اپنا سپورٹ ای میل ایڈریس جوڑیں

جب کوئی گاہک آپ کے سپورٹ ایڈریس پر لکھتا ہے تو Kaam360 ای میل کو ٹکٹ بنا سکتا ہے۔ پھر آپ کے جوابات آپ کے اپنے ایڈریس سے بھیجے جاتے ہیں، اس لیے گاہکوں کو ہمیشہ صرف آپ کا ایڈریس نظر آتا ہے۔

وہ طریقہ چنیں جو آپ کے لیے ٹھیک ہو

دو طریقے ہیں، دونوں سیٹنگز میں ای میل سے ٹکٹ کے صفحے پر ہیں۔ آپ کو سپورٹ سنبھالنے کی اجازت چاہیے۔

• آپ کا سپورٹ میل باکس: Kaam360 آپ کے اصلی میل باکس میں بغیر پڑھی ای میلز پڑھتا ہے اور اسی سے جوابات بھیجتا ہے۔
• آپ کا Kaam360 پتہ: Kaam360 آپ کو ایک ایڈریس دیتا ہے۔ اسے گاہکوں کو دیں، یا اپنے ایڈریس کو اس پر فارورڈ کریں۔

اپنا میل باکس جوڑیں

1. سیٹنگز کھولیں، پھر ای میل سے ٹکٹ۔
2. آپ کا سپورٹ میل باکس کے نیچے سرور کی تفصیلات بھرنے کے لیے کوئی فوری بٹن (Hostinger، Gmail یا Microsoft 365) دبائیں۔ دوسرے فراہم کنندگان: تفصیلات اپنے ای میل فراہم کنندہ کے مدد کے صفحے سے کاپی کریں۔
3. اپنا سپورٹ ای میل پتہ اور بھیجنے والے کا نام جو گاہک دیکھتے ہیں ٹائپ کریں۔
4. میل باکس کا صارف نام اور میل باکس کا پاس ورڈ ٹائپ کریں۔ بہت سے فراہم کنندگان کو آپ کے عام پاس ورڈ کے بجائے ایک خاص "app password" چاہیے ہوتا ہے۔
5. پڑھنے کا سرور (IMAP) اور بھیجنے کا سرور (SMTP) کو ان کے پورٹس کے ساتھ جانچیں۔ IMAP وہ ہے جس سے Kaam360 میل پڑھتا ہے۔ SMTP وہ ہے جس سے وہ میل بھیجتا ہے۔
6. یہ میل باکس پڑھیں اور اسی سے جوابات بھیجیں پر نشان لگائیں اور محفوظ کریں دبائیں۔
7. کنکشن جانچیں دبائیں۔ آپ کو "Reading works" اور "Sending works" نظر آنا چاہیے۔

حالت کی لائن دکھاتی ہے کہ میل باکس آخری بار کب جانچا گیا۔ یہ ہر چند منٹ بعد ہوتا ہے۔

فارورڈنگ کے ساتھ اپنا ایڈریس استعمال کریں

1. اپنا سپورٹ پتہ استعمال کریں کے نیچے ایڈریس ٹائپ کریں اور پتہ شامل کریں دبائیں۔
2. اپنے ای میل فراہم کنندہ میں اس ایڈریس سے اپنے Kaam360 ایڈریس پر فارورڈنگ ترتیب دیں۔
3. Kaam360 ایک جانچ کی ای میل بھیجتا ہے۔ جب وہ پہنچ جائے تو ایڈریس تصدیق شدہ دکھاتا ہے۔
4. اگر کچھ نہ پہنچے تو تصدیقی ای میل دوبارہ بھیجیں دبائیں۔

روکنے کے لیے منقطع کریں دبائیں۔ موجودہ ٹکٹ رہتے ہیں۔

نیا پہلے، عمر، اور کئی ٹکٹ ایک ساتھ بدلنا

ٹکٹ کی فہرست سب سے نئے ٹکٹ اوپر دکھاتی ہے۔ عمر کا کالم بتاتا ہے کہ ٹکٹ کتنے دن پہلے آیا (جو ٹکٹ ابھی کھلے ہیں ان کے لیے 3 دن بعد یہ نارنجی اور 7 دن بعد سرخ ہو جاتا ہے)۔ کئی ٹکٹ ایک ساتھ بدلنے کے لیے انہیں چنیں (یا سب چننے کے لیے ہیڈر کے خانے پر نشان لگائیں)، پھر جو پٹی ظاہر ہو اس میں تفویض کریں… اور/یا حیثیت مقرر کریں… چنیں اور لاگو کریں دبائیں۔ جن لوگوں کو ٹکٹ دیے گئے انہیں ہر ٹکٹ پر الگ نہیں بلکہ ایک ہی ای میل ملتی ہے، اور جب آپ حالتیں اکٹھی بدلتے ہیں تو گاہکوں کو ای میل نہیں ہوتی۔ آپ کو ٹکٹوں پر کام کرنے کی اجازت چاہیے۔

فضول نشان زد کریں، اور بلاک کیے گئے بھیجنے والے

اگر کوئی فضول ای میل خودکار فلٹر سے بچ کر نکل جائے تو اس کا ٹکٹ کھولیں اور فضول نشان زد کریں دبائیں۔ اس بھیجنے والے کو بلاک کریں چنیں، یا پورے کاروباری ڈومین کو بلاک کرنے کے لیے Block everyone at @company.com (Gmail جیسی مفت میل صرف ایک ایک ایڈریس کر کے بلاک ہو سکتی ہے)۔ ٹکٹ حذف ہو جاتا ہے، اسی بھیجنے والے کے دوسرے اَن چھوئے ٹکٹ بھی حذف ہو جاتے ہیں، اور اس کے بعد اس بھیجنے والے کی میل نظر انداز کی جاتی ہے: وہ کبھی ٹکٹ یا جواب نہیں بنتی۔ آپ فہرست میں کئی ٹکٹ چن کر پٹی میں فضول نشان زد کریں بھی دبا سکتے ہیں۔ جو بلاک ہے اسے دیکھنے یا واپس کرنے کے لیے، یا کسی ایڈریس کو ٹائپ کر کے بلاک کرنے کے لیے، ٹکٹ کے اوپر مزید دبائیں اور بلاک کیے گئے بھیجنے والے چنیں اور کسی کو ہٹانے کے لیے بلاک ہٹائیں استعمال کریں۔ ٹکٹ کا صفحہ اب اپنی تفصیلات میں بھیجنے والا (جس نے لکھا) بھی کہتا ہے؛ گاہک الگ سے چنا جاتا ہے۔

اسی صفحے پر چھوڑی گئی ای میلز بھی دکھائی جاتی ہیں: پچھلے 30 دنوں میں آپ کے سپورٹ پتوں پر آنے والی وہ ای میلز جو ٹکٹ یا جواب نہیں بنیں (فضول لگیں، خودکار تھیں، ایک بھیجنے والے سے بہت زیادہ آئیں، یا پڑھی نہیں جا سکیں)، بھیجنے والے اور وجہ کے ساتھ۔ اگر کوئی اصل تھی تو بھیجنے والے کو لکھیں۔ جو فائلیں کسی ای میل کے ساتھ رکھی نہیں جا سکیں (مثلاً بہت بڑی) ان کے نام ٹکٹ کے پیغام میں لکھے جاتے ہیں، تاکہ آپ کے علم کے بغیر کچھ ضائع نہ ہو۔

گاہک، فلٹر اور محفوظ ویوز

ہر ٹکٹ کسی گاہک سے تعلق رکھ سکتا ہے، اسی فہرست سے جو CRM اور پروجیکٹس کی ہے۔ جب کوئی ای میل آتی ہے تو اگر Kaam360 بھیجنے والے کو جانتا ہو تو اسے صحیح گاہک کو دے دیتا ہے: اس ای میل والا CRM کا رابطہ، ایسا ایڈریس جس کے لیے آپ نے پہلے گاہک چنا تھا، یا اسی کمپنی کے ای میل ڈومین پر کوئی ساتھی (Gmail جیسی مفت میل ڈومین کے ذریعے کبھی میل نہیں کھاتی)۔ جب وہ نہ بتا سکے تو ٹکٹ کوئی گاہک نہیں دکھاتا ہے اور آپ ٹکٹ کے صفحے پر حیثیت اور ذمہ دار کے نیچے گاہک چنتے ہیں، پھر محفوظ کریں دبائیں۔ آپ کا انتخاب یاد رکھا جاتا ہے، اس لیے اس شخص کی اگلی ای میلز کو وہی گاہک ملتا ہے، اور بغیر گاہک کے اس کے دوسرے ٹکٹوں کو بھی۔

گاہک کا کالم کمپنی دکھاتا ہے (کمپنی کھولنے کے لیے اسے دبائیں) اور اس کے نیچے بھیجنے والے کا نام۔ فلٹرز کو ملانے کے لیے سرچ باکس کے ساتھ فلٹر کا بٹن استعمال کریں: گاہک، حالت، ترجیح، کسے تفویض ہے، کیسے آیا، قسم، عنوان، آنے کی تاریخ، دنوں میں عمر اور "ہمیں جواب دینا ہے"، اور چنیں کہ ٹکٹوں کو ان سب سے میل کھانا ہے یا ان میں سے کسی ایک سے۔ کسی امتزاج کو نام والے ویو کے طور پر رکھنے کے لیے محفوظ ویوز کی پٹی میں محفوظ کریں دبائیں، جیسے تمام کام کے صفحے پر۔

گاہک کی ای میل سپورٹ ڈیسک کو فارورڈ کریں

جب آپ کی ٹیم کا کوئی فرد کسی گاہک کی ای میل آپ کے سپورٹ ایڈریس پر فارورڈ کرتا ہے تو ٹکٹ اس گاہک کے لیے بنتا ہے جس نے ای میل لکھی تھی، آپ کے ساتھی کے لیے نہیں: Kaam360 فارورڈ کی گئی ای میل کی "From:" والی لائن سے بھیجنے والے کو پڑھتا ہے۔ گاہک کا متن پہلا پیغام ہوتا ہے، اور آپ کے ساتھی نے اس کے اوپر جو لکھا وہ ٹکٹ پر نجی نوٹ کے طور پر رکھا جاتا ہے۔ گاہک کو معمول کی "ہمیں آپ کی درخواست مل گئی" والی ای میل نہیں جاتی، کیونکہ اس نے خود سپورٹ ایڈریس پر نہیں لکھا؛ ٹکٹ کا حوالہ اسے آپ کے پہلے جواب میں نظر آتا ہے۔ یہ تب کام کرتا ہے جب آپ کے ساتھی کا ای میل ایڈریس آپ کی ورک اسپیس کے کسی فعال فرد کا ہو۔

جب گاہک جواب دیتے ہیں تو صرف ان کا نیا متن رکھا جاتا ہے۔ ان کا ای میل پروگرام نیچے جو پچھلی گفتگو نقل کرتا ہے ("... نے لکھا:"، "-----Original Message-----" اور انگریزی، جرمن، ہسپانوی، پرتگالی، فرانسیسی، ترکی، انڈونیشیائی، عربی اور چینی میں یہی لائنیں) چھوڑ دی جاتی ہے۔

فارمیٹنگ کے ساتھ جواب لکھنا

جواب کے باکس میں وہی ایڈیٹر ہے جو کام کی تفصیلات میں ہے: بولڈ، اٹالک، انڈر لائن، متن اور ہائی لائٹ کے رنگ، فہرستیں، لنکس، ترتیب اور جدول۔ جدول چنیں، پھر جدول داخل کریں، اور قطاریں اور کالم شامل یا حذف کرنے کے لیے اسی مینو کو استعمال کریں۔ آپ Excel سے خانے سیدھے چسپاں بھی کر سکتے ہیں۔ گاہک کو ای میل میں آپ کی فارمیٹنگ اور جدول نظر آتے ہیں (اور اگر اس کے میل پروگرام کو ضرورت ہو تو سادہ متن کا ورژن بھی)۔

تیار جوابات

ٹکٹ کھولیں، مزید دبائیں، تیار جوابات چنیں، اور روزمرہ کے جوابات کا ایک مجموعہ (وصول ہوا، مزید معلومات چاہییں، ٹھیک ہو گیا، پاس ورڈ میں مدد، بند کرنا اور مزید) لینے کے لیے ابتدائی جوابات شامل کریں دبائیں۔ ان میں سے کسی میں ترمیم کریں یا حذف کریں، یا اپنے خود کے شامل کریں۔ جواب میں گاہک کا پہلا نام ڈالنے کے لیے {name} لکھیں۔ ٹکٹ کا جواب دیتے وقت جواب کے باکس کے اوپر تیار جواب شامل کریں… سے ایک چنیں؛ یہ آپ کے ٹائپ کیے ہوئے میں شامل ہو جاتا ہے، اس لیے آپ بھیجنے سے پہلے اسے بدل سکتے ہیں۔ اگر آپ کے پاس ابھی کوئی نہ ہو تو جواب کے باکس کے اوپر ایک لنک آپ کو انہیں شامل کرنے کے صفحے پر لے جاتا ہے۔

فضول کو باہر رکھا جاتا ہے

ہر ای میل مدد کی درخواست نہیں ہوتی۔ نیوز لیٹرز، اشتہارات، تقریب کے دعوت نامے، "اپنا اکاؤنٹ تصدیق کریں" کے نوٹس اور بلک میل سسٹمز کی بھیجی ہوئی میل ٹکٹ نہیں بنتی؛ وہ بس چھوڑ دی جاتی ہے۔ آپ کے پاس پہلے سے موجود ٹکٹ کا جواب کبھی نہیں چھوڑا جاتا۔ اگر اس کے آن ہونے سے پہلے کچھ فضول اندر آ گیا ہو تو ٹکٹ کھولیں، مزید دبائیں اور فضول ای میلز صاف کریں چنیں۔ Kaam360 وہ اَن چھوئے ای میل ٹکٹ دکھاتا ہے جو فضول لگتے ہیں، اور جب تک آپ یہ ٹکٹ حذف کریں نہ دبائیں کچھ حذف نہیں ہوتا۔ آپ کو ٹکٹ حذف کرنے کی اجازت چاہیے۔

جب ای میل آئے: خودکار جواب اور ملازمت کی درخواستیں

ای میل سے ٹکٹ صفحے پر، جب ای میل آئے کے نیچے:

• گاہک کو خودکار "ہمیں آپ کی درخواست مل گئی" ای میل بھیجیں شروع میں نشان زدہ ہوتا ہے۔ اگر آپ کی ٹیم پہلے نئے ٹکٹ پر بات کرتی ہے، اسے کسی کو دیتی ہے اور پھر ہی جواب دیتی ہے تو نشان ہٹا دیں۔ یہ کسٹمر پورٹل، سروس کیٹلاگ اور چیٹ کی درخواستوں پر بھی لاگو ہوتا ہے۔
• ملازمت کی درخواستوں کو ٹکٹوں سے باہر رکھنے کے لیے سی وی اور ملازمت کی درخواستیں ٹکٹوں کے بجائے امیدوار میں بھیجیں پر نشان لگائیں۔ پھر جس ای میل کے ساتھ سی وی لگی ہو، یا جس کا موضوع "... کی پوسٹ کے لیے درخواست" جیسا ہو، وہ اپنی فائلوں سمیت لوگ ماڈیول کے امیدوار میں جاتی ہے اور اسے خودکار جواب نہیں جاتا۔ دیکھیں امیدوار کے صفحے پر سی وی اور ملازمت کی درخواستیں جمع کریں۔

اگر کچھ غلط ہو جائے

• "Reading failed": صارف نام، پاس ورڈ اور پڑھنے کا سرور جانچیں۔
• "Sending failed": بھیجنے کا سرور، پورٹ اور سیکیورٹی جانچیں۔
• ایک پیغام کہتا ہے کہ اس سائٹ کے لیے ای میل سے ٹکٹ آن نہیں ہے: اپنے Kaam360 ایڈمنسٹریٹر سے پوچھیں۔

ایک ای میل گفتگو

جب کوئی ٹکٹ گاہک کی ای میل سے شروع ہو تو Kaam360 اس بارے میں جو بھی ای میل بھیجتا ہے ("ہمیں آپ کی درخواست مل گئی"، آپ کے جواب، "حل ہو گیا") وہ گاہک کی اپنی ای میل کا جواب بالکل اسی عنوان کے ساتھ ہوتی ہے۔ یوں Gmail، Outlook اور دوسرے ای میل پروگرام پوری گفتگو آپ کے اور گاہک کے میل باکس میں ایک ساتھ رکھتے ہیں۔ ٹکٹ نمبر ای میل کے اندر لکھا ہوتا ہے۔ پورٹل، فون یا چیٹ سے شروع ہونے والے ٹکٹ کی ابھی کوئی ای میل گفتگو نہیں ہوتی، اس لیے اس کی ای میلز عنوان میں ٹکٹ نمبر رکھتی ہیں۔