付款提醒：自动催收未付发票

Kaam360 可以替您提醒客户支付未付发票：到期前几天发一封友好提醒，到期当天再发一封，之后只要仍未付款就发送语气更坚定的提醒。在您选定的步骤，客户负责人会收到跟进任务，并可收取滞纳金。您的团队也可以收到待付供应商账单的提醒。相关页面是 付款提醒（在 财务 模块）和 账单提醒（在 采购 模块）。

开启提醒

1. 打开 付款提醒，点击 设置与计划。
2. 勾选 自动提醒客户支付未付发票。
3. 选择提醒的发送时间：从 和 截至（按贵组织的时区），以及 每天最多发送数量。如果不希望在休息日和公共假日发送，请勾选 仅在工作日。
4. 点击 保存。

只有从 Kaam360 邮件发送过的发票才会被催收，并发到当时的收件地址。勾选 对手动标记为已发送的发票也发送提醒，其余发票将使用客户（或其主要联系人）的邮箱。

提醒计划

计划是一系列步骤，从每张发票的到期日起计算。新工作区默认：到期前 3 天、到期当天，然后逾期 3、7、14 和 30 天。

1. 在 提醒计划 下点击某个计划进行修改，或点击 新建计划。
2. 为每个步骤选择 到期日前、到期当天 或 到期日后，以及天数。
3. 到期日后的步骤可选择语气：友好、坚定 或 最终通知。
4. 勾选 附上发票（PDF），如需要也可勾选 附上客户对账单（PDF）。
5. 点击 + 添加步骤 增加步骤（最多 12 个），或点击垃圾桶删除步骤。点击 保存计划。

有一个计划是 默认计划：除非为客户指定了其他计划，所有客户都使用它。要为某个客户指定其他计划（例如为重要客户设置较温和的计划），请在 CRM 中打开该客户，在 付款提醒 卡片上点击 更改。

文字使用每位客户的语言

• 文字留空即使用每个步骤的内置文字，它会翻译成客户的语言：即客户联系人上设置的语言，否则使用计划的 客户未设置语言时使用 的语言。
• 要自己编写，请在步骤上打开 文字。任意语言 适用于所有人；点击某种语言可为使用该语言的客户另写一版。
• 可以使用以下花括号中的词，每张发票会自动填入：{customer}、{invoice}、{amount}（扣除贷项通知单后仍欠的金额）、{due_date}、{days_late}、{organization}、{late_fee} 和 {fee_invoice}。{pay_link} 是发票的在线页面，设置在线支付后客户可在那里付款（见 通过“立即付款”在线收款）；在此之前保持为空。
• 选择一种语言并点击 预览，即可看到客户收到的提醒样子。
• 每条提醒中的附加语句 会加在每封提醒的末尾。

跟进与滞纳金

• 在到期日后的步骤上勾选 请客户负责人跟进（一项任务和一封邮件）。客户负责人（或 客户没有负责人时由谁跟进 中选择的人）会在 活动 中收到当天的任务和一封邮件。
• 在到期日后的步骤上选择 滞纳金：固定金额 或 欠款的 %。滞纳金以单独的发票收取（客户的原发票不会改变），在 滞纳金付款天数 后到期，并附在提醒中。不会对滞纳金再收滞纳金。
• 要撤回滞纳金，请打开发票，在 付款提醒 卡片中点击其旁边的 撤回。其发票将被作废。
• 在其日期之后超过 7 天才到达的步骤（例如暂停之后，或刚开启提醒时）仍会发送提醒，但不会要求跟进，也不会收取滞纳金。

提醒何时停止

• 发票付清、全额冲销或作废后自动停止。
• 在发票上勾选 暂停此发票的提醒，或 客户对这张发票有争议（在取消勾选之前不提醒也不收滞纳金），然后点击 保存。
• 在客户页面点击 更改，勾选 暂停此客户的提醒，可选择结束日期。
• 每张发票每天最多给客户发送一次提醒，且绝不会在发送时段之外发送。

跟踪进展

在 付款提醒 页面：

• 即将发送：未来几天将发送的提醒，包括步骤以及是否要求跟进或收取滞纳金。
• 已发送：每一次提醒、跟进和滞纳金。可搜索、按类型和日期筛选，点击 Excel 或 PDF 下载。
• 搁置：有争议和已暂停的发票，以及已暂停的客户。
• 报表：按步骤统计已发送的提醒、在最后一次提醒后所选天数内付清的发票数量、平均付款天数和已收回金额。点击 Excel 或 PDF 下载。

每张发票的 付款提醒 卡片会显示它自己的提醒。

供应商账单提醒

1. 打开 账单提醒。
2. 勾选 提醒团队支付供应商账单。选择 到期前天数、是否 到期当天也提醒，以及 逾期时：次日，然后每隔（天）。
3. 选择 提醒谁：账单负责人（负责该供应商的人或录入账单的人）、所有可向供应商采购的人 或 两者。
4. 勾选每日摘要，每天收到一封列出所有账单的邮件，而不是每张账单一封。点击 保存。

即将发送 和 已发送 标签显示计划内容和已发送内容。每张账单的页面会显示其提醒。账单付清或作废后提醒即停止。

谁能做什么

在 角色与权限 的 财务 下：查看发票 可打开 付款提醒 和报表。设置付款提醒 可开启提醒、修改计划、文字、滞纳金和发送时段，并为客户指定其他计划。编写和发送发票 可暂停发票和客户、标记发票有争议并撤回滞纳金。账单提醒 需要 查看采购；修改需要 向供应商采购。每次更改都会记入审计日志。