总账：会计科目表、记账分录和财务报表

总账直接在 Kaam360 中以复式记账方式管理贵公司的账簿。每笔金额记录两次：一次记在某个科目的借方，一次记在另一个科目的贷方，因此账簿始终平衡。Kaam360 根据这些分录生成利润表、资产负债表和试算平衡表。

打开总账需要查看总账权限，编写分录和修改科目需要记账权限，关闭期间需要结账权限。经理拥有前两项权限；结账权限在管理员授予他人之前只属于管理员。

会计科目表

1. 在财务菜单中打开总账，选择会计科目表。
2. 第一次打开时，Kaam360 会提供一套现成的分级科目表，与大多数会计准则一致：类别（例如 1 Assets）、组（11 Current assets）、子组（111 Cash and bank）以及具体的科目（1000 Bank）。类别为 1 资产、2 负债、3 所有者权益、4 收入、5 销售成本和 6 营业费用。
3. 类别、组和子组都是标题科目：它们只汇总其下的科目。分录始终记入具体科目。
4. 点击添加科目新增科目，例如类别为费用的 6150 Internet，并在所属上级中选择标题科目。留空时，它会放在其性质对应的类别之下。
5. 点击添加标题科目新增您自己的组或子组，例如放在 6 Operating expenses 下的 631 IT 费用。
6. 点击铅笔图标可重命名科目或标题科目，或修改代码。为您的银行账户和现金箱勾选这是银行或现金科目。

已有分录的科目不能删除：请改为勾选已归档：不再用于新分录，其历史仍保留在报表中。Kaam360 自动分录使用的科目（应收账款、销售、税金、银行）可以改名但不能删除。标题科目下没有任何科目后即可删除。

编写记账分录

1. 点击新建记账分录。
2. 选择日期，输入描述（例如“所有者向公司投入资金”），如有需要再填写参考号。
3. 在每一行选择账户，并在借方或贷方中输入金额。列表中的标题科目以灰色显示，便于查找，但只能选择具体科目。点击添加一行可增加行。
4. 注意合计：只有显示已平衡（借方等于贷方）时才能过账。
5. 点击过账，或点击另存为草稿稍后完成。草稿不会改变报表中的任何内容。

每笔分录都是一张凭证，Kaam360 根据其行判断类型：

• 资金存入银行或现金科目时为收款凭证（RV-0001）；
• 资金从其中付出时为付款凭证（PV-0001）；
• 资金只在您自己的银行和现金科目之间转移时为转账凭证（银行与现金）（CV-0001）；
• 其他情况（例如赊销）为记账凭证（JV-0001）。

每种类型都有自己连续不断的编号。凭证类型推出之前过账的分录保留其 JE- 编号。在日记账中，在所有凭证中选择一种类型即可只查看该类型。

已过账的分录不能修改或删除。如需更正，请打开该分录并点击冲销：Kaam360 会过账一笔借贷互换的新分录，使两笔分录相互抵消。然后再过账正确的分录。

借贷简述：资产和费用以借方增加；负债、所有者权益和收入以贷方增加。存入银行的资金是 Bank 的借方；一笔销售是 Sales 的贷方。

报表

选择报表，然后选择报表、公司（有多家公司时）和期间，点击显示。

• 利润表：收入，然后是销售成本和毛利，再是其他收入和费用，以及净利润或净亏损。勾选与上一期间比较可在旁边查看紧邻的上一期间。
• 资产负债表：公司在某一天拥有的（资产）、欠下的（负债）以及所有者的份额（所有者权益）。本财年利润和以前年度利润分开显示，因此无需年末结账分录。勾选与一年前比较可查看一年前的同一天。
• 试算平衡表：某一天每个科目的余额，分为借方和贷方两列，两列合计相等，并显示每个标题科目的合计。
• 科目明细账：某一期间内一个科目的每条已过账明细，包括期初余额、累计余额和期末余额。在任何报表或会计科目表中点击科目名称即可打开。点击标题科目可查看其下所有科目的明细。

选择显示的明细程度：所有科目、到子组或仅组。每个标题科目显示其下科目的合计，报表的合计永远不变。点击 Excel 或 PDF 可按显示内容下载任何报表。报表只统计已过账的分录，每家公司分别统计，并以该公司的本位币计。

结账

某个期间结束后（例如会计师完成年终结账后），打开结账，在关闭至中选择日期并点击保存。此后，日期在当天或之前的分录都不能再过账或冲销。如需重新打开已关闭的期间，请选择更早的日期（或清空），填写原因并点击保存：原因会记录在活动日志中。您还可以在这里选择财务年度开始月份（例如七月），资产负债表和本财务年度期间都会使用它。

自动分录

Kaam360 会自动将您的单据过账到总账，您无需重复录入。对于从未做过选择的公司，此功能自上线当天起已开启。拥有结账权限的人可以更改：

1. 打开总账，选择自动分录。
2. 在过账起始日期中选择第一个过账的日期（例如期初余额的次日），或将其清空以关闭自动分录。
3. 如有需要，选择销售收入记入、收款和付款记入、供应商账单记入的科目，以及每种费用类型的科目。保留默认科目时，Kaam360 使用现成科目表中的科目。
4. 点击保存。从该日期起的单据会立即过账，之后每隔几分钟过账一次。

过账内容（每项都是以公司本位币计的平衡凭证）：

• 发票发出时：客户欠款、销售收入和收取的税金。
• 收到的发票款项（标记为已付、部分付款、立即付款或已存入的支票）：存入银行的收款凭证，并冲减客户欠款。
• 尚未开票的项目付款收到的款项：存入银行的收款凭证，记在 Advances from customers 下。该付款开票后，同一张凭证会转入客户欠款。
• 客户预收款：存入银行的收款凭证，记在 Advances from customers 下。用于发票时，一张记账凭证将其转到该发票；只有发票的剩余部分才算新到的资金。退还预收款为付款凭证。
• 预付给供应商的款项：从银行付出的付款凭证，记在 Advances paid to suppliers 下。用于供应商账单时，它会结清账单而不涉及银行。
• 贷项通知单开出时，以及从中退还的款项（退款）。
• 供应商账单：费用、支付的税金和欠供应商的款项；以及对其的每笔付款（开出的支票在银行兑付时）。
• 费用获批时（应付给该员工），以及报销时再次过账。
• 备用金（petty cash）：现金箱的初始现金、每次从银行补充、每笔支出（其费用科目和税金）以及每次盘点差额，记入 Petty cash 科目。
• 通过 Stripe 打款到达银行的立即付款：先记入 Stripe clearing；打款到账当天，净额转入银行，Stripe 手续费记入 Bank charges（参见 用立即付款在线收款）。
• 已实现的汇兑损益（付款、退款或贷项通知单的汇率与其单据不同）：记入 Exchange gains and losses，利润表 在 其他收入 下显示。只针对从添加此功能之日起发生的资金往来，已入账的内容不会改变。

日期早于首日的单据属于您的期初余额，因此不会过账。从该日起收到的这些单据的款项会过账，从而结清这些期初余额。每笔分录按其单据日期的汇率换算，因此汇率更新时，账中已有的分录不会改变。

自动分录在日记账中标记为自动，并跟随其单据：单据被修改、作废或删除时，Kaam360 会更正分录。您不能自行修改或冲销这些分录，请改为修改单据。已结账期间的分录永远不会被修改：更正会在未结期间过账（如果单据日期未结账则记在单据日期，否则记在结账日期的次日；对于作废或删除的单据，记在发现当天）。

银行对账

将总账与银行对账单核对，确保每笔付款都已记录，且没有重复记录。

1. 打开总账，选择银行对账。
2. 选择银行或现金科目。您在现金流预测中添加的银行和现金账户会自动出现在会计科目表中（位于 Bank 和 Cash 之下，代码如 1000.1），因此您无需维护两份清单。
3. 选择对账单日期，并填写对账单期末余额。
4. 勾选对账单上出现的每一行。与对账单的差额显示仍缺少的金额。
5. 差额为零时，点击完成对账。

下一次对账从本次对账单的余额开始。对账单上有而总账中还没有的行（银行手续费、利息）通常尚未记录：请为其过账一笔记账分录，然后勾选。在以前的对账中可以撤销最近一次对账。已勾选的行永远不会被自动分录改写；如果其单据发生变化，变化会以更正分录过账。

要选择自动分录使用的银行账户，请在自动分录的收款和付款记入中选择。

固定资产

将设备、车辆和机器的成本分摊到使用它们的年份。

1. 打开总账，选择固定资产，然后点击添加资产。
2. 填写名称、购买日期、成本、寿命结束时的价值（可以为 0）和使用寿命（月），例如五年填 60。
3. 选择方法：直线法每月计提相同金额；余额递减法按剩余价值的年百分比计提，因此前几年更多。
4. 在付款账户中选择银行（或 Accounts payable，已拥有的资产则选 Opening balances）。如果购买已通过其他方式过账，请选择已在账簿中。
5. 点击保存。

Kaam360 会过账购买，并在每月末向 Depreciation 和 Accumulated depreciation 过账折旧分录，使资产负债表按剩余价值显示该资产。点击资产名称可查看逐月的折旧计划。出售或报废时，编辑资产并填写已出售或报废：资产会从账簿中移出，并过账收益或损失。

预算

1. 打开总账，选择预算。
2. 选择财务年度。为每个收入和费用科目逐月填写预算，或在全年中填写年度金额以平均分摊。
3. 点击保存预算。

在预算下方，预算与实际对比将其与从年初到本月的实际情况进行比较，并显示差额和使用百分比。目前支出超过预算的费用科目会标记为超出预算，日记账中也会显示警告。

尚未包含的内容

汇兑损益不会自动过账：请用记账分录记录。要查看谁欠您钱以及欠了多久，请使用客户对账单和付款报表（报表页面也有链接）；要查看您欠供应商的款项，请使用采购报表。Kaam360 不会向税务机关申报任何内容：请与您的会计师一起核对账簿。