جنرل لیجر: اکاؤنٹس کا چارٹ، جرنل انٹریاں اور مالی رپورٹس

جنرل لیجر آپ کی کمپنی کے کھاتے Kaam360 کے اندر ڈبل انٹری میں رکھتا ہے۔ ہر رقم دو بار لکھی جاتی ہے: ایک بار ایک اکاؤنٹ پر ڈیبٹ اور ایک بار دوسرے اکاؤنٹ پر کریڈٹ، اس لیے کھاتے ہمیشہ برابر رہتے ہیں۔ انہی انٹریوں سے Kaam360 نفع و نقصان، بیلنس شیٹ اور ٹرائل بیلنس بناتا ہے۔

اسے کھولنے کے لیے جنرل لیجر دیکھیں، انٹریاں لکھنے اور اکاؤنٹس بدلنے کے لیے کھاتے رکھیں، اور کسی مدت کو بند کرنے کے لیے کھاتے بند کریں کا اختیار چاہیے۔ مینیجرز کے پاس پہلے دو ہوتے ہیں؛ کھاتے بند کرنا ایڈمنسٹریٹرز کے پاس رہتا ہے جب تک وہ کسی کو نہ دیں۔

اکاؤنٹس کا چارٹ

1. مالیات مینو میں جنرل لیجر کھولیں اور اکاؤنٹس کا چارٹ چنیں۔
2. پہلی بار Kaam360 آپ کو سطحوں میں ترتیب دیا ہوا تیار چارٹ دیتا ہے، جیسا کہ زیادہ تر اکاؤنٹنگ معیارات میں ہوتا ہے: ایک درجہ (مثلاً 1 Assets)، ایک گروپ (11 Current assets)، ایک ذیلی گروپ (111 Cash and bank) اور خود اکاؤنٹس (1000 Bank)۔ درجے یہ ہیں: 1 اثاثے، 2 واجبات، 3 ایکویٹی، 4 آمدنی، 5 فروخت کی لاگت اور 6 آپریٹنگ اخراجات۔
3. درجے، گروپ اور ذیلی گروپ عنوانات ہیں: یہ صرف اپنے نیچے والے اکاؤنٹس کو جمع کرتے ہیں۔ اندراجات ہمیشہ کسی اکاؤنٹ میں جاتے ہیں۔
4. نیا اکاؤنٹ بنانے کے لیے اکاؤنٹ شامل کریں دبائیں، مثلاً خرچہ کے طور پر 6150 Internet، اور کس کے تحت میں عنوان چنیں۔ خالی چھوڑیں تو یہ اپنی قسم کے درجے کے نیچے جاتا ہے۔
5. اپنا گروپ یا ذیلی گروپ بنانے کے لیے عنوان شامل کریں دبائیں، مثلاً 6 Operating expenses کے نیچے 631 آئی ٹی اخراجات۔
6. کسی اکاؤنٹ یا عنوان کا نام یا کوڈ بدلنے کے لیے پنسل دبائیں۔ اپنے بینک اکاؤنٹس اور کیش باکسز کے لیے یہ بینک یا نقد اکاؤنٹ ہے پر نشان لگائیں۔

جس اکاؤنٹ میں اندراجات ہوں اسے ہٹایا نہیں جا سکتا: اس کی بجائے آرکائیو شدہ: نئی انٹریوں میں اب استعمال نہیں ہوتا پر نشان لگائیں، اس کی تاریخ رپورٹس میں رہے گی۔ Kaam360 کی خودکار انٹریوں میں استعمال ہونے والے اکاؤنٹس (وصولیاں، سیلز، ٹیکس، بینک) کا نام بدلا جا سکتا ہے مگر انہیں ہٹایا نہیں جا سکتا۔ عنوان کے نیچے کچھ نہ رہے تو اسے ہٹایا جا سکتا ہے۔

جرنل انٹری لکھیں

1. نئی جرنل انٹری دبائیں۔
2. تاریخ چنیں، تفصیل لکھیں (مثلاً "مالک نے کاروبار میں رقم ڈالی") اور چاہیں تو حوالہ بھی۔
3. ہر لائن میں اکاؤنٹ چنیں اور رقم ڈیبٹ یا کریڈٹ کے نیچے لکھیں۔ فہرست میں عنوانات رہنمائی کے لیے خاکستری رنگ میں دکھتے ہیں، مگر صرف اکاؤنٹس ہی چنے جا سکتے ہیں۔ مزید لائنوں کے لیے لائن شامل کریں دبائیں۔
4. ٹوٹل پر نظر رکھیں: انٹری صرف تب پوسٹ ہو سکتی ہے جب برابر دکھائی دے (ڈیبٹ کریڈٹ کے برابر ہوں)۔
5. کھاتوں میں پوسٹ کریں دبائیں، یا بعد میں مکمل کرنے کے لیے مسودے کے طور پر محفوظ کریں۔ مسودہ رپورٹس میں کچھ نہیں بدلتا۔

ہر انٹری ایک واؤچر ہے، اور Kaam360 اس کی لائنوں سے اس کی قسم پہچانتا ہے:

• رسید واؤچر (RV-0001) جب کسی بینک یا نقد اکاؤنٹ میں رقم آئے؛
• ادائیگی واؤچر (PV-0001) جب اس سے رقم نکلے؛
• کونٹرا واؤچر (CV-0001) جب رقم صرف آپ کے اپنے بینک اور نقد اکاؤنٹس کے درمیان منتقل ہو؛
• باقی ہر چیز کے لیے جرنل واؤچر (JV-0001)، جیسے ادھار فروخت۔

ہر قسم کے اپنے مسلسل نمبر ہیں۔ واؤچر اقسام سے پہلے پوسٹ ہونے والی انٹریاں اپنے JE- نمبر رکھتی ہیں۔ جرنل میں صرف ایک قسم دیکھنے کے لیے تمام واؤچر میں سے قسم چنیں۔

پوسٹ شدہ انٹریاں نہ بدلی جا سکتی ہیں نہ حذف کی جا سکتی ہیں۔ درست کرنے کے لیے انٹری کھولیں اور ریورس کریں دبائیں: Kaam360 ہر ڈیبٹ اور کریڈٹ کو الٹ کر نئی انٹری پوسٹ کرتا ہے، اس طرح دونوں ایک دوسرے کو ختم کر دیتی ہیں۔ پھر درست انٹری پوسٹ کریں۔

مختصراً ڈیبٹ اور کریڈٹ: اثاثے اور اخراجات ڈیبٹ سے بڑھتے ہیں؛ واجبات، ایکویٹی اور آمدنی کریڈٹ سے بڑھتے ہیں۔ بینک میں آنے والی رقم Bank پر ڈیبٹ ہے؛ فروخت Sales پر کریڈٹ ہے۔

رپورٹس

رپورٹس چنیں، پھر رپورٹ، کمپنی (کئی کمپنیاں ہوں تو) اور مدت، اور دکھائیں دبائیں۔

• نفع و نقصان: آمدنی، پھر فروخت کی لاگت اور مجموعی منافع، پھر دیگر آمدنی اور اخراجات، خالص نفع یا نقصان کے ساتھ۔ ساتھ ہی پچھلی مدت دیکھنے کے لیے پچھلی مدت سے موازنہ کریں پر نشان لگائیں۔
• بیلنس شیٹ: کسی دن کمپنی کے پاس کیا ہے (اثاثے)، اس پر کیا واجب ہے (واجبات) اور مالکان کا حصہ (ایکویٹی)۔ اس مالی سال کا منافع اور پچھلے سالوں کا منافع الگ دکھائے جاتے ہیں، اس لیے سال کے آخر میں بندش کی انٹری کی کبھی ضرورت نہیں۔ ایک سال پہلے کا وہی دن دیکھنے کے لیے ایک سال پہلے سے موازنہ کریں پر نشان لگائیں۔
• ٹرائل بیلنس: کسی دن ہر اکاؤنٹ کا بیلنس، ڈیبٹ اور کریڈٹ کے دو کالموں میں جن کے ٹوٹل برابر ہوں، ہر عنوان کے ٹوٹل کے ساتھ۔
• کسی اکاؤنٹ کا لیجر: کسی مدت میں ایک اکاؤنٹ کی ہر پوسٹ شدہ لائن، ابتدائی بیلنس، جاری بیلنس اور اختتامی بیلنس کے ساتھ۔ کسی بھی رپورٹ یا اکاؤنٹس کے چارٹ میں اکاؤنٹ کے نام پر کلک کر کے اسے کھولیں۔ کسی عنوان پر کلک کریں تو اس کے نیچے تمام اکاؤنٹس کی لائنیں دکھتی ہیں۔

چنیں کہ کتنی تفصیل دکھانی ہے: ہر اکاؤنٹ، ذیلی گروپس تک یا صرف گروپس۔ ہر عنوان اپنے نیچے والے اکاؤنٹس کا ٹوٹل دکھاتا ہے، اور رپورٹ کے ٹوٹل کبھی نہیں بدلتے۔ کوئی بھی رپورٹ جیسی دکھ رہی ہے ویسی ڈاؤن لوڈ کرنے کے لیے Excel یا PDF دبائیں۔ رپورٹس صرف پوسٹ شدہ انٹریاں گنتی ہیں، ہر کمپنی کی الگ، اسی کمپنی کی بنیادی کرنسی میں۔

کھاتے بند کرنا

جب کوئی مدت ختم ہو جائے (مثلاً آپ کے اکاؤنٹنٹ کی سالانہ بندش کے بعد)، کھاتے بند کرنا کھولیں، اس تاریخ تک بند کریں میں تاریخ چنیں اور محفوظ کریں دبائیں۔ اس دن یا اس سے پہلے کی کوئی انٹری پھر پوسٹ یا ریورس نہیں ہو سکتی۔ بند مدت دوبارہ کھولنے کے لیے پہلے کی تاریخ چنیں (یا خالی کر دیں)، وجہ لکھیں اور محفوظ کریں دبائیں: وجہ سرگرمی کے ریکارڈ میں رہتی ہے۔ یہاں آپ یہ بھی چنتے ہیں کہ مالی سال شروع ہوتا ہے کس مہینے میں (مثلاً جولائی)، جسے بیلنس شیٹ اور یہ مالی سال والی مدت استعمال کرتی ہیں۔

خودکار انٹریاں

Kaam360 آپ کی دستاویزات خود لیجر میں پوسٹ کرتا ہے، تاکہ آپ کو کچھ دو بار نہ لکھنا پڑے۔ جس کمپنی نے کبھی کچھ نہیں چنا، اس کے لیے یہ اس دن سے چالو ہو گئیں جس دن یہ سہولت Kaam360 میں آئی۔ کھاتے بند کریں کے اختیار والا شخص اسے بدل سکتا ہے:

1. جنرل لیجر کھولیں اور خودکار انٹریاں چنیں۔
2. اس تاریخ سے دستاویزات پوسٹ کریں میں پوسٹ ہونے والا پہلا دن چنیں (مثلاً ابتدائی بیلنس کے اگلے دن)، یا خودکار انٹریاں بند کرنے کے لیے اسے خالی کر دیں۔
3. چاہیں تو چنیں کہ سیلز یہاں جاتی ہے، موصول اور ادا شدہ رقم یہاں جاتی ہے، سپلائرز کے بل یہاں جاتے ہیں، اور ہر خرچے کی قسم کے لیے ایک اکاؤنٹ۔ تیار اکاؤنٹ چھوڑ دیں تو Kaam360 تیار چارٹ کے اکاؤنٹس استعمال کرتا ہے۔
4. محفوظ کریں دبائیں۔ اس دن سے کی دستاویزات فوراً پوسٹ ہوتی ہیں، پھر ہر چند منٹ بعد۔

کیا پوسٹ ہوتا ہے، ہر چیز کمپنی کی بنیادی کرنسی میں ایک برابر واؤچر کی صورت:

• انوائس بھیجے جانے پر: گاہک پر واجب رقم، سیلز اور وصول شدہ ٹیکس۔
• انوائس پر موصول رقم (ادا شدہ کے طور پر نشان زدہ، جزوی ادائیگی، ابھی ادا کریں یا جمع شدہ چیک): بینک میں رسید واؤچر، گاہک کے واجب الادا سے کم۔
• کسی پروجیکٹ ادائیگی پر موصول رقم جس کی ابھی انوائس نہیں بنی: بینک میں رسید واؤچر، Advances from customers کے تحت رکھی جاتی ہے۔ جب ادائیگی کی انوائس بنتی ہے تو وہی واؤچر گاہک کے واجب الادا میں منتقل ہو جاتا ہے۔
• گاہک کا ایڈوانس: بینک میں رسید واؤچر، Advances from customers کے تحت رکھا جاتا ہے۔ کسی انوائس پر استعمال ہونے پر ایک جرنل واؤچر اسے انوائس پر منتقل کرتا ہے؛ صرف انوائس کا باقی حصہ نئی رقم شمار ہوتا ہے۔ ایڈوانس واپس کرنا ادائیگی واؤچر ہے۔
• سپلائر کو دیا گیا ایڈوانس: بینک سے ادائیگی واؤچر، Advances paid to suppliers کے تحت۔ کسی بل پر استعمال ہونے پر یہ بینک کو چھوئے بغیر بل ادا کر دیتا ہے۔
• کریڈٹ نوٹ جاری ہونے پر، اور اس سے واپس کی گئی رقم بطور ریفنڈ۔
• سپلائر کا بل: خرچہ، ادا شدہ ٹیکس اور سپلائر کو آپ کی واجب رقم؛ اور اس پر ہر ادائیگی (جاری کیا گیا چیک جب بینک اسے ادا کرے)۔
• خرچہ منظور ہونے پر (اس شخص کو واجب)، اور دوبارہ جب اسے واپس ادا کیا جائے۔
• پیٹی کیش (petty cash): کسی باکس کی ابتدائی نقدی، بینک سے ہر اضافہ، ہر خرچ (اس کا اخراجات اکاؤنٹ اور ٹیکس) اور گنتی کا ہر فرق، Petty cash اکاؤنٹ میں۔
• Pay now ادائیگیاں جو اسٹرائپ پے آؤٹ میں بینک پہنچتی ہیں: پہلے Stripe clearing میں؛ پے آؤٹ پہنچنے کے دن خالص رقم بینک میں اور اسٹرائپ فیس Bank charges میں جاتی ہے (Pay now سے آن لائن ادائیگی وصول کریں دیکھیں)۔
• زرِ مبادلہ کا حقیقی نفع یا نقصان (کوئی ادائیگی، ریفنڈ یا کریڈٹ نوٹ جو اپنی دستاویز سے مختلف شرح پر ہو): Exchange gains and losses میں، جسے نفع و نقصان میں دیگر آمدنی کے تحت دکھایا جاتا ہے۔ صرف اس رقم کے لیے جو اس کے شامل ہونے کے دن سے منتقل ہوئی، اس لیے کھاتوں میں پہلے سے موجود کچھ نہیں بدلتا۔

پہلے دن سے پہلے کی تاریخ والی دستاویزات آپ کے ابتدائی بیلنس کا حصہ ہیں، اس لیے انہیں درج نہیں کیا جاتا۔ اس دن سے ان پر آنے والی رقم درج کی جاتی ہے، تاکہ وہ ابتدائی بیلنس صاف ہو جائیں۔ ہر انٹری اپنی دستاویز کی تاریخ کے زرِ مبادلہ کے ریٹ پر بدلی جاتی ہے، اس لیے ریٹ تازہ ہونے پر لیجر میں موجود انٹریاں نہیں بدلتیں۔

خودکار انٹریوں پر جرنل میں خودکار کا نشان ہوتا ہے اور یہ اپنی دستاویز کے پیچھے چلتی ہیں: اگر دستاویز بدلے، منسوخ ہو یا حذف ہو تو Kaam360 انٹری درست کر دیتا ہے۔ آپ انہیں خود نہ بدل سکتے ہیں نہ ریورس کر سکتے ہیں؛ اس کی بجائے دستاویز بدلیں۔ بند مدت میں انٹری کبھی نہیں بدلتی: درستی کھلی مدت میں پوسٹ ہوتی ہے (دستاویز کی تاریخ پر اگر وہ کھلی ہو، ورنہ بندش کی تاریخ کے اگلے دن؛ منسوخ یا ہٹائی گئی دستاویز کے لیے، اس دن جب یہ معلوم ہو)۔

بینک ریکنسیلی ایشن

لیجر کو اپنے بینک اسٹیٹمنٹ سے ملائیں، تاکہ معلوم ہو کہ ہر ادائیگی درج ہے اور کچھ بھی دو بار نہیں۔

1. جنرل لیجر کھولیں اور بینک ریکنسیلی ایشن چنیں۔
2. بینک یا نقد اکاؤنٹ چنیں۔ نقد بہاؤ کی پیش گوئی میں شامل کیے گئے آپ کے بینک اور نقد اکاؤنٹس اکاؤنٹس کے چارٹ میں خود آ جاتے ہیں (Bank اور Cash کے نیچے، 1000.1 جیسے کوڈ کے ساتھ)، اس لیے آپ کو کبھی دو فہرستیں نہیں رکھنی پڑتیں۔
3. اسٹیٹمنٹ کی تاریخ چنیں اور اسٹیٹمنٹ کا اختتامی بیلنس لکھیں۔
4. اسٹیٹمنٹ پر موجود ہر لائن پر نشان لگائیں۔ اسٹیٹمنٹ سے فرق بتاتا ہے کہ ابھی کیا کمی ہے۔
5. جب فرق صفر ہو جائے تو ریکنسیلی ایشن مکمل کریں دبائیں۔

اگلی ریکنسیلی ایشن اسی اسٹیٹمنٹ کے بیلنس سے شروع ہوتی ہے۔ اسٹیٹمنٹ کی کوئی لائن جو ابھی لیجر میں نہیں (بینک چارجز، سود) عموماً ابھی درج ہونی ہوتی ہے: اس کی جرنل انٹری پوسٹ کریں، پھر نشان لگائیں۔ پچھلی ریکنسیلی ایشنز میں آپ آخری والی واپس لے سکتے ہیں۔ نشان زدہ لائن کو خودکار انٹریاں کبھی دوبارہ نہیں لکھتیں؛ اگر اس کی دستاویز بدلے تو تبدیلی درستی کے طور پر پوسٹ ہوتی ہے۔

خودکار انٹریاں کون سا بینک اکاؤنٹ استعمال کریں، یہ خودکار انٹریاں میں موصول اور ادا شدہ رقم یہاں جاتی ہے میں چنیں۔

مستقل اثاثے

آلات، گاڑیوں اور مشینوں کی لاگت ان سالوں پر تقسیم کریں جن میں آپ انہیں استعمال کرتے ہیں۔

1. جنرل لیجر کھولیں، مستقل اثاثے چنیں، پھر اثاثہ شامل کریں۔
2. نام، خریداری کی تاریخ، لاگت، عمر کے آخر میں قیمت (0 بھی ٹھیک ہے) اور کارآمد عمر (مہینے) لکھیں، مثلاً پانچ سال کے لیے 60۔
3. طریقہ چنیں: سیدھی لکیر ہر مہینے ایک جیسی رقم کم کرتی ہے؛ گھٹتا بیلنس باقی قیمت کا سالانہ فیصد، یعنی پہلے سالوں میں زیادہ۔
4. ادائیگی کس اکاؤنٹ سے میں بینک چنیں (یا Accounts payable، یا پہلے سے موجود چیز کے لیے Opening balances)۔ اگر خریداری کسی اور طرح پوسٹ ہو چکی ہے تو پہلے سے کھاتوں میں ہے چنیں۔
5. محفوظ کریں دبائیں۔

Kaam360 خریداری پوسٹ کرتا ہے، پھر ہر مہینے کے آخر میں Depreciation اور Accumulated depreciation میں فرسودگی کی انٹری، تاکہ بیلنس شیٹ اثاثے کو اس کی باقی قیمت پر دکھائے۔ مہینہ وار شیڈول دیکھنے کے لیے اثاثے کے نام پر کلک کریں۔ جب آپ اسے بیچیں یا ختم کریں تو اس میں ترمیم کر کے فروخت یا ختم کیا گیا بھریں: اثاثہ کھاتوں سے نکل جاتا ہے اور نفع یا نقصان پوسٹ ہو جاتا ہے۔

بجٹ

1. جنرل لیجر کھولیں اور بجٹ چنیں۔
2. مالی سال چنیں۔ ہر آمدنی اور خرچے کے اکاؤنٹ کا مہینہ وار بجٹ لکھیں، یا پورا سال میں سالانہ رقم لکھیں تاکہ وہ برابر تقسیم ہو جائے۔
3. بجٹ محفوظ کریں دبائیں۔

بجٹ کے نیچے بجٹ بمقابلہ اصل اسے سال کے آغاز سے اس مہینے تک کی اصل صورتحال سے ملاتا ہے، فرق اور استعمال شدہ فیصد کے ساتھ۔ جس خرچے کے اکاؤنٹ نے اب تک بجٹ سے زیادہ خرچ کیا اس پر بجٹ سے زیادہ کا نشان لگتا ہے، اور جرنل میں انتباہ ظاہر ہوتا ہے۔

جو ابھی شامل نہیں

کرنسی کے فرق کا نفع و نقصان خودکار پوسٹ نہیں ہوتا: اسے جرنل انٹری سے درج کریں۔ یہ دیکھنے کے لیے کہ کس پر آپ کی کتنی رقم کب سے واجب ہے، گاہکوں کے اسٹیٹمنٹس اور ادائیگیوں کی رپورٹس استعمال کریں (رپورٹس کا صفحہ بھی ان سے جوڑتا ہے)؛ سپلائرز کی واجب رقم کے لیے خریداری کی رپورٹس دیکھیں۔ Kaam360 ٹیکس دفتر میں کچھ جمع نہیں کرتا: اپنے کھاتے اپنے اکاؤنٹنٹ سے چیک کروائیں۔