CRM ڈیش بورڈ، رپورٹس اور دستاویزات کا استعمال

CRM حصے کے تین صفحات آپ کو پوری تصویر دیکھنے میں مدد دیتے ہیں: CRM ڈیش بورڈ، CRM رپورٹس اور CRM دستاویزات۔

CRM ڈیش بورڈ

CRM ڈیش بورڈ کھولیں۔ اس کے تین حصے ہیں اور ہر عدد صرف ایک بار آتا ہے۔ ڈیش بورڈ دیکھنے کے لیے ہے؛ لیڈز یا ڈیلز شامل کرنے کے لیے لیڈز اور ڈیلز استعمال کریں۔

سیلز کے نتائج: اوپر دائیں طرف مدت چنیں (اس ماہ، پچھلے 30 دن، اس سہ ماہی، اس سال یا پچھلا سال)۔

• آٹھ ٹائلیں: جیتی ہوئی مالیت، جیتی ہوئی ڈیلز، جیتنے کی شرح، اوسط جیتی ہوئی ڈیل، شامل کی گئی لیڈز، تبدیلی کی شرح، جیتنے تک دن (اوسط) اور قبول شدہ کوٹیشنز۔ تیر اس سے پہلے کے برابر لمبے عرصے سے موازنہ کرتے ہیں: سبز بہتر، سرخ بدتر۔ رقوم آپ کی اپنی ڈسپلے کرنسی میں دکھائی جاتی ہیں۔
• سیلز کا ہدف: جھنڈے کا آئیکن دبائیں، رقم لکھیں اور محفوظ کریں دبائیں۔ ہر مہینے ایک ہی ہدف رکھنے کے لیے اسے ہر مہینے کے لیے استعمال کریں پر نشان لگائیں۔ ہدف ہٹانے کے لیے خانہ خالی چھوڑ کر محفوظ کریں۔ جیتی ہوئی مالیت کی ٹائل ہدف کی طرف پیش رفت دکھاتی ہے (اور اس مہینے کے لیے روزانہ کیا درکار ہے)۔ اسے صرف وہ لوگ بدل سکتے ہیں جو CRM میں ترمیم کر سکتے ہیں۔
• اس کے نیچے: مہینے کے لحاظ سے جیتی ہوئی مالیت (آپ کا ہدف ٹوٹی لکیر کی صورت میں)، مہینے کے لحاظ سے لیڈز، فرد کے لحاظ سے نتائج، لیڈز کہاں سے آتی ہیں اور ڈیلز کیوں ہاری گئیں۔ ان اعداد کو ڈاؤن لوڈ کرنے کے لیے ایکسل میں ایکسپورٹ کریں دبائیں۔

پائپ لائن اور فالو اپ (جیسی اب ہے):

• چار ٹائلیں: کھلی پائپ لائن، وزنی پیش گوئی (ہر ڈیل اپنے مرحلے کے جیتنے کے امکان کے مطابق)، جواب کے منتظر کوٹیشنز اور تاخیر والی سرگرمیاں۔ پیچھے والا صفحہ کھولنے کے لیے ٹائل دبائیں۔
• توجہ درکار ہے: متوقع اختتامی تاریخ سے گزری کھلی ڈیلز، تین ہفتوں سے کسی کے ہاتھ نہ لگی کھلی ڈیلز، اور نئی لیڈز جو تین دن سے منتظر ہیں اور جن پر کسی نے کام نہیں کیا۔ بڑی پہلے۔
• مرحلے کے لحاظ سے کھلی پائپ لائن اور بند ہونے کی توقع (کھلی ڈیلز، اس مہینے کے لحاظ سے جب انہیں بند ہونا چاہیے)۔

سرگرمیاں اور نئی لیڈز: میری کھلی سرگرمیاں، اس ہفتے کی میٹنگز اور کالز، حالت کے لحاظ سے کھلی لیڈز اور تازہ ترین لیڈز۔

CRM رپورٹس

تیار رپورٹس اور اپنی بنائی ہوئی رپورٹس کے لیے دیکھیں CRM رپورٹس چلائیں اور بنائیں۔

CRM دستاویزات

1. CRM دستاویزات کھولیں۔ یہ آپ کی CRM لائبریری اور لیڈ، گاہک، ڈیل، کوٹیشن یا معاہدے سے منسلک ہر فائل دکھاتا ہے۔
2. بروشر، قیمتوں کی فہرستیں یا ٹیمپلیٹس شامل کرنے کے لیے فائلیں اپ لوڈ کریں دبائیں۔ اگر چاہیں تو پہلے زمرہ لکھیں، مثلاً بروشر۔ ہر فائل 25 MB تک ہو سکتی ہے۔
3. تلاش کا خانہ، یا اوپر کی فہرست استعمال کریں تاکہ صرف لائبریری، کوٹیشن کی فائلیں یا معاہدوں کی فائلیں دکھیں۔
4. فائل کھولنے کے لیے اس کا نام یا ڈاؤن لوڈ آئیکن دبائیں۔ جس نے فائل شامل کی، یا CRM میں حذف کرنے کا حق رکھنے والا کوئی بھی، اسے ڈبے کے آئیکن سے ہٹا سکتا ہے۔ کوٹیشنز اور معاہدوں کی فائلیں ان کے اپنے صفحات پر ہٹائی جاتی ہیں۔

آپ فائل کو کسی لیڈ، گاہک یا ڈیل سے بھی منسلک کر سکتے ہیں: اس کے صفحے پر منسلکات کے خانے میں فائلیں منسلک کریں دبائیں۔ پھر وہ CRM دستاویزات میں بھی نظر آتی ہے۔

اگر کچھ غلط ہو جائے

• اگر یہ صفحات نظر نہ آئیں تو ممکن ہے آپ کے کردار میں CRM شامل نہ ہو۔ اپنے ورک اسپیس کے مالک سے پوچھیں۔
• 25 MB سے بڑی فائل چھوڑ دی جاتی ہے۔
• لیڈ، گاہک یا ڈیل حذف کرنے سے اس سے منسلک فائلیں بھی حذف ہو جاتی ہیں۔

ہر شخص کے اہداف اور کمیشن

سیلز ماڈیول میں سیلز اہداف کھولیں، یا CRM ڈیش بورڈ پر فرد کے لحاظ سے نتائج میں اہداف اور کمیشن دبائیں۔

• ہر ماہ کا ہدف کے تحت ہر شخص کے لیے ماہانہ ہدف لکھیں۔ پھر ڈیش بورڈ ہدف اور حاصل ہوا کالم شامل کرتا ہے: اس مدت میں شخص نے جو جیتا وہ ان مہینوں کے ہدف کے حصے کے طور پر۔
• کمیشن کے تحت جیتی گئی قدر کا فیصد اور چاہیں تو شخص کے ہدف سے اوپر جیتی گئی رقم پر اضافی فیصد لکھیں۔ پھر ڈیش بورڈ ہر شخص کا کمیشن دکھاتا ہے۔ مثلاً 5% اور 3% کے ساتھ، جس کا ہدف 100,000 ہو اور وہ 150,000 جیتے اسے 150,000 کا 5% اور ہدف سے اوپر کے 50,000 کا 3% ملتا ہے۔

اہداف آپ کی ڈسپلے کرنسی میں ہیں۔ انہیں صرف وہی بدل سکتے ہیں جنہیں CRM میں حذف کی اجازت ہے۔ دکھایا گیا کمیشن اس مدت کی جیتی گئی ڈیلز سے نکالا گیا ایک اندازہ ہے جو آپ دیکھ رہے ہیں: کسی کو ادائیگی سے پہلے اسے جانچ لیں۔

کمیشن اسٹیٹمنٹس

سیلز ماڈیول میں کمیشن اسٹیٹمنٹس کھولیں (یا سیلز اہداف پر کمیشن کے نیچے دیے گئے لنک کو دبائیں)۔ یہ ایک شخص کا کمیشن مہینہ بہ مہینہ دکھاتا ہے۔

1. فرد چنیں (مینیجر کسی کو بھی چن سکتے ہیں؛ باقی سب صرف اپنی اسٹیٹمنٹ دیکھتے ہیں) اور سے اور تک میں مہینے چنیں۔
2. مہینہ بہ مہینہ جدول جیتی گئی ڈیلز، جیتی گئی مالیت، ہدف، کمیشن، جو ادا شدہ ہوا اور جو ابھی واجب الادا ہے دکھاتا ہے۔ اس کے نیچے وہ ڈیلز جن پر کمیشن مبنی ہے اور درج شدہ ادائیگیاں ہیں۔
3. مینیجر کسی مہینے پر ادا شدہ نشان لگائیں دباتا ہے، ادائیگی کی تاریخ کی تاریخ اور نوٹ لکھتا ہے، اور دوبارہ ادا شدہ نشان لگائیں دباتا ہے۔ یہ صرف درج کرتا ہے کہ کمیشن ادا ہو گیا (مثلاً تنخواہ کے ساتھ): کوئی رقم منتقل نہیں ہوتی اور کوئی رقم تبدیل نہیں ہوتی۔ غلطی سے لگا نشان واپس لینے کے آئیکن سے ہٹایا جا سکتا ہے۔
4. اسٹیٹمنٹ ڈاؤن لوڈ کرنے کے لیے Excel یا PDF دبائیں۔

کمیشن ہر مہینے کے لیے الگ نکالا جاتا ہے، اس شخص کی ان ڈیلز سے جو اس مہینے میں جیتی گئیں، اصول اور اہداف کے ساتھ جیسے وہ ابھی طے ہیں۔ اس صفحے پر کچھ بھی اصول، ہدف یا ڈیل کو تبدیل نہیں کرتا۔ جن پائپ لائنز کو آپ نہیں دیکھ سکتے ان میں جیتی گئی ڈیلز رقم میں شامل رہتی ہیں، لیکن ان کے نام کے بغیر صرف تعداد کے طور پر دکھائی جاتی ہیں۔