الموافقات: من يقرر وكيف

تحتاج بعض الأمور إلى موافقة شخص آخر قبل أن تُحتسب: مصروف قبل استرداده، وإجازة قبل أن تصبح الأيام عطلة، وعرض سعر بخصم كبير قبل إرساله إلى العميل. يتعامل Kaam360 معها جميعاً بالطريقة نفسها في الموافقات.

رؤية ما ينتظرك

1. افتح الموافقات في القائمة اليسرى (قرب يومي). يدل الرقم الصغير بجانبها على عدد الطلبات التي تنتظرك.
2. يعرضها تبويب بانتظار موافقتي، الأقدم أولاً. يبين كل طلب من طلبه وكم المبلغ وما موضوعه وفي أي خطوة هو، مثلاً «الخطوة 1 من 2».
3. اكتب تعليقاً إن شئت واضغط علامة الصح لـموافقة أو علامة الخطأ لـرفض. عند الرفض يلزم تعليق ليعرف الشخص ما يجب إصلاحه.
4. للموافقة على عدة طلبات معاً، حددها (أو تحديد الكل) واضغط الموافقة على المحدد.
5. اضغط على عنوان لفتح الطلب بكل خطواته وسجله.

القرار مباشرة من البريد الإلكتروني

عندما ينتظرك شيء، تصلك رسالة فيها زرّا موافقة ورفض. يفتح الضغط على أحدهما صفحة قصيرة بالتفاصيل. لم يُتخذ أي قرار بعد: تحقق منها، وأضف تعليقاً إن شئت (مطلوب عند الرفض)، ثم اضغط تأكيد: موافقة أو تأكيد: رفض. لا حاجة لتسجيل الدخول. الرابط لك وحدك، يعمل مرة واحدة وتنتهي صلاحيته بعد 14 يوماً.

متابعة ما طلبته

يعرض تبويب طلباتي كل ما أرسلته للموافقة وأين وصل: في الانتظار (ومن)، موافق عليه، غير معتمد أو مسحوب. تصلك رسالة بالتعليق عند الموافقة أو عدمها. ويظهر التقدم نفسه تحت كل مصروف في صفحة المصروفات وتحت كل طلب في صفحة الإجازات.

وضع القواعد (المسؤولون)

افتح قواعد الموافقة (ضمن الإعدادات). يمكنك إضافة قواعد لكل نوع من السجلات:

1. اضغط إضافة قاعدة تحت مصروف أو الإجازات أو خصم عرض السعر.
2. سمّها، مثلاً «مصروفات كبيرة».
3. في متى تنطبق؟ املأ ما يهم فقط، مثلاً المبلغ أكثر من 50,000. للإجازات يمكنك استخدام أكثر من هذا العدد من أيام العمل ونوع الإجازة، ولعروض الأسعار بند بخصم أكثر من (%). المبالغ بعملتك الرئيسية، وتُحوَّل العملات الأخرى أولاً.
4. في من يوافق، بالترتيب اختر كل خطوة: مدير مقدم الطلب (قائد فريقه)، مدير المشروع (مالك المشروع)، شخص محدد، أي شخص في دور (مثلاً دور «المالية») أو أي شخص يحق له الموافقة. اضغط أضف خطوة لخطوة ثانية أو ثالثة.
5. اضغط حفظ القاعدة.

تُجرَّب القواعد من الأعلى: تُستخدم أول قاعدة مناسبة. غيّر الترتيب بالأسهم. استخدم جرّبها لمعرفة من سيوافق مثلاً على مصروف بقيمة 75,000.

إن لم تنطبق أي قاعدة، تذهب المصروفات والإجازات كما كانت إلى قائد فريق الشخص أو إلى من لديه الموافقة على المصروفات أو الموافقة على الإجازات. وعرض السعر بلا قاعدة مناسبة لا يحتاج إلى موافقة.

عروض الأسعار ذات الخصم الكبير

عندما تنطبق قاعدة على عرض سعر، يظهر تنبيه ولا يمكن إرساله بالبريد أو تعليمه كمرسل أو كمقبول. اضغط طلب الموافقة. بعد الموافقة يمكن إرساله. إن غيّرت الأسعار أو الخصومات بعدها، فاطلب مجدداً.

أوامر الشراء

ضمن أمر شراء في صفحة قواعد الموافقة يمكنك إضافة قواعد لأوامر الشراء من الموردين، مثل المبلغ أكثر من 100,000، أو لمشروع واحد فقط. أمر الشراء الذي تنطبق عليه قاعدة ينتظر الموافقة بعد إرسال للموافقة، ولا يمكن إرساله إلى المورّد حتى تتم الموافقة عليه. وإذا لم تنطبق أي قاعدة تتم الموافقة على الأمر فورًا. ويقرر أصحاب صلاحية اعتماد أوامر الشراء عندما تقول الخطوة أي شخص يحق له الموافقة. راجع الشراء من الموردين: أوامر الشراء والفواتير والدفعات.

أوامر البيع

تحت أمر بيع في قواعد الموافقة يمكنك إضافة قواعد لأوامر العملاء، مثلًا المبلغ أكثر من 500,000، أو خصم يزيد على نسبة معينة، أو لمشروع واحد فقط. ينتظر الأمر المشمول الموافقة بعد تأكيد الطلب، ولا يمكن تسليم أو فوترة شيء حتى ذلك الحين. ومن دون قاعدة مطابقة يُؤكَّد الأمر فورًا. ويقرر الموافقون الذين لديهم صلاحية اعتماد أوامر البيع عندما تقول خطوة أي شخص يحق له الموافقة. راجع أوامر البيع وإشعارات التسليم.

الإشعارات الدائنة

تحت إشعار دائن في قواعد الموافقة يمكنك إضافة قواعد للإشعارات الدائنة للعملاء، مثلًا المبلغ أكثر من 50,000 أو لمشروع واحد فقط. الإشعار الذي تلتقطه قاعدة ينتظر الموافقة بعد إصدار الإشعار الدائن ولا يمكن استخدامه أو استرداده أو إرساله قبلها؛ وبعد الموافقة يُصدر فورًا. ويقرر الموافقون الذين لديهم صلاحية الموافقة على الإشعارات الدائنة عندما تقول خطوة أي شخص يحق له الموافقة. راجع الإشعارات الدائنة والمبالغ المستردة وكشوف الحسابات.

التذكيرات

في التذكيرات ضمن قواعد الموافقة، اختر بعد كم ساعة يُذكَّر المعتمد بالبريد، وكم مرة على الأكثر. تُرسل التذكيرات نهاراً فقط. استخدم 0 لإيقافها. إذا لم يُتخذ قرار في خطوة بعد عدد الساعات المحدد في إبلاغ قائد فريقهم بعد (ساعات، 0 = أبدًا) (96 ساعة في البداية)، يتلقى قائد فريق الأشخاص الذين يجب أن يقرروا رسالة بريد إلكتروني بشأنها؛ وإن لم يكن لهم قائد فريق، يتلقاها الأشخاص الذين يديرون الموافقات. يحدث هذا مرة واحدة لكل خطوة ويُكتب في سجل الطلب.

بديل أثناء غيابك

1. افتح الموافقات وتبويب المعتمد البديل.
2. اختر الشخص الذي يمكنه القرار عنك. حدد اليوم الأول واليوم الأخير، أو اتركهما فارغين: عندها يعمل البديل في كل يوم تكون فيه في إجازة موافق عليها.
3. اضغط حفظ البديل عني.

أثناء سريانه يرى بديلك كل ما ينتظرك ويمكنه القرار فيه، ويذكر السجل أنه «عنك». يمكن للمسؤولين تعيين بديل لشخص آخر في تعيين بديل لشخص.

كل شيء مُسجَّل

يُكتب كل طلب وخطوة وقرار وتذكير وتعديل قاعدة وبديل في سجل النشاط (اختر الموافقات في عرض). ومن لديه إدارة قواعد الموافقة يرى أيضاً تبويب كل الطلبات مع البحث والتصفية وملخص وتنزيل.