Ihren Kunden eine eigene Anmeldung geben (Kundenbenutzer)

Kundenbenutzer sind Personen, die bei Ihren Kundenunternehmen arbeiten. Jede erhält eine eigene Anmeldung für das Kundenportal, in dem sie nur die Projekte verfolgt, die Sie auswählen. Sie sind völlig getrennt von Ihrem Team: Sie erscheinen nie in Ihren Teamlisten, belegen keinen bezahlten Platz, erhalten keine internen E-Mails und können nie Ihre internen Seiten öffnen.

Einen Kundenbenutzer hinzufügen

1. Öffnen Sie Benutzer im Bereich Verwaltung und wählen Sie dann den Reiter Kundenbenutzer.
2. Klicken Sie auf Neuer Kundenbenutzer. Sie können auch die Unternehmensseite eines Kunden öffnen und auf Kundenbenutzer hinzufügen klicken.
3. Geben Sie im Feld Name den Namen und die E-Mail (Anmeldung) der Person ein.
4. Wählen Sie im Feld Kunde den Kunden. Er kann später nicht mehr geändert werden.
5. Setzen Sie unter Projekte, die diese Person öffnen darf die Häkchen bei den Projekten, die sie sehen soll. Es werden nur Projekte dieses Unternehmens aufgelistet. Wenn die Liste leer ist, öffnen Sie ein Projekt, wählen Sie das Unternehmen unter Kunde, speichern Sie und kommen Sie dann zurück.
6. Wählen Sie für jedes Projekt, was die Person tun darf: Aufgaben sehen (den Projektplan), Zahlungen sehen, Genehmigen (Zahlungsmeilensteine genehmigen und über Änderungen am Umfang entscheiden), Tickets erstellen, Aufgaben kommentieren, Kundenstatus ändern und Aufgaben anfragen.
7. Wählen Sie unter Wie die Person ihr Passwort erhält die Option Einladung per E-Mail senden oder Mir ein Passwort zum Weitergeben zeigen und klicken Sie dann auf Konto erstellen. Eine Einladung schickt der Person im Namen Ihrer Organisation einen privaten Link, um ihr eigenes Passwort zu wählen. Er funktioniert einmal und 7 Tage lang. Ein Passwort wird einmal angezeigt: Senden Sie es der Person auf privatem Weg.

Was der Kunde tut

Mit einer Einladung klickt der Kunde in der E-Mail auf Mein Passwort wählen, wählt sein Passwort und ist sofort angemeldet. Mit einem Passwort, das Sie ihm gegeben haben, meldet er sich so an.

Er öffnet die auf der Seite angezeigte Anmeldeadresse (/client/login auf Ihrer Website) und meldet sich an. Beim ersten Mal muss er ein eigenes Passwort wählen. Danach sieht er Meine Projekte und kann jedes öffnen, um den Fortschritt, anstehende Arbeit, Zahlungen (falls erlaubt) und Support-Tickets (falls erlaubt) zu sehen.

Was Kunden vom Plan sehen

Mit Aufgaben sehen hat ein Projekt im Portal drei Reiter: Übersicht, Projektplan und Zeitachse.

• Projektplan listet die Phasen, die Aufgabenlisten und jede Aufgabe und Unteraufgabe mit dem Namen der verantwortlichen Person, Start- und Fälligkeitsdatum, Status (Name und Farbe) und % erledigt. Der Kunde kann nach Status, Phase, verantwortlicher Person, Überfälligkeit und Wörtern im Titel filtern.
• Zeitachse zeigt dieselben Aufgaben als Gantt-Diagramm zum Lesen, mit den Meilensteinen oben.
• Interne Kommentare, erfasste Stunden, Schätzungen, Kosten, Budget und Sätze sehen sie nie.

Aufgaben vor dem Kunden verbergen

Manche Arbeit ist nur für Ihr Team. Verborgene Aufgaben werden dem Kunden nie gezeigt, weder im Portal noch über einen privaten Link.

1. Öffnen Sie die Aufgabe. Haken Sie unter Kunde Vor dem Kunden verbergen an. Ihre Unteraufgaben werden ebenfalls verborgen.
2. Um mehrere Aufgaben auf einmal zu verbergen, haken Sie sie in der Aufgabenliste an und wählen Kunde, dann Vor dem Kunden verbergen.
3. Um eine ganze Aufgabenliste zu verbergen, drücken Sie die drei Punkte neben dem Namen der Liste und wählen Vor dem Kunden verbergen. Mit Dem Kunden zeigen machen Sie es rückgängig.

Eine verborgene Aufgabe oder Liste zeigt in der Aufgabenliste ein durchgestrichenes Auge, damit Ihr Team es erkennt.

Einen Kommentar dem Kunden zeigen

Kommentare sind intern, wenn Sie nichts anderes wählen.

1. Haken Sie beim Schreiben eines Kommentars Für den Kunden sichtbar an, bevor Sie Kommentar drücken.
2. Bei einem schon geschriebenen Kommentar drücken Sie darunter Dem Kunden zeigen. Mit Vor dem Kunden verbergen nehmen Sie ihn zurück.

Kunden mit Aufgaben kommentieren können die Aufgaben kommentieren, die sie sehen. Ihre Kommentare sind mit Kunde markiert, und die Verantwortlichen der Aufgabe sowie die Projektleitung werden in der App und per E-Mail benachrichtigt.

Kundenanfragen

Kunden mit Aufgaben anfragen können in ihrem Portal eine neue Aufgabe anfragen. Sie kommt nicht von selbst in den Plan.

1. Öffnen Sie das Projekt und wählen Sie den Reiter Kundenanfragen. Die Zahl darauf zeigt, wie viele Anfragen warten. Die Projektleitung wird außerdem in der App und per E-Mail benachrichtigt.
2. Drücken Sie Annehmen, um daraus eine Aufgabe zu machen: Wählen Sie die Aufgabenliste, den Eigentümer, die Termine und, wenn Sie möchten, die Phase, und drücken Sie dann In den Plan übernehmen. Die Dateien des Kunden gehen mit in die Aufgabe.
3. Oder drücken Sie Ablehnen, schreiben Sie den Grund und drücken Sie Anfrage ablehnen. Der Kunde liest Ihren Grund.

Der Kunde sieht jede Anfrage als wartend, angenommen (mit einem Link zur neuen Aufgabe) oder abgelehnt (mit Ihrem Grund) und erhält eine E-Mail, wenn Sie antworten.

Zugriff ändern oder entfernen

• Öffnen Sie die Person in der Liste Kundenbenutzer, um ihre Projekte und Rechte zu ändern. Änderungen wirken sofort.
• Nehmen Sie das Häkchen bei Konto ist aktiv heraus, um die Anmeldung zu verhindern, ohne die Einrichtung zu verlieren.
• Klicken Sie auf Passwort zurücksetzen, um ein neues Einmalpasswort zu vergeben. Es hebt auch eine Sperre nach zu vielen falschen Versuchen auf.
• Bis jemand sein Passwort gewählt hat, erscheint er als Eingeladen. Klicken Sie in der Liste oder auf seiner Seite auf Einladung erneut senden, um einen neuen Link zu senden. Der frühere funktioniert dann nicht mehr.
• Löschen entfernt das Konto endgültig. Ein Unternehmen mit Kundenbenutzern kann erst gelöscht werden, wenn diese entfernt sind.

Nur die angekreuzten Projekte

Ein Kundenbenutzer sieht nur die für ihn angekreuzten Projekte und nichts von Ihren anderen Projekten oder Kunden. Mit Alle Projekte ankreuzen kreuzen Sie alle Projekte des Kunden auf einmal an; ein später angelegtes Projekt muss ebenfalls angekreuzt werden.

Von den Rechnungen und Angeboten des Kunden sieht er ebenfalls nur die seiner Projekte (und die, die zu keinem Projekt gehören). Für den Kontoauszug müssen alle Projekte angekreuzt sein. Jede Änderung an den Projekten und Rechten einer Person wird im Audit-Protokoll festgehalten.

Personen, die einen privaten Link hatten

Vor November 2026 konnte ein Projekt über einen privaten Link ohne Anmeldung geteilt werden. Solche Links öffnen nichts mehr von selbst: Wer einen öffnet, wird gebeten, sich anzumelden. Öffnen Sie das Projekt, wählen Sie Kundenportal und klicken Sie neben dem Link auf Anmeldung geben. Siehe Fortschritt mit einem Kunden teilen.

Wenn etwas nicht stimmt

• „Für diese Adresse gibt es bereits ein Kundenkonto“: Jede E-Mail-Adresse kann im gesamten System nur ein Kundenkonto haben.
• Ein Kunde sagt, ein Projekt sei „nicht aktiv“: Prüfen Sie, ob ihm dieses Projekt zugewiesen wurde und ob das Konto aktiv ist.
• Nach fünf falschen Passwörtern wird das Konto für 15 Minuten gesperrt. Passwort zurücksetzen hebt die Sperre auf.
• Ein Kunde hat sein Passwort vergessen: Er klickt auf der Anmeldeseite auf Passwort vergessen? und erhält per E-Mail einen Link, um ein neues zu wählen.

Wie Sie Angebote, Liefergegenstände und Dateien im Portal zeigen, steht in Kundenportal: Angebote, Freigaben und geteilte Dateien.