کسٹمر پورٹل: کوٹیشنز، منظوریاں اور شیئر کی گئی فائلیں

کسٹمر پورٹل وہ جگہ ہے جہاں آپ کے کسٹمرز کے لوگ سائن اِن کر کے آپ کے ساتھ اپنا کام دیکھتے ہیں۔ اس میں آپ کی کمپنی کا لوگو اور ای میل کا رنگ نظر آتا ہے (انہیں سیٹنگز میں کمپنیاں کے تحت سیٹ کریں)۔ ان کے پراجیکٹس کے ساتھ یہ ان کی کوٹیشنز، ان کی منظوری کے منتظر ڈیلیوریبلز اور وہ فائلیں بھی دکھا سکتا ہے جو آپ ان کے ساتھ شیئر کرتے ہیں۔ لوگ شامل کرنے کے لیے دیکھیں اپنے کسٹمرز کو ان کا اپنا سائن اِن دیں (گاہک صارفین)۔

کسی گاہک صارف کو کوٹیشنز دکھائیں

1. انتظام کے حصے میں صارفین کھولیں، گاہک صارفین کا ٹیب منتخب کریں اور اس شخص کو کھولیں۔
2. پورے کسٹمر پورٹل میں کے نیچے کوٹیشنز دیکھیں پر نشان لگائیں۔ اس کے لیے آپ کو CRM دیکھنے کا حق چاہیے۔
3. محفوظ کریں دبائیں۔

اب انہیں اپنے پورٹل میں کوٹیشنز نظر آتی ہیں: ان کی کمپنی کو بھیجی گئی ہر کوٹیشن۔ مسودے کبھی نہیں دکھائے جاتے۔ وہ اسے پڑھ سکتے ہیں، PDF ڈاؤن لوڈ کریں دبا سکتے ہیں، کوٹیشن قبول کریں (وہ اپنا پورا نام لکھ کر رضامندی پر نشان لگاتے ہیں) یا تبصرے کے ساتھ تبدیلیوں کی درخواست کریں۔

جب کسٹمر جواب دے

• قبول شدہ: کوٹیشن فوراً قبول شدہ ہو جاتی ہے، اور اس کی ڈیل اس کی رقم لے لیتی ہے، جیسے آپ خود نشان لگائیں۔
• تبدیلیاں مانگی گئیں: کوٹیشن بھیجی ہوئی ہی رہتی ہے۔ اس میں تبدیلی کر کے دوبارہ بھیجیں۔
• دونوں صورتوں میں کوٹیشن کے ذمہ دار اور اسے لکھنے والے کو اطلاع اور ای میل ملتی ہے۔
• کوٹیشن پر کسٹمر پورٹل سے جوابات دکھاتا ہے کہ کس نے، کب، کس انٹرنیٹ ایڈریس سے جواب دیا، انہوں نے کون سی رقم دیکھی اور ان کا تبصرہ۔ ایکٹیویٹی لاگ میں بھی یہی ریکارڈ رہتا ہے۔

منظوری کے لیے ڈیلیوریبلز

فائل کو فائل ریویو کے ذریعے ریویو کے لیے رکھیں اور گاہک پورٹل میں گاہک کو دکھائیں (وہ تبصرہ کر سکتے ہیں) اور گاہک سے بھی منظوری مانگیں پر نشان لگائیں۔ اس پراجیکٹ پر فائلیں ریویو کریں والے گاہک صارفین کو ای میل ملتی ہے، اور ڈیلیوریبل ان کے پورٹل میں منظوریاں کے تحت نظر آتا ہے۔ ہر نیا ورژن ان سے دوبارہ پوچھتا ہے۔ جب وہ منظور کریں یا تبدیلیاں مانگیں تو ان کا نام، وقت اور انٹرنیٹ ایڈریس اسی ورژن کے ساتھ محفوظ رہتا ہے۔ دیکھیں فائل ریویو: تصاویر، PDF اور ویڈیوز پر تبصرہ کریں اور ہر ورژن منظور کریں۔

کسٹمر کے ساتھ فائلیں شیئر کریں

1. پراجیکٹ اور اس کا دستاویزات ٹیب کھولیں۔
2. کسی فائل کے ساتھ دکان والا بٹن (کسٹمر کے ساتھ اس کے پورٹل میں شیئر کریں) دبائیں۔ اس پر کسٹمر کے ساتھ شیئر کا لیبل لگ جاتا ہے۔
3. شیئر بند کرنے کے لیے اسے دوبارہ دبائیں۔

شیئر کی گئی فائلیں پورٹل میں پراجیکٹ کے صفحے پر شیئر کی گئی فائلیں کے تحت نظر آتی ہیں، گاہک صارفین اور پورٹل لنکس دونوں کے لیے۔ پراجیکٹ کے سنگِ میل بھی وہاں اپنی تاریخوں کے ساتھ نظر آتے ہیں۔

انوائسز اور اسٹیٹمنٹس

1. اوپر کی طرح گاہک صارف کو کھولیں۔
2. پورے کسٹمر پورٹل میں کے نیچے انوائسز اور اسٹیٹمنٹس دیکھیں پر نشان لگائیں۔ اس کے لیے آپ کو انوائسز دیکھنے کا حق چاہیے۔
3. محفوظ کریں دبائیں۔

اب انہیں انوائسز نظر آتی ہیں: ہر وہ انوائس جو آپ نے ان کی کمپنی کو جاری کی (بھیجی گئی یا ادا شدہ؛ مسودے اور منسوخ انوائسز کبھی نہیں)، ساتھ میں جو ابھی ادا کرنا ہے، اور ان کے کھاتے کے اسٹیٹمنٹ کے لیے اسٹیٹمنٹ دیکھیں۔ دونوں PDF میں ڈاؤن لوڈ ہوتے ہیں۔ ہر انوائس پر ادائیگی کا طریقہ اس انوائس کی ادائیگی کی ہدایات کے ساتھ ہوتا ہے۔ پورٹل میں آن لائن ادائیگی ابھی دستیاب نہیں۔

سپورٹ ایک جگہ

جو گاہک صارفین اپنے کسی بھی پراجیکٹ پر ٹکٹ بنا سکتے ہیں انہیں سپورٹ نظر آتا ہے: ان تمام پراجیکٹس کے ٹکٹ اکٹھے، آپ کے مدد کے مضامین میں تلاش، اور پراجیکٹ کے انتخاب کے ساتھ ٹکٹ بنائیں۔ ٹکٹ ہمیشہ کی طرح ٹکٹ میں آتے ہیں۔ دیکھیں کسٹمرز کو ان کے پورٹل میں ٹکٹ بنانے دیں۔

اگر کچھ غلط ہو

• کسٹمر کو انوائسز نظر نہیں آتیں: اس شخص کے لیے انوائسز اور اسٹیٹمنٹس دیکھیں پر نشان لگائیں، اور دیکھیں کہ انوائس ان کی کمپنی کو بھیجی گئی ہے۔
• کسٹمر کو کوٹیشنز نظر نہیں آتیں: اس شخص کے لیے کوٹیشنز دیکھیں پر نشان لگائیں، اور دیکھیں کہ کوٹیشن ان کی کمپنی کے لیے ہے اور بھیجی گئی ہے۔
• کوٹیشن قبول نہیں ہوتی: شاید اس کی میعاد ختم ہو گئی ہو (میعاد تک کی تاریخ گزر گئی) یا وہ پہلے ہی قبول ہو چکی ہو۔
• کسٹمر کو ڈیلیوریبل نظر نہیں آتا: اسے پورٹل میں دکھایا جانا چاہیے، اور اس شخص کو پراجیکٹ پر فائلیں ریویو کریں کا حق چاہیے۔
• گاہک کو کسی پروجیکٹ کی انوائس یا کوٹیشن نظر نہیں آتی: وہ صرف انہی پروجیکٹس کی دیکھتا ہے جو اسے دیے گئے (اور جو کسی پروجیکٹ کی نہیں)۔ اس کے لیے پروجیکٹ پر نشان لگائیں۔
• اسٹیٹمنٹ دیکھیں کچھ نہیں دکھاتا: اسٹیٹمنٹ کمپنی کی تمام انوائسز جوڑتا ہے، اس لیے کمپنی کے تمام پروجیکٹس اس کے لیے منتخب ہونے چاہییں۔