اخراجات کی پالیسیاں: حدیں، رسیدیں، یومیہ الاؤنس اور مائلیج

اخراجات کی پالیسیاں میں آپ وہ اصول لکھتے ہیں جن پر ہر خرچ اسی وقت جانچا جاتا ہے جب کوئی اسے جمع کراتا ہے: فی کلیم، فی دن یا فی مہینہ کتنا، رسید کب ضروری ہے، اور کچھ لوگ کون سی اقسام کا خرچ کلیم ہی نہیں کر سکتے۔ آپ یومیہ الاؤنس اور مائلیج ریٹس بھی رکھتے ہیں جو لوگ منتخب کرتے ہیں۔ کون منظور کرے اور رقم کے حساب سے کتنے مراحل میں، یہ منظوری کے اصول میں رہتا ہے۔

اصول شامل کریں

1. مالیات مینو میں اخراجات کی پالیسیاں کھولیں (اس کے لیے اخراجات کے اصول طے کریں کا حق چاہیے)۔
2. نیا اصول دبائیں اور اسے نام دیں، مثلاً "کھانا: زیادہ سے زیادہ 50 روزانہ"۔
3. وہ خرچ کی قسم منتخب کریں جس کا یہ اصول ہے، یا ہر قسم۔
4. اختیاری: صرف اس رول کے لیے (اختیاری) یا صرف اس ٹیم کے لیے (اختیاری) منتخب کریں۔ خالی چھوڑیں تو اصول سب کے لیے ہے۔
5. فی کلیم حد (اختیاری)، فی دن حد (اختیاری)، فی مہینہ حد (اختیاری) اور اس سے اوپر رسید ضروری (اختیاری) میں سے ایک یا زیادہ بھریں (ہمیشہ رسید کے لیے 0 لکھیں)۔ رقمیں آپ کی بنیادی کرنسی میں ہیں؛ دوسری کرنسیوں کے اخراجات تبدیل ہو جاتے ہیں۔
6. جب اصول ٹوٹے میں خبردار کریں (خرچ پھر بھی جمع ہو سکتا ہے اور منظور کرنے والا انتباہ دیکھتا ہے) یا بلاک کریں (جمع نہیں ہو سکتا) منتخب کریں۔
7. یا یہ قسم ان لوگوں کے لیے اجازت شدہ نہیں پر نشان لگائیں: ایسا خرچ ہمیشہ روکا جاتا ہے۔
8. محفوظ کریں دبائیں۔

لوگ کیا دیکھتے ہیں

اخراجات میں فارم بھرتے وقت اصول جانچتا ہے۔ پیلا خانہ بتاتا ہے کہ منظور کرنے والا کیا دیکھے گا؛ سرخ خانہ بتاتا ہے کہ خرچ اس حالت میں کیوں جمع نہیں ہو سکتا۔ انتباہ خرچ کے ساتھ رہتے ہیں: منظور کرنے والے انہیں فہرست میں اور منظوریاں میں دیکھتے ہیں۔

یومیہ الاؤنس اور مائلیج

1. یومیہ الاؤنس اور مائلیج ریٹس میں نیا ریٹ دبائیں۔
2. قسم منتخب کریں: یومیہ الاؤنس (فی دن رقم، مثلاً ہر شہر یا ملک کے لیے) یا مائلیج (فی کلومیٹر یا میل رقم، مثلاً "اپنی گاڑی")۔
3. نام، رقم اور کرنسی لکھیں اور محفوظ کریں دبائیں۔

پھر لوگ خرچ پر یومیہ الاؤنس یا مائلیج قسم اور ریٹ منتخب کرتے ہیں، اور دن یا فاصلہ لکھتے ہیں: رقم خود نکل آتی ہے۔ استعمال شدہ ریٹ حذف نہیں ہو سکتا؛ اس کے بجائے بند کر دیا جاتا ہے۔

رقم کے حساب سے منظوری

بڑے اخراجات کئی لوگوں سے منظور کرانے کے لیے (مثلاً 1,000 سے اوپر: مینیجر، پھر فنانس)، سیٹنگز میں منظوری کے اصول کھولیں اور خرچہ کے لیے کم از کم رقم اور مراحل کے ساتھ اصول شامل کریں۔ اصول ترتیب سے لگتے ہیں؛ پہلا ملنے والا استعمال ہوتا ہے۔

اکٹھے واپس ادا کریں

اخراجات میں منظوری دینے والے اکٹھے واپس ادا کریں دیکھتے ہیں: ہر شخص کے حساب سے وہ تمام منظور شدہ اخراجات جو ابھی واپس ادا نہیں ہوئے۔ جو ایک ساتھ ادا کیے ان پر نشان لگائیں، تاریخ، طریقہ اور حوالہ منتخب کریں، اور نشان زدہ واپس ادا کریں دبائیں۔ ہر خرچ ادا شدہ ہو جاتا ہے اور ہر شخص کو بتایا جاتا ہے۔ پچھلی ادائیگیاں میں بینک کے لیے فہرست ہر شخص کو ادا کی گئی رقم ڈاؤن لوڈ کرتی ہے، آپ کے بینک کی اجتماعی ادائیگی کے لیے۔