اعرف التكلفة الحقيقية لمشروع

لكل مشروع تبويب التكاليف. يعرض ما كلّفه المشروع حتى الآن وما يُتوقع أن يكلفه عند انتهائه، مقارنة بميزانيته وما يحققه. تحتاج إلى صلاحية رؤية تكاليف المشاريع.

قراءة تبويب التكاليف

1. افتح مشروعًا واضغط على تبويب التكاليف.
2. تعرض البطاقات في الأعلى الميزانية والتكلفة حتى الآن والتوقع عند الانتهاء والإيرادات (مع المفوتر والمدفوع) والربح حتى الآن والربح عند الانتهاء، ولكل منها هامشه.
3. يقسم جدول الميزانية مقابل الفعلي، حسب نوع التكلفة التكلفة إلى العمالة وإدارة المشروع والإدارة والتكاليف العامة والمصروفات وفواتير الموردين وتكاليف مباشرة أخرى والموارد، حتى الآن وعند الإنجاز. الموارد هي التكلفة المخططة للمعدات والمواد والأشخاص الخارجيين في تبويب الموارد للمشروع (انظر تخطيط موارد المشروع).
4. يعرض الإنفاق شهرًا بشهر كيف تراكمت التكلفة، مع خط للميزانية.
5. يعرض حسب الشخص وحسب المهمة من أين جاءت الساعات وتكلفتها. لا تظهر تكلفة الساعة لشخص إلا لمن يُسمح له برؤية الأسعار.

يضيف التوقع ما تحتاجه المهام المفتوحة: الساعات المتبقية من تقديراتها بتكلفة الساعة لمن ينفذها، مع التكاليف العامة لتلك الساعات وأوامر الشراء التي لم تُفوتر بعد.

إضافة تكاليف مباشرة أخرى

للتكاليف التي ليست ساعات أو مصروفات أو فواتير موردين، مثل مقاول من الباطن يُدفع له في مكان آخر أو مواد أو سفر أو معدات أو برمجيات:

1. تحت تكاليف مباشرة أخرى، اختر التاريخ والنوع.
2. اكتب الغرض منها والمبلغ والعملة.
3. أضف إيصالًا أو فاتورة إن وجدت، ثم اضغط إضافة تكلفة.

تُحسب المصروفات المعتمدة وفواتير الموردين الخاصة بالمشروع وحدها، فلا تضفها مرة أخرى.

إعطاء شخص سعرًا مختلفًا في مشروع

تحت أسعار هذا المشروع، اختر الشخص وتاريخ البدء من وتكلفة الساعة، ثم اضغط حفظ تكلفة الساعة. تحتفظ الساعات قبل ذلك التاريخ بسعر يومها. تُحدَّد تكلفة الساعة المعتادة لكل شخص وسجلها في صفحته تحت الإعدادات، المستخدمون.

احتساب وقت المالكين والمديرين الذين لا يسجلون ساعات

من يديرون المشاريع دون تسجيل ساعات يكلّفون الشركة أيضًا. يمكن لـ Kaam360 أن يحتسب وقتهم على مشاريعهم بند إدارة المشروع:

• مالكو المشاريع: في الإعدادات، تكاليف المشاريع، ضع علامة على احتساب وقت عمل مالكي المشاريع على المشاريع التي يملكونها. كل شهر يُوزَّع وقت عمل المالك على المشاريع التي يملكها، بنسبة الساعات التي سجّلها الفريق على كل منها.
• المديرون وأي شخص آخر: في تبويب التكاليف لمشروع، تحت إدارة المشروع، اختر الشخص وحصة من شهرهم (%) لهذا المشروع، ثم اضغط حفظ الحصة. افعل ذلك في كل مشروع يعمل عليه. الحصة الثابتة تحل أيضًا محل الحصة التلقائية للمالك في ذلك المشروع.

وقت عملهم هو ساعات ورديتهم في أيام العمل، مطروحًا منها الإجازات المعتمدة والعطل الرسمية، حتى اليوم، مطروحًا منها الساعات التي سجّلوها على أي حال (فهي تُحتسب عمالة). كل ساعة تُحسب بتكلفتهم المعتادة للساعة. الحصص في عدة مشاريع التي يزيد مجموعها على 100% تُخفَّض إلى 100%. يعرض الجدول تحت إدارة المشروع كل شخص وكيف يُحتسب وقته والساعات والتكلفة؛ وهو جزء أيضًا من التكلفة الإجمالية والإنفاق شهرًا بشهر والأرباح والمحفظة.

من يملؤون أوراق الجهد يذكرون بأنفسهم نسبة وقتهم التي ذهبت لكل مشروع. لكل فترة يغلقونها، يُحسب وقتهم من ورقتهم (ويظهر باسم أوراق الجهد) ولا يُحسب مرة أخرى كمالك أو كحصة، فلا يُحسب شيء مرتين؛ وتُضاف المصروفات الأخرى في ورقتهم إلى المصروفات. انظر أوراق الجهد.

إضافة التكاليف الإدارية والعامة

1. اذهب إلى الإعدادات وافتح تكاليف المشاريع.
2. تحت الإدارة والتكاليف العامة، اختر طريقة إضافتها:- نسبة مئوية من تكلفة العمالة، مثلًا 20%.- مبلغ عن كل ساعة مسجّلة.- توزيع التكاليف الإدارية لكل شهر على المشاريع، حسب الساعات المسجّلة في ذلك الشهر أو الإيرادات المفوترة فيه.
3. للتوزيع الشهري، أضف تكاليف كل شهر تحت التكاليف الإدارية الشهرية (الإيجار والتأمين ورواتب من لا يسجلون ساعات). ويمكنك أيضًا اختيار مصروفات تُعد تكاليف عامة: تُضاف المصروفات المعتمدة من تلك الفئات غير المرتبطة بمشروع إلى شهرها.
4. مع عدة شركات، يمكن أن تكون لشركة طريقتها الخاصة. تُوزَّع التكاليف الشهرية لشركة على مشاريعها فقط.
5. اضغط حفظ.

تظهر التكاليف العامة دائمًا منفصلة عن العمالة والتكاليف المباشرة، لترى الاثنين.

تنبيهات الميزانية

عندما تتجاوز تكلفة مشروع حتى الآن، أو توقعها، 80% ثم 100% من ميزانيته، يتلقى مالكه ومديرو المشروع المسموح لهم برؤية التكاليف رسالة في الجرس وبالبريد الإلكتروني. تُرسل كل مرحلة مرة واحدة. أوقفها من الإعدادات، تكاليف المشاريع، تنبيهات الميزانية.

التنزيل ومقارنة المشاريع

• اضغط Excel أو PDF أعلى تبويب التكاليف لتنزيله.
• تعرض المحفظة لكل مشروع التكاليف العامة والتوقعات والهامش بجانب الأعمدة الأخرى.
• في التقارير وفي عناصر لوحات المعلومات، اختر المصدر تكاليف المشاريع لجدول أو رسم بياني لتكاليف جميع المشاريع وإيراداتها وأرباحها وهوامشها.

السعر الفعلي للمشروع

تحت جدول التكاليف، تعرض بطاقة السعر الفعلي ما كسبته الساعة في هذا المشروع فعلًا منذ بدايته: كل ما فُوتر، قبل الضريبة وبعد خصم الإشعارات الدائنة، مقسومًا على كل الساعات المسجلة، قابلة للفوترة أم لا. وتعرض أيضًا المقبوض للساعة ونسبة التحقق (ما فُوتر مقارنة بالساعات بأسعار الفوترة في القائمة) والربح للساعة. راجع اعرف ما تكسبه ساعة العمل فعلًا.

جرّب «ماذا لو»

في ماذا لو، جرّب تغييرًا قبل أن تجريه. لا يتغير شيء في المشروع. تحتاج إلى صلاحية رؤية تكاليف المشاريع.

1. غيّر أيًّا مما يلي:- تاريخ انتهاء جديد: اليوم الذي يجب أن ينتهي فيه العمل.- ساعات عمل إضافية: عمل إضافي، مثل تغيير في النطاق.- السعر: إبقاء السعر، أو قيمة عقد جديدة، أو فوترة الساعات المتبقية بسعر للساعة.- إضافة شخص: دور وظيفي أو شخص أو شخص آخر، مع التاريخين من وإلى، وساعات في اليوم، وإن شئت التكلفة للساعة والفوترة للساعة. إن تُركت فارغة تُستخدم أسعاره الخاصة.- سحب شخص من المشروع لفترة.- إضافة مورد: ما هو، والكمية، وتكلفة الوحدة، وإن كان العميل يدفع ثمنه سعر الوحدة.
2. اضغط عرض الأثر. يضع الجدول توقع اليوم بجانب مع التغيير: التكلفة عند الانتهاء والإيرادات والأرباح والهامش وتاريخ الانتهاء والساعات المتبقية. وتلخص جملة النتيجة، مثل «الانتهاء قبل 9 أيام عمل، ينخفض الهامش من 24% إلى 18%».
3. للاحتفاظ به، اكتب اسم السيناريو واضغط حفظ السيناريو. يُحتفظ بما يصل إلى عشرة سيناريوهات في المشروع لكل من يمكنه رؤية تكاليفه.
4. في السيناريوهات المحفوظة، اضغط مقارنة السيناريوهات المحفوظة لرؤيتها بجانب توقع اليوم، أو تحميل لتغيير أحدها، أو سلة المهملات لحذفه.

طريقة الحساب: يبدأ من التوقع نفسه الذي في البطاقات أعلاه. يأتي تاريخ الانتهاء من وتيرة الفريق في المشروع خلال الأسابيع الأربعة الأخيرة (وبدون ساعات حديثة تُوزَّع الساعات المتبقية حتى تاريخ انتهاء المشروع). تحل ساعات الشخص المضاف محل ساعات الفريق بمتوسط تكلفة الفريق، فالشخص الأغلى يرفع التكلفة والأرخص يخفضها. تكلف الساعات الإضافية متوسط الفريق مع التكاليف العامة. الانتهاء مبكرًا أو متأخرًا يوفر أو يضيف وقت إدارة المشروع المحمّل على المشروع.

من يمكنه فعل ماذا

• رؤية تكاليف المشاريع: رؤية تبويب التكاليف والمبالغ في المحفظة وتقارير تكاليف المشاريع.
• إدارة أسعار الأشخاص: تحديد الأسعار وأسعار المشاريع والتكاليف العامة والتكاليف الإدارية الشهرية.
• تتطلب إضافة تكاليف مباشرة أخرى أيضًا صلاحية تعديل المشاريع.

تُسجَّل تغييرات الأسعار وإعدادات التكاليف العامة والتكاليف المضافة يدويًا في سجل التدقيق.

إذا حدث خطأ

• الساعات تُحسب مجانية: ليس للشخص تكلفة ساعة بعد. حدّدها في صفحته أو تحت أسعار هذا المشروع.
• لا تظهر تكاليف عامة: تحقق من الإعدادات، تكاليف المشاريع. مع التوزيع الشهري، لا يضيف شهر بلا تكاليف إدارية، أو بلا ساعات مسجّلة، أي شيء.