الإشعارات الدائنة والمبالغ المستردة وكشوف حسابات العملاء

الإشعار الدائن يلغي فاتورة كلها أو جزءًا منها: بضاعة مرتجعة، أو سعر خُفِّض بعد الفاتورة، أو خطأ. تصبح قيمته رصيدًا دائنًا للعميل. يمكنك استخدام هذا الرصيد في الفاتورة نفسها أو في فاتورة مفتوحة أخرى للعميل نفسه، أو رده إليه مبلغًا مستردًا. وكشف الحساب يعرض كل ما غيّر رصيد العميل خلال فترة. الصفحات في وحدة المالية: الإشعارات الدائنة والمبالغ المستردة وكشوف حسابات العملاء.

كتابة إشعار دائن

1. افتح الفاتورة (يجب أن تكون مرسلة أو مدفوعة) واضغط إشعار دائن. أو افتح الإشعارات الدائنة واضغط إشعار دائن جديد واختر العميل والفاتورة.
2. اختر ما يُلغى:- الفاتورة كاملة: كل ما لم يُلغَ بعد.- بنود مختارة: اكتب عدد ما يُلغى من كل بند (مثلًا 3 من 10 كراسٍ). الأسعار هي أسعار الفاتورة.- مبلغ: اكتب مبلغًا قبل الضريبة، مثل خصم اتُّفق عليه لاحقًا. تُضاف ضريبة الفاتورة.
3. اكتب السبب. يُطبع على الإشعار الدائن. يمكنك الضغط على أحد الأسباب الجاهزة.
4. تحقق من تاريخ الإشعار الدائن. إذا كانت الفاتورة ما زالت تنتظر الدفع، فاترك عند إصداره، استخدمه في الفاتورة ... محددًا: فيقل المستحق على الفاتورة.
5. اضغط حفظ وإصدار، أو حفظ كمسودة لإكماله لاحقًا.

لا يمكن أبدًا إلغاء أكثر من قيمة الفاتورة، مع احتساب الإشعارات السابقة (والمسودات أيضًا). تُرقَّم الإشعارات CN-0001 وCN-0002 وهكذا.

الموافقة على الإشعارات الكبيرة

إذا أضاف مسؤول قاعدة لـ إشعار دائن في قواعد الموافقة (مثلًا الإشعارات فوق 50,000)، فإن الإشعار الذي يتجاوزها يظهر بانتظار الموافقة عند الضغط على إصدار الإشعار الدائن. يقرر الموافقون في الموافقات أو من البريد أو بزر الموافقة أو الرفض على الإشعار. بعد الموافقة يُصدر فورًا؛ والمرفوض يعود إلى مسودة مع السبب. راجع الموافقات: من يقرر وكيف.

إرساله إلى العميل

افتح الإشعار الدائن واضغط إرسال إلى العميل واختر جهة اتصال ثم إرسال. يُرسل بصيغة PDF. اضغط تنزيل PDF لطباعته.

استخدام الرصيد في فاتورة

1. افتح الإشعار الدائن واضغط استخدامه في فاتورة.
2. اختر فاتورة مفتوحة للعميل بالعملة نفسها، واكتب المبلغ واضغط استخدام الرصيد.
3. يقل المستحق على تلك الفاتورة. والفاتورة المغطاة بالكامل بالرصيد تُعلَّم مدفوعة.

استخدمته بالخطأ؟ تحت المستخدم في الفواتير اضغط الأيقونة بجانبه، ما دامت تلك الفاتورة غير مدفوعة.

استرداد الرصيد

1. افتح الإشعار الدائن واضغط استرداد.
2. اكتب المبلغ المردود وتاريخ الدفع والطريقة (تحويل بنكي، نقدًا، شيك، بطاقة، دفع إلكتروني أو غير ذلك) والمرجع مثل رقم التحويل. اضغط تسجيل الاسترداد.
3. تحت المبالغ المستردة اضغط إرفاق إثبات لإضافة إيصال البنك أو لقطة شاشة (PDF أو صورة، حتى 25 ميجابايت).

الاسترداد يستهلك هذا القدر من رصيد العميل. سُجِّل بالخطأ؟ اضغط أيقونة سلة المهملات بجانبه. في المبالغ المستردة ترى كل المبالغ المستردة وتبحث فيها وتصفيها وتنزلها إلى Excel.

الحالات

• مسودة: قيد الكتابة؛ لا يُحتسب في أي مكان بعد.
• بانتظار الموافقة: قاعدة تطلب موافقة أولًا.
• صدرت: سُلِّم للعميل ولا يزال فيه رصيد للاستخدام.
• مُطبَّق: استُخدم كله في فواتير.
• مُسترد: استُهلك كله، ومعظمه رُدَّ للعميل.
• ملغاة: أُلغي. اضغط إلغاء على إشعار صادر لم يُسترد منه شيء. وحيث استُخدم في فواتير ما زالت تنتظر الدفع، تعود تلك الفواتير مستحقة بالكامل.

في الإشعارات الدائنة استخدم علامات التبويب والبحث وتصفية العميل والتاريخ، واضغط عنوان عمود للفرز. تصدير إلى Excel ينزّل القائمة.

كشوف حسابات العملاء

1. افتح كشوف حسابات العملاء. ترى كل عميل عليه مبلغ أو لديه رصيد غير مستخدم، مع لم يحن موعده بعد و1-30 يومًا و31-60 يومًا و61-90 يومًا وأكثر من 90 يومًا تأخيرًا، والرصيد غير المستخدم والرصيد. CR تعني أن للعميل رصيدًا دائنًا. اختر تاريخًا آخر لرؤية الأرصدة في ذلك اليوم، واضغط Excel أو PDF للتنزيل.
2. اضغط اسم العميل لرؤية كشف حسابه. اختر الفترة (هذا الشهر أو الشهر الماضي أو هذه السنة أو آخر 12 شهرًا أو تواريخك).
3. يعرض الكشف الرصيد الافتتاحي وكل فاتورة ودفعة وإشعار دائن واسترداد مع الرصيد الجاري، والرصيد الختامي، وما هو مستحق حسب مدة التأخير.
4. اضغط تنزيل PDF، أو إرسال بالبريد إلى العميل لإرساله PDF.

كيف يُحسب الرصيد: الفواتير ترفعه، والدفعات والإشعارات الدائنة تخفضه، والاسترداد يرفعه مجددًا (لأنه يرد رصيدًا). استخدام إشعار دائن في فاتورة ينقل الرصيد فقط، فلا يغيّر الرصيد. الرصيد نفسه يظهر في صفحة العميل وفي الفواتير وفي لوحة المعلومات المالية.

كشوف شهرية تلقائية

• للجميع: في كشوف حسابات العملاء اضغط الكشوف الشهرية، وحدد إرساله كل شهر تلقائيًا، واختر اليوم واضغط حفظ. يصل كل عميل كشف الشهر الماضي على بريده (أو بريد جهة اتصاله الرئيسية).
• لعميل واحد: في كشف حسابه اضغط الكشف الشهري. يمكنك كتابة عنوان آخر. جدول العميل الخاص له الأولوية على جدول الجميع؛ وإذا أُوقف فلا يصله شيء.

الإشعارات الدائنة في أرقام المشاريع والطلبات

• الإشعار الدائن لمشروع يطرح قيمته من قيمة عقد المشروع في الأرباح وفي تبويب التكاليف؛ والاسترداد يطرح من المبالغ المستلمة.
• الرصيد المستخدم في فاتورة دفعة مشروع يخفض المتبقي على تلك الدفعة. وعند دفع الباقي يُسجَّل فقط المال الذي وصل فعلًا.
• الإشعار الدائن لبنود أمر بيع يحرر تلك الكميات: يعرضها الأمر غير مفوترة، ويمكن فوترتها مجددًا. والإشعار بمبلغ يخفض ما يحققه الأمر. لا يُحتسب شيء مرتين.

من يمكنه فعل ماذا

في الأدوار والصلاحيات تحت المالية: رؤية الإشعارات الدائنة والمبالغ المستردة يفتح الصفحات. كتابة الإشعارات الدائنة وتسجيل المبالغ المستردة يكتب ويصدر ويرسل ويستخدم ويسترد ويلغي. الموافقة على الإشعارات الدائنة يقرر عندما تقول القاعدة "أي شخص يمكنه الموافقة". الكشوف تحتاج رؤية الفواتير؛ وإرسالها والكشوف الشهرية تحتاج كتابة الفواتير وإرسالها. للمديرين صلاحيات الإشعارات الدائنة الثلاث من البداية.