ادائیگیاں درج کریں اور ان کا پیچھا کریں

ادائیگیاں آپ کے پروجیکٹس کا پیسوں کا پہلو دکھاتی ہیں۔ ہر پروجیکٹ کی ادائیگیاں ہوتی ہیں (جنہیں قسطیں یا ادائیگی کی شرائط بھی کہا جاتا ہے)۔ ہر ایک مراحل سے گزرتی ہے جب تک پیسہ بینک تک نہ پہنچ جائے۔ آپ کی ادائیگی کی شرائط عموماً معاہدے سے آتی ہیں، اس لیے آپ کو انہیں شاذ و نادر ہی شروع سے ٹائپ کرنا پڑتا ہے۔

ادائیگی کے مراحل

1. منظوری کا انتظار: گاہک نے ابھی کام کی منظوری نہیں دی۔
2. منظور شدہ: گاہک نے منظوری دے دی۔ ادائیگی اب انوائس کے لیے تیار ہے۔
3. انوائس شدہ: آپ نے انوائس بھیج دی۔
4. وصول شدہ: پیسہ آپ کے بینک میں ہے۔

اپنی ادائیگیوں پر کام کریں

1. مینو کے مالیات ماڈیول میں ادائیگیاں کھولیں۔ ہر پروجیکٹ کی ہر ادائیگی ایک ہی فہرست میں ہے۔
2. اوپر کے چار خانے (منظوری کا انتظار، منظور شدہ، انوائس شدہ، وصول شدہ) دکھاتے ہیں کہ ہر مرحلے پر کتنی رقم پڑی ہے۔ اس مرحلے کو دکھانے یا چھپانے کے لیے کسی خانے کو دبائیں۔ وصول شدہ ادائیگیاں شروع میں چھپی ہوتی ہیں، اس لیے فہرست صرف وہ دکھاتی ہے جس پر ابھی توجہ چاہیے۔ انہیں بھی دیکھنے کے لیے موصول شدہ ادائیگیاں دکھائیں دبائیں۔
3. ادائیگی کو آگے بڑھانے کے لیے اس کی قطار کے آخر کا بٹن دبائیں (منظور شدہ لکھیں، انوائس شدہ لکھیں یا وصول شدہ لکھیں)، یا مرحلہ کی فہرست میں مرحلہ چنیں۔ Kaam360 اس پر آج کی تاریخ لگا دیتا ہے۔ اگر اصل تاریخ مختلف تھی تو تاریخ بدل دیں۔
4. رقم، ادائیگی کے نام یا نوٹ پر کلک کر کے اسے بدلیں۔ نوٹ میں انوائس نمبر یا کس کا پیچھا کرنا ہے جیسی چیزیں شامل کریں۔
5. توجہ مرکوز کرنے کے لیے سرچ باکس، پروجیکٹ کا مالک اور گروپ بلحاظ استعمال کریں۔ یہ دیکھنے کے لیے کہ کون سا مالک کن ادائیگیوں کا منتظر ہے، ہر گروپ کے اوپر ان کے کل کے ساتھ، پروجیکٹ کا مالک کے مطابق گروپ کریں۔ کسی پروجیکٹ کی معاہدے کی رقم دیکھنے اور اس میں ترمیم کرنے کے لیے پروجیکٹ کے مطابق گروپ کریں۔
6. کسی ادائیگی کا بل بنانے کے لیے اس کی قطار کے آخر میں اس ادائیگی کے لیے انوائس لکھیں دبائیں۔ اگر ادائیگی کی انوائس پہلے سے ہو تو اس کا نمبر دکھایا جاتا ہے۔ دیکھیں انوائس بنائیں اور بھیجیں۔
7. جو فہرست آپ دیکھ رہے ہیں اسے ایکسل میں ایکسپورٹ کریں کے لیے ڈاؤن لوڈ کا بٹن دبائیں۔

منظوری کا ثبوت

کوئی ادائیگی منظوری کا انتظار سے اس وقت تک آگے نہیں بڑھ سکتی جب تک اس کے ساتھ اس بات کا ثبوت محفوظ نہ ہو کہ کلائنٹ نے منظوری دی: تصویر، اسکین، PDF یا کوئی بھی فائل (پروگرام کی اجازت نہیں، زیادہ سے زیادہ 25 MB)۔

• جب آپ بغیر ثبوت والی ادائیگی پر منظور شدہ لکھیں دبائیں (یا کوئی اور مرحلہ چنیں) تو اس کا پینل کھلتا ہے اور فائل مانگتا ہے۔ فائل چنیں اور منسلک کریں اور آگے بڑھائیں دبائیں؛ ادائیگی خود آگے بڑھ جاتی ہے۔
• قطار کے آخر میں ثبوت (n) · ریمارکس (n) دبائیں تاکہ ادائیگی کی فائلیں دیکھیں، کھولیں، شامل کریں یا ہٹائیں۔ جو ادائیگی منظور شدہ یا اس سے آگے ہو وہ ہمیشہ کم از کم ایک ثبوت رکھتی ہے: پہلے نئی فائل منسلک کریں، پھر پرانی ہٹائیں۔
• یہی بات اس وقت بھی لاگو ہے جب آپ ایسی ادائیگی شامل کریں جو پہلے ہی منظور شدہ، انوائس شدہ یا وصول شدہ ہو: وہ منظوری کے انتظار میں شامل ہوتی ہے اور پینل ثبوت مانگتا ہے۔
• جو کلائنٹ کلائنٹ پورٹل میں منظوری دیتا ہے اسے فائل کی ضرورت نہیں: اس کی اپنی منظوری ہی ریکارڈ ہے۔

ریمارکس

ہر ادائیگی تاریخ والے ریمارکس کی فہرست رکھتی ہے تاکہ اس کی کہانی ہوتے ہوتے لکھی جائے: «چیک موصول، پیر کو کلیئر ہوگا»، «کسٹمر نے نئی انوائس مانگی»۔ یہ زیادہ تر اکاؤنٹس کے شعبے کے لیے ہے۔

• ادائیگی کی قطار کے آخر میں ثبوت (n) · ریمارکس (n) دبائیں، ریمارکس ڈھونڈیں، نوٹ لکھیں اور ریمارک شامل کریں دبائیں۔
• ریمارکس سب سے نیا پہلے دکھائے جاتے ہیں، ہر ایک کے ساتھ لکھنے والا اور وقت۔ بعد میں انہیں بدلا یا ہٹایا نہیں جا سکتا: اگر کچھ غلط تھا تو نیا ریمارک شامل کریں جو اسے درست کرے۔
• لکھنے کے لیے ادائیگی کے نوٹس شامل کریں کا حق چاہیے (مینیجرز کے پاس ہے؛ ایڈمنسٹریٹر کردار میں اسے دوسروں، جیسے اکاؤنٹس ٹیم، کو دے سکتا ہے)۔ جو بھی ادائیگیاں دیکھ سکتا ہے انہیں پڑھ سکتا ہے۔

جزوی ادائیگیاں

کسٹمر ہمیشہ ایک ادائیگی ایک ہی بار میں نہیں دیتے۔ ہر رقم آتے ہی درج کریں اور Kaam360 بقیہ رقم کا حساب رکھتا ہے۔

• ادائیگی کی قطار کے آخر میں ثبوت (n) · ریمارکس (n) دبائیں اور موصول شدہ رقم ڈھونڈیں۔ یہ رقم، اب تک موصول اور بقیہ رقم دکھاتا ہے۔
• جب ادائیگی منظور شدہ یا انوائس شدہ ہو جائے تو موصول شدہ رقم لکھیں، تاریخ دیکھیں، حوالہ (مثلاً چیک یا ٹرانسفر نمبر) شامل کریں اور وصولی درج کریں دبائیں۔ آپ بقیہ رقم سے کم درج کر سکتے ہیں، زیادہ کبھی نہیں۔
• ادائیگی اپنے مرحلے پر رہتی ہے اور قطار میں «موصول … · بقیہ …» نظر آتا ہے۔ مجموعے، ڈیش بورڈ، کیش فلو کی پیش گوئی اور منافع صرف وہی گنتے ہیں جو واقعی آیا، اور صرف بقیہ رقم وصول کرنا باقی ہوتی ہے۔
• جب وصولیاں پوری رقم تک پہنچ جائیں تو ادائیگی اس دن وصول شدہ ہو جاتی ہے جب آخری رقم آئی۔ وصول شدہ لکھیں جو رقم ابھی باقی ہو اسے آخری وصولی کے طور پر درج کرتا ہے۔ انوائس کو ادا شدہ نشان زد کرنا اس کی ادائیگی کے لیے یہی کرتا ہے۔
• ہر وصولی ادائیگی کے ریمارکس میں بھی ایک سطر لکھتی ہے۔ غلطی سے درج ہوئی وصولی درست کرنے کے لیے اس کے ساتھ ہٹائیں دبائیں: بقیہ رقم واپس آ جاتی ہے اور مکمل موصول ادائیگی اپنے پچھلے مرحلے پر چلی جاتی ہے۔ جس ادائیگی پر رقم آ چکی ہو اسے وصولیاں ہٹانے تک منظوری کے انتظار میں واپس نہیں کیا جا سکتا اور نہ اس کی رقم موصول سے کم کی جا سکتی ہے۔
• جب ادائیگی کا انوائس ہو تو یہاں درج رقم انوائس پر بھی شمار ہوتی ہے: انوائس صرف باقی رقم مانگتا ہے، کچھ واجب نہ رہے تو یاد دہانیاں اور تاخیر کی فیس رک جاتی ہیں، اور مکمل وصول شدہ ادائیگی اپنے انوائس کو ادا شدہ کر دیتی ہے۔ وصولی ہٹانے سے انوائس دوبارہ واجب ہو جاتا ہے۔ انوائس بھیجنے سے پہلے درج رقم بھیجتے وقت اس پر شمار ہوتی ہے۔ چیک، ایڈوانس، ابھی ادا کریں یا کریڈٹ نوٹ سے آئی وصولی وہیں واپس کی جاتی ہے جہاں سے آئی (چیک، ایڈوانس، Stripe میں ریفنڈ یا کریڈٹ نوٹ)۔ اور انوائس پر ادائیگی وصول کریں سے درج ادائیگی انوائس پر ہی واپس کی جاتی ہے۔

ادائیگی شامل کریں یا ہٹائیں

• ادائیگی شامل کریں دبائیں، پروجیکٹ چنیں، رقم اور اختیاری نام (مثلاً On go-live) ٹائپ کریں، مرحلہ چنیں، اور شامل کریں دبائیں۔ اگر پروجیکٹ کی معاہدے کی رقم ہو تو Kaam360 دکھاتا ہے کہ کتنی ابھی منصوبہ بند نہیں ہے اور اسے استعمال کرنے کی پیشکش کرتا ہے۔
• ادائیگی حذف کرنے کے لیے قطار کے آخر میں ہٹائیں استعمال کریں۔ آپ سے تصدیق مانگی جاتی ہے۔

اگر کسی پروجیکٹ کی ادائیگیاں اس کی معاہدے کی رقم کے برابر نہ ہوں تو Kaam360 آپ کو بتاتا ہے کہ کتنی ابھی منصوبہ بند نہیں ہے (جب پروجیکٹ کے مطابق گروپ کیا ہو)۔

مالیات کے دوسرے صفحات

• ڈیش بورڈ: ایک نظر میں پیسہ۔ چار اعداد (وصولی کے لیے تیار، منظوری کے منتظر، پچھلے 30 دنوں میں موصول اور معاہدوں کی مالیت)، ایک پٹی جو دکھاتی ہے کہ پیسہ کہاں ہے، ہر پروجیکٹ کے مالک کا جدول جس میں وہ کس کے منتظر ہیں، اور ایک مختصر پیچھا کرنے کی فہرست۔ متعلقہ ادائیگیاں کھولنے کے لیے کسی عدد یا مالک کے نام کو دبائیں۔
• رپورٹس: پیسوں کے بارے میں سادہ رپورٹس، ہر ایک کا الگ ٹیب۔ کس کے پاس کون سی رقم ہر مالک کے پروجیکٹس کو ہر مرحلے کی رقم کے ساتھ دکھاتی ہے۔ رقم کتنی دیر سے منتظر ہے وہ رقم دکھاتی ہے جو منظور شدہ یا انوائس شدہ ہے مگر ادا نہیں ہوئی، جو 30 دن تک، 31 سے 60، 61 سے 90 اور 90 دن سے زیادہ میں بٹی ہوتی ہے۔ ہر مہینے موصول پچھلے 12 مہینوں میں جو آیا وہ دکھاتی ہے۔ ذمہ دار کے لحاظ سے اخراجات (ان لوگوں کے لیے جو پروجیکٹ کے اخراجات دیکھ سکتے ہیں) دکھاتی ہے کہ ہر مالک کے پروجیکٹس پر اب تک کتنا خرچ ہوا اور کتنا خرچ ہونے کی توقع ہے، معاہدے کی رقم کے مقابلے میں۔ نقد بہاؤ کی پیش گوئی (Business پلان میں) دکھاتی ہے کہ اگلے 6، 12 یا 18 مہینوں میں پیسہ کب آنے کا امکان ہے۔ رپورٹ کو محدود کرنے کے لیے پروجیکٹ کا مالک چنیں، اور اسے Excel میں کھولنے کے لیے ڈاؤن لوڈ کا بٹن دبائیں۔

پرانے صفحات پروجیکٹ کے مطابق، ادائیگی کی شرائط، واجب الادا ہونے والی اور اسپریڈ شیٹ اب سب ادائیگیاں کا حصہ ہیں۔ پرانے لنک اب بھی کام کرتے ہیں اور آپ کو وہیں لے جاتے ہیں۔

اگر کچھ غلط ہو جائے

اسپریڈ شیٹ میں رقم کو 0 کرنے سے وہ قسط ہٹ جاتی ہے۔ اسے واپس لانے کے لیے رقم دوبارہ ٹائپ کریں۔