erste passende wird verwendet. Ändern Sie die Reihenfolge mit den Pfeilen. Mit Ausprobieren prüfen Sie, wer zum Beispiel eine Ausgabe von 75.000 genehmigen würde.

Passt keine Regel, gehen Ausgaben und Urlaub wie bisher an die Teamleitung der Person oder an jemanden mit Ausgaben genehmigen bzw. Urlaub genehmigen. Ein Angebot ohne passende Regel braucht keine Genehmigung.

Angebote mit großem Rabatt

Greift eine Regel bei einem Angebot, zeigt es einen Hinweis und kann nicht per E-Mail gesendet, als gesendet oder als angenommen markiert werden. Drücken Sie Genehmigung anfordern. Nach der Genehmigung kann es gesendet werden. Ändern Sie danach Preise oder Rabatte, fragen Sie erneut.

Bestellungen

Unter Bestellung auf der Seite Genehmigungsregeln können Sie Regeln für Bestellungen bei Lieferanten anlegen, zum Beispiel Betrag über 100.000 oder nur für ein bestimmtes Projekt. Eine Bestellung, auf die eine Regel zutrifft, wartet nach Zur Genehmigung senden auf die Genehmigung und kann erst danach an den Lieferanten gehen. Trifft keine Regel zu, ist die Bestellung sofort genehmigt. Personen mit dem Recht Bestellungen genehmigen entscheiden, wenn ein Schritt Jede Person mit Genehmigungsrecht lautet. Siehe Bei Lieferanten einkaufen: Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen.

Kundenaufträge

Unter Kundenauftrag auf Genehmigungsregeln können Sie Regeln für Aufträge von Kunden anlegen, zum Beispiel Betrag mehr als 500.000, einen Rabatt über einem Prozentsatz oder nur für ein Projekt. Ein erfasster Auftrag wartet nach Auftrag bestätigen auf Genehmigung; bis dahin kann nichts geliefert oder berechnet werden. Ohne passende Regel ist ein Auftrag sofort bestätigt. Genehmigende mit dem Recht Kundenaufträge genehmigen entscheiden, wenn ein Schritt Jede Person mit Genehmigungsrecht sagt. Siehe Kundenaufträge und Lieferscheine.

Gutschriften

Unter Gutschrift auf Genehmigungsregeln können Sie Regeln für Gutschriften an Kunden anlegen, zum Beispiel Betrag mehr als 50.000 oder nur für ein Projekt. Eine erfasste Gutschrift wartet nach Gutschrift ausstellen auf Genehmigung und kann bis dahin weder verrechnet, erstattet noch gesendet werden; nach der Genehmigung ist sie sofort ausgestellt. Genehmigende mit dem Recht Gutschriften genehmigen entscheiden, wenn ein Schritt Jede Person mit Genehmigungsrecht sagt. Siehe Gutschriften, Erstattungen und Kundenkontoauszüge.

Erinnerungen

Wählen Sie unter Erinnerungen auf Genehmigungsregeln, nach wie vielen Stunden Genehmiger per E-Mail erinnert werden und wie oft höchstens. Erinnerungen gehen nur tagsüber hinaus. Mit 0 schalten Sie sie aus. Ist ein Schritt nach den Stunden unter Teamleitung informieren nach (Stunden, 0 = nie) (anfangs 96 Stunden) noch nicht entschieden, erhält die Teamleitung der Personen, die entscheiden sollen, eine E-Mail dazu; haben sie keine Teamleitung, erhalten sie die Personen, die Genehmigungen verwalten. Das geschieht einmal pro Schritt und steht im Verlauf der Anfrage.

Eine Vertretung, während Sie weg sind

1. Öffnen Sie Genehmigungen und den Reiter Vertretung.
2. Wählen Sie die Person, die für Sie entscheiden darf. Geben Sie einen Erster Tag und Letzter Tag an oder lassen Sie beides leer: Dann gilt die Vertretung an jedem Tag Ihres genehmigten Urlaubs.
3. Drücken Sie Meine Vertretung speichern.

Solange sie gilt, sieht Ihre Vertretung alles, was auf Sie wartet, und darf darüber entscheiden; im Verlauf steht „für“ Sie. Administratoren können unter Vertretung für jemanden festlegen eine Vertretung für andere bestimmen.

Alles wird festgehalten

Jeder Antrag, Schritt, jede Entscheidung, Erinnerung, Regeländerung und Vertretung steht im Aktivitätsprotokoll (wählen Sie unter Anzeigen die Genehmigungen). Wer Genehmigungsregeln verwalten darf, sieht auch den Reiter Alle Anträge mit Suche, Filtern, einer Übersicht und Herunterladen.