ادائیگی کی یاد دہانیاں: غیر ادا شدہ انوائسز کی خودکار یاد دہانی

Kaam360 آپ کی طرف سے آپ کے گاہکوں کو غیر ادا شدہ انوائسز کی یاد دلا سکتا ہے: آخری تاریخ سے چند دن پہلے ایک دوستانہ پیغام، اسی دن ایک اور، پھر جب تک ادائیگی نہ ہو، زیادہ سخت پیغامات۔ آپ کے چنے ہوئے مرحلے پر اکاؤنٹ کے ذمہ دار کو فالو اپ ٹاسک ملتا ہے اور لیٹ فیس لگ سکتی ہے۔ آپ کی ٹیم کو ادا کرنے والے سپلائر بلز کی یاد بھی دلائی جا سکتی ہے۔ صفحات ادائیگی کی یاد دہانیاں (مالیات ماڈیول میں) اور بل یاد دہانیاں (خریداری ماڈیول میں) ہیں۔

یاد دہانیاں چالو کریں

1. ادائیگی کی یاد دہانیاں کھولیں اور سیٹنگز اور پلانز دبائیں۔
2. ادا نہ شدہ انوائسز کی گاہکوں کو خود بخود یاد دہانی کرائیں پر نشان لگائیں۔
3. چنیں کہ یاد دہانیاں کب جا سکتی ہیں: سے اور تک (آپ کی تنظیم کے ٹائم زون میں)، اور روزانہ زیادہ سے زیادہ اتنی۔ اگر آپ چھٹی کے دنوں اور سرکاری تعطیلات پر یاد دہانیاں نہیں چاہتے تو صرف کام کے دنوں میں پر نشان لگائیں۔
4. محفوظ کریں دبائیں۔

صرف وہی انوائسز یاد دلائے جاتے ہیں جو Kaam360 سے ای میل ہوئے، اسی پتے پر جہاں گئے تھے۔ باقی کے لیے گاہک (یا اس کے مرکزی رابطے) کا ای میل استعمال کرنے کو ہاتھ سے بھیجے گئے نشان زد انوائسز کی یاد دہانی بھی پر نشان لگائیں۔

یاد دہانی پلانز

پلان مراحل کی فہرست ہے، جو ہر انوائس کی آخری تاریخ سے گنی جاتی ہے۔ نئے ورک اسپیس اس سے شروع ہوتے ہیں: 3 دن پہلے، آخری تاریخ کے دن، پھر 3، 7، 14 اور 30 دن تاخیر۔

1. یاد دہانی پلانز کے نیچے کسی پلان کو بدلنے کے لیے دبائیں، یا نیا پلان دبائیں۔
2. ہر مرحلے کے لیے آخری تاریخ سے پہلے، آخری تاریخ کے دن یا آخری تاریخ کے بعد اور دنوں کی تعداد چنیں۔
3. آخری تاریخ کے بعد چنیں کہ لہجہ کیسا ہو: دوستانہ، سخت یا آخری نوٹس۔
4. انوائس منسلک کریں (PDF) پر نشان لگائیں، اور چاہیں تو گاہک کا اسٹیٹمنٹ منسلک کریں (PDF) بھی۔
5. مزید مراحل کے لیے + مرحلہ شامل کریں دبائیں (12 تک)، یا کوئی مرحلہ ہٹانے کے لیے ڈسٹ بن۔ پلان محفوظ کریں دبائیں۔

ایک پلان ڈیفالٹ پلان ہوتا ہے: ہر گاہک اسی پر چلتا ہے جب تک اسے کوئی اور نہ دیا جائے۔ کسی گاہک کو دوسرا پلان دینے کے لیے (مثلاً اہم گاہکوں کے لیے نرم پلان)، CRM میں گاہک کھولیں اور ادائیگی کی یاد دہانیاں کارڈ پر تبدیل کریں دبائیں۔

الفاظ، ہر گاہک کی زبان میں

• ہر مرحلے کے بلٹ اِن الفاظ استعمال کرنے کے لیے الفاظ خالی چھوڑ دیں۔ یہ گاہک کی زبان میں ترجمہ ہوتے ہیں: گاہک کے رابطے پر مقرر زبان، ورنہ پلان کی جب گاہک کی کوئی زبان نہ ہو والی زبان۔
• اپنے الفاظ لکھنے کے لیے کسی مرحلے پر الفاظ کھولیں۔ کوئی بھی زبان سب کے لیے ہے؛ کسی زبان کو دبا کر اس زبان والے گاہکوں کے لیے الگ نسخہ لکھیں۔
• آپ گھنگھریالے بریکٹ میں یہ الفاظ استعمال کر سکتے ہیں، جو ہر انوائس کے لیے بھرے جاتے ہیں: {customer}، {invoice}، {amount} (کریڈٹ نوٹس کے بعد باقی واجب رقم)، {due_date}، {days_late}، {organization}، {late_fee} اور {fee_invoice}۔ {pay_link} انوائس کا آن لائن صفحہ ہے جہاں گاہک اسے ادا کر سکتا ہے، جب آن لائن ادائیگی ترتیب دی جائے (ابھی ادا کریں کے ساتھ آن لائن ادائیگی وصول کریں دیکھیں)؛ تب تک یہ خالی رہتا ہے۔
• کوئی زبان چن کر پیش منظر دبائیں تاکہ یاد دہانی ویسے ہی دیکھیں جیسے گاہک کو ملے گی۔
• ہر یاد دہانی میں اضافی جملہ ہر یاد دہانی کے آخر میں شامل ہوتا ہے۔

فالو اپ اور لیٹ فیس

• آخری تاریخ کے بعد والے مرحلے پر اکاؤنٹ کے ذمہ دار سے فالو اپ کروائیں (ٹاسک اور ای میل) پر نشان لگائیں۔ گاہک کے ذمہ دار (یا جب گاہک کا کوئی اکاؤنٹ ذمہ دار نہ ہو تو فالو اپ کون کرے میں چنے گئے شخص) کو اس دن کا ٹاسک سرگرمیاں میں اور ایک ای میل ملتی ہے۔
• آخری تاریخ کے بعد والے مرحلے پر لیٹ فیس چنیں: ایک رقم یا واجب رقم کا %۔ فیس ایک الگ انوائس کے طور پر لی جاتی ہے (گاہک کا انوائس کبھی نہیں بدلتا)، جو لیٹ فیس ادا کرنے کے دن میں واجب ہوتی ہے، اور یاد دہانی کے ساتھ منسلک ہوتی ہے۔ فیس پر کبھی فیس نہیں لگتی۔
• فیس واپس لینے کے لیے انوائس کھولیں اور ادائیگی کی یاد دہانیاں کارڈ میں اس کے ساتھ واپس لیں دبائیں۔ اس کا انوائس منسوخ ہو جاتا ہے۔
• جو مرحلہ اپنی تاریخ کے 7 دن سے زیادہ بعد پہنچے (مثلاً وقفے کے بعد، یا جب یاد دہانیاں ابھی چالو کی گئی ہوں) وہ یاد دہانی تو بھیجتا ہے، مگر کبھی فالو اپ نہیں مانگتا اور فیس نہیں لیتا۔

یاد دہانیاں کب رکتی ہیں

• انوائس ادا، مکمل کریڈٹ یا منسوخ ہونے پر خود رک جاتی ہیں۔
• انوائس پر اس انوائس کی یاد دہانیاں روکیں یا گاہک کو اس انوائس پر اعتراض ہے (نشان ہٹانے تک نہ یاد دہانی نہ لیٹ فیس) پر نشان لگائیں اور محفوظ کریں دبائیں۔
• گاہک کے صفحے پر تبدیل کریں دبائیں اور اس گاہک کی یاد دہانیاں روکیں پر نشان لگائیں، چاہیں تو آخری تاریخ کے ساتھ۔
• کسی گاہک کو ایک انوائس کے لیے روزانہ ایک سے زیادہ یاد دہانی کبھی نہیں جاتی، اور بھیجنے کے اوقات سے باہر کبھی نہیں۔

دیکھیں کیا ہو رہا ہے

ادائیگی کی یاد دہانیاں پر:

• آنے والی: اگلے دنوں میں کیا جائے گا، مرحلے کے ساتھ اور یہ کہ فالو اپ مانگا جائے گا یا فیس لگے گی۔
• بھیج دی گئی: ہر یاد دہانی، فالو اپ اور لیٹ فیس۔ تلاش کریں، قسم اور تاریخوں سے فلٹر کریں، اور ڈاؤن لوڈ کے لیے Excel یا PDF دبائیں۔
• روکا ہوا: متنازع اور موقوف انوائسز، اور موقوف گاہک۔
• رپورٹ: مرحلہ وار بھیجی گئی یاد دہانیاں، آخری یاد دہانی کے بعد منتخب دنوں میں کتنے انوائسز ادا ہوئے، ادائیگی تک اوسط دن، اور وصول شدہ رقم۔ ڈاؤن لوڈ کے لیے Excel یا PDF دبائیں۔

ہر انوائس اپنی یاد دہانیاں ادائیگی کی یاد دہانیاں کارڈ میں دکھاتا ہے۔

سپلائر بلز کی یاد دہانیاں

1. بل یاد دہانیاں کھولیں۔
2. ادا کرنے والے سپلائر بلز کی ٹیم کو یاد دہانی کرائیں پر نشان لگائیں۔ واجب الادا تاریخ سے پہلے کے دن، کیا آخری تاریخ والے دن بھی یاد دلایا جائے، اور تاخیر پر: اگلے دن، پھر ہر (دن) چنیں۔
3. کسے یاد دلایا جائے چنیں: بل کا ذمہ دار (جو سپلائر کو دیکھتا ہے یا جس نے بل درج کیا)، ہر وہ شخص جو سپلائرز سے خرید سکتا ہے، یا دونوں۔
4. روزانہ خلاصے پر نشان لگائیں تاکہ ہر بل کی الگ ای میل کے بجائے روزانہ ایک ای میل میں تمام بلز ملیں۔ محفوظ کریں دبائیں۔

آنے والی اور بھیج دی گئی ٹیبز دکھاتی ہیں کہ کیا طے ہے اور کیا گیا۔ ہر بل کا صفحہ اس کی یاد دہانیاں دکھاتا ہے۔ بل مکمل ادا یا منسوخ ہونے پر یاد دہانیاں رک جاتی ہیں۔

کون کیا کر سکتا ہے

کردار اور اختیارات میں مالیات کے تحت: انوائسز دیکھنا سے ادائیگی کی یاد دہانیاں اور رپورٹ کھلتی ہے۔ ادائیگی کی یاددہانیاں ترتیب دیں انہیں چالو کرتا ہے، پلانز، الفاظ، لیٹ فیس اور بھیجنے کے اوقات بدلتا ہے، اور کسی گاہک کو دوسرا پلان دیتا ہے۔ انوائسز لکھیں اور بھیجیں انوائسز اور گاہکوں کو موقوف کرتا ہے، انوائسز کو متنازع نشان زد کرتا ہے اور لیٹ فیس واپس لیتا ہے۔ بل یاد دہانیاں کے لیے خریداریاں دیکھیں درکار ہے؛ بدلنے کے لیے سپلائرز سے خریدیں۔ ہر تبدیلی آڈٹ لاگ میں لکھی جاتی ہے۔