Ödeme hatırlatmaları: ödenmemiş faturaları otomatik takip edin

Kaam360 müşterilerinize ödenmemiş faturaları sizin yerinize hatırlatabilir: son ödeme tarihinden birkaç gün önce nazik bir not, o gün bir tane daha, ardından fatura ödenmedikçe daha sert notlar. Seçtiğiniz bir adımda hesap sorumlusu bir takip görevi alır ve bir gecikme ücreti uygulanabilir. Ekibinize ödenecek tedarikçi faturaları da hatırlatılabilir. Sayfalar Ödeme hatırlatmaları (Finans modülünde) ve Fatura hatırlatmaları'dır (Satın alma modülünde).

Hatırlatmaları açın

1. Ödeme hatırlatmaları'nı açın ve Ayarlar ve planlar'a basın.
2. Ödenmemiş faturaları müşterilere otomatik hatırlatın'ı işaretleyin.
3. Hatırlatmaların ne zaman gidebileceğini seçin: Başlangıç ve Bitiş (kuruluşunuzun saat diliminde) ve Günde en fazla bu kadar. Haftalık tatil günlerinde veya resmî tatillerde hatırlatma istemiyorsanız Yalnızca iş günlerinde'yi işaretleyin.
4. Kaydet'e basın.

Yalnızca Kaam360'tan e-postayla gönderilen faturalar, gönderildikleri adreste takip edilir. Diğerleri için müşterinin (veya birincil kişisinin) e-posta adresini kullanmak üzere Elle gönderildi olarak işaretlenen faturaları da hatırlat'ı işaretleyin.

Hatırlatma planları

Plan, her faturanın son ödeme tarihinden itibaren sayılan adımların listesidir. Yeni çalışma alanları şununla başlar: 3 gün önce, vade gününde, ardından 3, 7, 14 ve 30 gün gecikmeyle.

1. Hatırlatma planları altında değiştirmek için bir plana basın ya da Yeni plan'a basın.
2. Her adım için Vadeden önce, Vade gününde veya Vadeden sonra'yı ve gün sayısını seçin.
3. Vadeden sonra tonunu seçin: Nazik, Sert veya Son uyarı.
4. Faturayı ekle (PDF)'yi ve isterseniz Müşterinin ekstresini ekle (PDF)'yi işaretleyin.
5. Daha fazla adım (en fazla 12) için + Adım ekle'ye, birini kaldırmak için çöp kutusuna basın. Planı kaydet'e basın.

Bir plan Varsayılan plan'dır: başka bir plan verilmedikçe her müşteri onu izler. Bir müşteriye başka bir plan vermek için (örneğin önemli müşteriler için daha yumuşak bir plan) müşteriyi CRM'de açın ve Ödeme hatırlatmaları kartında Değiştir'e basın.

Her müşterinin dilinde metin

• Her adımın hazır metnini kullanmak için metni boş bırakın. Metin müşterinin diline çevrilir: müşterinin kişisinde ayarlı dil, yoksa planın Müşterinin dili yoksa kullanılacak dil ayarı.
• Kendi metninizi yazmak için bir adımda Metin'i açın. Herhangi bir dil herkes için kullanılır; o dili konuşan müşteriler için bir sürüm yazmak üzere bir dile basın.
• Her fatura için doldurulan, süslü parantez içindeki şu sözcükleri kullanabilirsiniz: {customer}, {invoice}, {amount} (iade faturalarından sonra hâlâ borçlu olunan), {due_date}, {days_late}, {organization}, {late_fee} ve {fee_invoice}. {pay_link}, çevrimiçi ödeme kurulduktan sonra müşterinin faturayı ödeyebileceği çevrimiçi sayfasıdır (bkz. Şimdi öde ile çevrimiçi ödeme alın); o zamana kadar boş kalır.
• Bir dil seçin ve hatırlatmayı müşterinin göreceği şekilde görmek için Önizleme'ye basın.
• Her hatırlatmada ek bir cümle, her birinin sonuna eklenir.

Takipler ve gecikme ücretleri

• Vadeden sonraki bir adımda Hesap sorumlusundan takip etmesini iste (bir görev ve bir e-posta)'yı işaretleyin. Müşterinin sorumlusu (veya Müşterinin hesap sorumlusu yoksa kim takip eder altında seçilen kişi) o gün için Etkinlikler'de bir görev ve bir e-posta alır.
• Vadeden sonraki bir adımda bir Gecikme ücreti seçin: bir tutar veya borçlu olunanın %'si. Ücret ayrı bir faturayla alınır (müşterinin faturası asla değişmez) ve Gecikme ücretini ödeme süresi (gün) içinde vadesi gelir. Hatırlatmaya eklenir. Bir ücret üzerinden asla ücret alınmaz.
• Bir ücreti geri almak için faturayı açın ve Ödeme hatırlatmaları kartında yanındaki Geri al'a basın. Ücretin faturası iptal edilir.
• Tarihinden 7 günden fazla sonra ulaşılan bir adım (örneğin bir duraklatmadan sonra veya hatırlatmalar yeni açıldığında) yine de hatırlatmasını gönderir ama asla takip istemez veya ücret almaz.

Hatırlatmalar ne zaman durur

• Fatura ödendiğinde, tamamen iade edildiğinde veya iptal edildiğinde kendiliğinden dururlar.
• Faturada Bu fatura için hatırlatmaları duraklat'ı veya Müşteri bu faturaya itiraz ediyor'u (işareti kaldırana kadar hatırlatma da gecikme ücreti de yok) işaretleyin ve Kaydet'e basın.
• Müşterinin sayfasında Değiştir'e basın ve isterseniz bir bitiş tarihiyle birlikte Bu müşteri için hatırlatmaları duraklat'ı işaretleyin.
• Bir müşteri, fatura başına günde birden fazla hatırlatma almaz ve gönderim saatleriniz dışında hiç almaz.

Olup biteni takip edin

Ödeme hatırlatmaları'nda:

• Yaklaşanlar: önümüzdeki günlerde gidecekler; adımı ve takip isteyip istemediği veya ücret alıp almadığıyla birlikte.
• Gönderildi: her hatırlatma, takip ve gecikme ücreti. Arayın, türe ve tarihlere göre filtreleyin, indirmek için Excel veya PDF'e basın.
• Beklemede: itirazlı ve duraklatılmış faturalar ile duraklatılmış müşteriler.
• Rapor: adım başına gönderilen hatırlatmalar, son hatırlatmalarından sonra seçtiğiniz gün içinde kaç faturanın ödendiği, ortalama ödeme günü ve tahsil edilen tutar. İndirmek için Excel veya PDF'e basın.

Her fatura kendi hatırlatmalarını Ödeme hatırlatmaları kartında gösterir.

Tedarikçi faturaları için hatırlatmalar

1. Fatura hatırlatmaları'nı açın.
2. Ödenecek tedarikçi faturalarını ekibe hatırlat'ı işaretleyin. Son tarihten önceki gün sayısı'nı, Vade gününde de hatırlatılıp hatırlatılmayacağını ve Vadesi geçince: ertesi gün, sonra her (gün) ayarını seçin.
3. Kime hatırlatılır'ı seçin: Faturanın sorumlusu (tedarikçiyle ilgilenen kişi veya faturayı giren kişi), Tedarikçilerden satın alabilen herkes veya İkisi de.
4. Fatura başına bir e-posta yerine her faturayı listeleyen günde tek bir e-posta almak için günlük özeti işaretleyin. Kaydet'e basın.

Yaklaşanlar ve Gönderildi sekmeleri neyin planlandığını ve neyin gittiğini gösterir. Her faturanın sayfası kendi hatırlatmalarını gösterir. Fatura tamamen ödendiğinde veya iptal edildiğinde hatırlatmalar durur.

Kim ne yapabilir

Roller ve yetkiler'de, Finans altında: Faturaları görmek Ödeme hatırlatmaları'nı ve raporu açar. Ödeme hatırlatıcılarını kur bunları açar; planları, metinleri, gecikme ücretlerini ve gönderim saatlerini değiştirir ve bir müşteriye başka bir plan verir. Fatura yaz ve gönder faturaları ve müşterileri duraklatır, faturaları itirazlı olarak işaretler ve gecikme ücretlerini geri alır. Fatura hatırlatmaları Satın almaları gör yetkisini gerektirir; bunları değiştirmek Tedarikçilerden satın al yetkisini gerektirir. Her değişiklik denetim günlüğüne yazılır.