Leads hinzufügen, aus Excel importieren und in Kunden und Deals umwandeln

Ein Lead ist eine Person, die Kunde werden könnte, es aber noch nicht ist. Ihre Leads liegen unter Leads im Bereich CRM des Menüs links. Ist ein Lead bereit, wandeln Sie ihn um, und Kaam360 legt den Kunden, den Kontakt und den Deal für Sie an, damit niemand dieselben Angaben zweimal tippt.

Einen Lead hinzufügen

1. Öffnen Sie Leads und drücken Sie auf Lead erstellen.
2. Geben Sie im Feld Nachname den Nachnamen ein. Das ist das einzige Pflichtfeld. Sie können auch eine Anrede wie Mr. oder Ms. wählen und im Feld Vorname den Vornamen eintragen.
3. Tragen Sie ein, was Sie wissen: Unternehmen, Titel, E-Mail, Telefon, Mobil, Fax, Website, Twitter, Skype-ID und eine zweite E-Mail. Setzen Sie ein Häkchen bei Keine E-Mails senden, wenn die Person keine E-Mails wünscht.
4. Wählen Sie die Lead-Quelle (woher die Person kam), den Lead-Status, die Branche, die Anzahl Mitarbeiter, den Jahresumsatz und eine Bewertung (Heiß, Warm oder Kalt).
5. Der Lead-Eigentümer ist die Kollegin oder der Kollege, die oder der dem Lead nachgeht. Zu Beginn sind Sie das selbst.
6. Ergänzen Sie die Adresse und eine Beschreibung.
7. Drücken Sie auf Speichern, oder auf Speichern und neu, um gleich den nächsten Lead anzulegen.

Eine Administratorin oder ein Administrator kann mit Seitenlayout bearbeiten ändern, welche Felder in welcher Reihenfolge erscheinen (dasselbe wie Einstellungen, Seitenlayouts, bei Leads). Siehe Seitenlayouts: Felder auf einer Seite anordnen.

Leads finden und sortieren

• Tippen Sie ins Suchfeld, um einen Lead nach Name, Unternehmen, E-Mail oder Telefon zu finden.
• Drücken Sie auf Filtern, um das Filterfenster zu öffnen. Setzen Sie Häkchen bei Status, Lead-Quelle oder Bewertung, wählen Sie einen Lead-Eigentümer oder beschränken Sie die Liste auf Leads der letzten 7, 30 oder 90 Tage. Die Zahlen zeigen, wie viele Leads jede Auswahl enthält. Alle Filter löschen beginnt von vorn.
• Mit dem Sortierfeld stehen die neuesten, die ältesten oder die alphabetisch ersten Leads oben.
• Wechseln Sie zwischen Liste und Kanban. Das Board hat eine Spalte pro Status. Ziehen Sie einen Lead in eine andere Spalte, um seinen Status zu ändern.

Mehrere Leads auf einmal bearbeiten

Setzen Sie das Häkchen am Anfang jeder Zeile (oder das in der Kopfzeile für die ganze Seite). Es erscheint eine Leiste mit Eigentümer ändern…, Status ändern…, Auswahl exportieren und Löschen. Bereits umgewandelte Leads werden nicht geändert. Beim Löschen müssen Sie bestätigen.

Einen Lead öffnen

Drücken Sie auf den Namen eines Leads. Oben sehen Sie Eigentümer, E-Mail, Telefon, Mobil und Status. Die Leiste unter der Überschrift ist der Statusweg: Drücken Sie auf einen Schritt, um den Lead dorthin zu verschieben. E-Mail senden öffnet Ihr E-Mail-Programm mit der Adresse des Leads (ausgeblendet, wenn der Lead keine E-Mails wünscht). Bearbeiten ändert den Lead. Unter den Angaben finden Sie die Bereiche Notizen, Offene Aktivitäten und Abgeschlossene Aktivitäten des Leads. Siehe Aufgaben, Termine und Anrufe planen und den CRM-Kalender nutzen.

Leads aus Excel oder CSV importieren

1. Drücken Sie auf der Seite Leads auf Importieren.
2. Drücken Sie auf Beispieldatei herunterladen, wenn Sie die Spalten sehen möchten. Wählen Sie dann Ihre eigene Excel-Datei (.xlsx) oder CSV-Datei. Die erste Zeile muss die Spaltenüberschriften enthalten, und bis zu 2.000 Zeilen können auf einmal importiert werden.
3. Kaam360 ordnet Ihre Spalten anhand der Überschriften den Lead-Feldern zu. Ändern Sie jede Zuordnung, die falsch aussieht. Nur die Spalte Nachname wird benötigt. Hat Ihre Datei nur eine Namensspalte, wählen Sie sie als Nachname.
4. Wählen Sie den Lead-Eigentümer für Zeilen ohne Namen sowie die Lead-Quelle und den Lead-Status für Zeilen ohne Angabe.
5. Lesen Sie die Zusammenfassung: Wie viele Leads hinzugefügt werden, wie viele übersprungen werden, weil sie schon da sind (gleiche E-Mail, oder gleicher Name und gleiches Unternehmen, wenn es keine E-Mail gibt), und welche Zeilen ein Problem haben und warum.
6. Drücken Sie auf Importieren.

Begriffe aus anderen Systemen werden verstanden: Zum Beispiel wird Web Download zu Website, Trade Show zu Veranstaltung, Not Contacted zu Neu und Junk Lead zu Passt nicht. Zeilen mit Problemen werden nicht importiert. Sie können sie als Datei mit dem Grund neben jeder Zeile herunterladen, korrigieren und diese Datei erneut importieren. Um Ihre Leads herauszuholen, drücken Sie im Menü ... der Seite Leads auf Alle Leads exportieren. Die Datei lässt sich wieder importieren.

Einen Lead umwandeln

1. Öffnen Sie den Lead und drücken Sie auf Umwandeln. (In der Liste können Sie auch auf das kleine Pfeil-Symbol drücken.)
2. Wählen Sie unter Kunde zwischen Neuen Kunden erstellen, Zu einem bestehenden Kunden hinzufügen und Keinen Kunden erstellen.
3. Setzen Sie ein Häkchen bei Kontakt erstellen und Deal erstellen, wenn Sie das möchten. Ein Kontakt und ein Deal gehören immer zu einem Kunden, deshalb brauchen beide einen neuen oder bestehenden Kunden.
4. Wenn Sie einen Deal erstellen, können Sie Name, Betrag und voraussichtliches Abschlussdatum eingeben. Alles andere wird vom Lead übernommen.
5. Drücken Sie auf Umwandeln.

Alles wird gemeinsam angelegt. Wird ein Schritt abgelehnt, zum Beispiel weil ein Feld leer ist, das Ihre Organisation als erforderlich markiert hat, wird nichts angelegt und Sie sehen den Grund. Der Lead bleibt mit dem Status Umgewandelt in der Liste, und seine Seite verweist auf den Kunden und den Deal.

Wenn etwas schiefgeht

• Wenn Sie Leads nicht sehen, enthält Ihre Rolle möglicherweise das CRM nicht. Fragen Sie den Eigentümer Ihres Arbeitsbereichs.
• Ein umgewandelter Lead kann nicht noch einmal umgewandelt werden. Öffnen Sie stattdessen den Deal oder den Kunden.
• Alte Excel-Dateien (.xls) können nicht gelesen werden. Öffnen Sie die Datei in Excel, wählen Sie Speichern unter und dann Excel-Arbeitsmappe (.xlsx) oder CSV.
• Beim Löschen eines Leads müssen Sie bestätigen. Das lässt sich nicht rückgängig machen, aber daraus erstellte Kunden und Deals bleiben erhalten.

Duplikate vermeiden, Leads gerecht verteilen und die Bewertung lesen

• Mögliche Duplikate. Geben Sie eine E-Mail-Adresse, eine Telefonnummer oder einen Namen samt Firma ein, die es schon als Lead, Kunde oder Kontakt gibt, erscheint ein Kasten Mögliche Duplikate mit Links, damit Sie vor dem Speichern prüfen können. Er erscheint auch auf der Seite des Leads.
• Ein Duplikat zusammenführen. Klicken Sie auf der Seite eines Leads neben einem doppelten Lead auf In diesen Lead zusammenführen und bestätigen Sie. Seine Notizen, Aufgaben, E-Mails und Dateien wandern zu diesem Lead, leere Angaben werden ergänzt, und das Duplikat wird gelöscht. Dafür ist das Recht zum Löschen im CRM nötig, und keiner der Leads darf schon umgewandelt sein.
• Neue Leads verteilen. Öffnen Sie bei Leads das Menü Mehr, wählen Sie Lead-Einstellungen, haken Sie Jeden neuen Lead der Reihe nach an die nächste Person dieser Liste geben an, wählen Sie die Personen und klicken Sie auf Speichern. Leads ohne Besitzer (eingetippt, importiert oder über ein Website-Formular gesendet) gehen der Reihe nach an jede Person.
• Bewertung. Jeder Lead hat einen Wert von 0 bis 100, angezeigt in der Liste und auf der Seite des Leads. Er addiert Kontaktdaten, Einstufung, Fortschritt und bisherige Aktivitäten. Die genauen Regeln stehen unter Lead-Einstellungen. 60 oder mehr ist hoch, 30 bis 59 mittel, darunter niedrig.