QuickBooks یا Xero جوڑیں

اگر آپ کا اکاؤنٹنٹ QuickBooks Online یا Xero میں کام کرتا ہے تو Kaam360 وہاں وہ بھیج سکتا ہے جو آپ یہاں کرتے ہیں: ہر جاری کی گئی انوائس، اس کا کسٹمر، کریڈٹ نوٹ اور وصول ہونے والی ادائیگیاں۔ یہ تقریباً ہر منٹ خود بخود ہوتا ہے، ایک طرف: Kaam360 سے اکاؤنٹنگ پروگرام کی طرف۔ چاہیں تو سپلائر کے بلز، ان پر آپ کی ادائیگیاں اور وہ اخراجات بھی جو آپ اپنی ٹیم کو واپس ادا کرتے ہیں۔

کون استعمال کر سکتا ہے: ایڈمنسٹریٹرز، اور ہر وہ شخص جس کے رول میں اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر جوڑیں کا حق ہو (دیکھیں اپنے کردار بنائیں)۔ یہ Business پیکج کا حصہ ہے۔

1. جوڑیں

1. سیٹنگز دبائیں، پھر اکاؤنٹنگ کا کارڈ (مالیات کے تحت)۔
2. اگر آپ کی کئی کمپنیاں ہیں تو پہلے کمپنی چنیں۔ ہر کمپنی اپنی QuickBooks کمپنی یا Xero ادارہ خود جوڑتی ہے۔
3. QuickBooks جوڑیں یا Xero جوڑیں دبائیں۔
4. QuickBooks یا Xero میں سائن ان کریں، اپنی کمپنی چنیں (Xero میں اپنے ادارے پر نشان لگائیں) اور جوڑیں یا Allow access دبائیں۔
5. آپ Kaam360 پر واپس آ جاتے ہیں۔ Xero میں، اگر آپ کا سائن اِن کئی اداروں تک پہنچتا ہے تو درست ادارہ چنیں اور یہ ادارہ استعمال کریں دبائیں۔

آپ دونوں جوڑ سکتے ہیں، مثلاً ایک سے دوسرے پر منتقل ہوتے وقت۔ ہر ایک کو سب کچھ ملتا ہے۔

2. مطابقت چنیں

جوڑنے کے فوراً بعد مطابقت اور ترتیبات کھلتا ہے (آپ اسے کبھی بھی دوبارہ کھول سکتے ہیں):

1. سیلز اکاؤنٹ (Xero) یا پروڈکٹ یا سروس (QuickBooks): انوائس کی لائنیں کہاں جائیں۔ QuickBooks میں پروڈکٹ کا آمدنی اکاؤنٹ استعمال ہوتا ہے۔
2. ادائیگیوں کے لیے بینک اکاؤنٹ: وصول شدہ ادائیگیاں کہاں درج ہوں۔
3. اس تاریخ سے جاری دستاویزات بھیجیں: پرانی دستاویزات کو نہیں چھیڑا جاتا، کیونکہ وہ عموماً پہلے سے آپ کے کھاتوں میں ہوتی ہیں۔ یہ اس مہینے کی پہلی تاریخ سے شروع ہوتا ہے۔
4. وصول شدہ ادائیگیاں بھیجیں (جزوی اور آن لائن ادائیگیاں بھی)، کریڈٹ نوٹ بھیجیں اور یہ کہ وہ کہاں استعمال ہوئے اور جب QuickBooks میں انوائس پوری ادا ہو جائے تو Kaam360 میں اسے ادا شدہ نشان زد کریں (یا Xero) پر نشان لگائیں یا ہٹائیں۔
5. ٹیکس ریٹ کے تحت اپنے ہر Kaam360 ٹیکس ریٹ کے لیے اکاؤنٹنگ پروگرام کا مماثل ریٹ چنیں، ساتھ ہی کوئی ٹیکس نہیں اور ایک ٹیکس ریٹ والی پرانی انوائسیں بھی۔ Kaam360 ایک مطابقت تجویز کرتا ہے (تجویز کردہ کے نشان کے ساتھ): اسے جانچ لیں۔
6. محفوظ کریں دبائیں۔ ایک منٹ کے اندر بھیجنا شروع ہو جاتا ہے۔

3. کیا بھیجا جاتا ہے

• گاہک: نام سے ملائے جاتے ہیں (Xero میں ای میل سے بھی)؛ نہ ملے تو کسٹمر شامل کر دیا جاتا ہے۔
• انوائسز جاری ہوتے ہی (بھیجی گئی یا بھیجی گئی نشان زد)، ڈرافٹ کبھی نہیں۔ اپنے نمبر، تاریخوں، حوالے، لائنوں، ٹیکس اور کرنسی کے ساتھ۔ کل رقم Kaam360 سے ایک ایک سینٹ تک ملتی ہے۔
• کریڈٹ نوٹس، اور وہ انوائسیں جن پر وہ استعمال ہوئے۔
• موصول ادائیگیاں، جزوی اور آن لائن ادائیگیوں سمیت۔ اگر Kaam360 میں کوئی ادائیگی ہٹائی جائے تو وہ وہاں سے بھی ہٹ جاتی ہے۔ Stripe میں کیا گیا ریفنڈ وہاں اس ادائیگی کو کم یا ختم کر دیتا ہے، اس لیے دوبارہ کھلی انوائس وہاں بھی کھلی رہتی ہے (ریفنڈ خود وہاں ریفنڈ کے طور پر درج نہیں ہوتا: ضرورت ہو تو اسے اپنے اکاؤنٹنگ پروگرام میں درج کریں)۔
• منسوخ شدہ انوائسیں اور کریڈٹ نوٹ وہاں بھی منسوخ ہو جاتے ہیں (QuickBooks میں منسوخ کریڈٹ نوٹ حذف ہو جاتا ہے)۔
• کچھ بھی دو بار نہیں بھیجا جاتا: Kaam360 یاد رکھتا ہے کہ ہر ریکارڈ وہاں کیا بنا، اور نئی انوائس شامل کرنے سے پہلے اسی نمبر کی انوائس تلاش کرتا ہے۔
• اگر کوئی انوائس براہ راست QuickBooks یا Xero میں پوری ادا ہو گئی ہو تو Kaam360 اسے یہاں ایک بار ادا شدہ نشان زد کرتا ہے (جب خانے پر نشان ہو)۔ سرگرمی کا لاگ اس کا ذکر کرتا ہے۔

بلز اور اخراجات

مطابقت اور ترتیبات میں بلز اور اخراجات کے نیچے آپ اپنے خرچ بھی بھیج سکتے ہیں۔ دونوں اس وقت تک بند رہتے ہیں جب تک آپ نشان نہ لگائیں:

1. سپلائر کے بلز اور ان پر ادائیگیاں بھیجیں پر نشان لگائیں۔ ہر سپلائر وہاں شامل ہوتا ہے (QuickBooks میں وینڈر کے طور پر؛ اگر کسی گاہک کا یہی نام ہو تو وینڈر کا نام "نام (supplier)" ہوتا ہے)، اور ہر بل اپنے نمبر، سپلائر کے حوالے، تاریخوں، لائنوں، ترسیل کے خرچ، ٹیکس اور کرنسی کے ساتھ۔ بل پر درج ادائیگیاں بل ادائیگی کے طور پر جاتی ہیں؛ ہٹائی گئی ادائیگی وہاں بھی ہٹ جاتی ہے، اور منسوخ بل حذف (QuickBooks) یا منسوخ (Xero) ہو جاتا ہے۔
2. اخراجات اس وقت بھیجیں جب وہ شخص کو واپس ادا ہو جائیں پر نشان لگائیں۔ خرچہ اس وقت جاتا ہے جب اسے واپس ادا شدہ نشان کیا جائے: QuickBooks میں خریداری (Expense) اور Xero میں رقم خرچ کرنے کی ٹرانزیکشن (Spend Money) کے طور پر، واپس ادا کی گئی رقم اور اس شخص کے نام کے ساتھ۔ اگر واپسی کی ادائیگی ختم کی جائے تو وہاں سے ہٹ جاتا ہے۔
3. اخراجات کا اکاؤنٹ چنیں: بلز کی لائنیں اور وہ اخراجات جن کی قسم کا اپنا اکاؤنٹ نہیں، وہاں جاتے ہیں۔
4. وہ بینک اکاؤنٹ جس سے بلز اور اخراجات ادا ہوتے ہیں چنیں۔
5. بلز اور اخراجات پر ٹیکس کے نیچے بلز پر استعمال ہونے والے ہر ریٹ، بغیر ٹیکس اور اخراجات کے ٹیکس کے لیے مطابقت رکھنے والا خریداری ٹیکس ریٹ چنیں۔
6. خرچے کی قسم کے نیچے آپ ہر قسم کے خرچ (مثلاً سفر) کو اس کا اپنا اکاؤنٹ دے سکتے ہیں۔ اصل اکاؤنٹ استعمال کرنے کے لیے اوپر والا اخراجات کا اکاؤنٹ رہنے دیں۔
7. محفوظ کریں دبائیں۔

4. نظر رکھیں

ہر پروگرام کا کارڈ آخری سنک، پچھلے ایک دن میں بھیجے گئے، انتظار میں اور ناکام دکھاتا ہے۔

• ابھی سنک کریں انتظار میں موجود چیزیں فوراً بھیج دیتا ہے۔
• سنک لاگ ہر ریکارڈ اس کی حالت کے ساتھ دکھاتا ہے۔ صرف ناکام چیزیں دیکھنے کے لیے صرف مسائل پر نشان لگائیں، اکاؤنٹنگ پروگرام کی اپنی وضاحت کے ساتھ (مثلاً بند مدت یا غائب ٹیکس ریٹ)۔
• ناکامی پر 1، 5 اور 30 منٹ، 2 گھنٹے اور 12 گھنٹے بعد خود بخود دوبارہ کوشش ہوتی ہے۔ اس کے بعد یہ آپ کا انتظار کرتی ہے: وجہ ٹھیک کریں، پھر لائن پر دوبارہ کوشش کریں یا جو ناکام ہوئے سب دوبارہ کوشش کریں دبائیں۔ مطابقت اور ترتیبات محفوظ کرنے سے بھی سب ناکام چیزوں پر دوبارہ کوشش ہوتی ہے۔
• بھیجنا روکیں کچھ دیر کے لیے بھیجنا روک دیتا ہے؛ بھیجنا دوبارہ شروع کریں وہیں سے جاری رکھتا ہے۔

رابطہ منقطع کریں

منقطع کریں دبائیں (تصدیق کے لیے دو بار)۔ Kaam360 QuickBooks یا Xero سے اپنی اجازت واپس لیتا ہے اور اپنی کیز بھول جاتا ہے۔ جو پہلے بھیجا جا چکا وہ آپ کے اکاؤنٹنگ پروگرام میں رہتا ہے۔ اگر بعد میں آپ وہی کمپنی دوبارہ جوڑیں تو کچھ بھی دو بار نہیں بھیجا جاتا۔

اگر کچھ غلط ہو جائے

• ابھی دستیاب نہیں: Kaam360 چلانے والوں نے یہ پروگرام ابھی آن نہیں کیا۔ سپورٹ سے پوچھیں۔
• دوبارہ جوڑنا ضروری ہے: اجازت ختم ہو گئی (QuickBooks میں 100 دن استعمال نہ ہونے پر، Xero میں 60 دن) یا کسی نے اکاؤنٹنگ پروگرام میں واپس لے لی۔ دوبارہ جوڑیں دبائیں؛ پہلے سے بھیجی گئی کوئی چیز دو بار نہیں بھیجی جاتی۔
• سنک لاگ کی کوئی لائن کہے کہ کسی ٹیکس ریٹ کی مطابقت نہیں: اسے مطابقت اور ترتیبات میں ٹیکس ریٹ کے تحت چنیں اور محفوظ کریں دبائیں۔
• آپ کو اپنے اکاؤنٹنٹ کے لیے صرف ایک فائل چاہیے؟ ڈاؤن لوڈ (اسپریڈ شیٹ، یا Xero یا QuickBooks کے لیے فائل) کے لیے، جو اب بھی کام کرتا ہے، دیکھیں انوائسیں بنائیں اور بھیجیں۔