Genel muhasebe defteri: hesap planı, yevmiye fişleri ve mali raporlar

Genel muhasebe defteri, şirketinizin defterlerini doğrudan Kaam360 içinde çift taraflı kayıtla tutar. Her tutar iki kez kaydedilir: bir hesaba borç, başka bir hesaba alacak olarak; böylece defterler her zaman dengededir. Bu fişlerden Kaam360 Kâr ve zarar, Bilanço ve Mizan raporlarını hazırlar.

Açmak için Genel muhasebe defterini gör, fiş yazmak ve hesapları değiştirmek için Defterleri tut, bir dönemi kapatmak için Defterleri kapat yetkisi gerekir. Yöneticilerde ilk ikisi vardır; defterleri kapatma yetkisi, yöneticiler birine verene kadar yöneticilerde (administrator) kalır.

Hesap planı

1. Finans menüsünden Genel muhasebe defterini açın ve Hesap planını seçin.
2. İlk seferde Kaam360, çoğu muhasebe standardında olduğu gibi düzeylere ayrılmış hazır bir hesap planı verir: bir sınıf (örneğin 1 Assets), bir grup (11 Current assets), bir alt grup (111 Cash and bank) ve asıl hesaplar (1000 Bank). Sınıflar şunlardır: 1 Varlıklar, 2 Yükümlülükler, 3 Özkaynaklar, 4 Gelirler, 5 Satışların maliyeti ve 6 Faaliyet giderleri.
3. Sınıflar, gruplar ve alt gruplar başlıktır: yalnızca altındaki hesapları toplar. Kayıtlar her zaman bir hesaba gider.
4. Hesap eklemek için Hesap ekleye basın, örneğin Gider olarak 6150 Internet, ve Bağlı olduğu başlık alanında başlığı seçin. Boş bırakılırsa, türünün sınıfının altına gider.
5. Kendi grubunuzu veya alt grubunuzu eklemek için Başlık ekleye basın, örneğin 6 Operating expenses altında 631 BT giderleri.
6. Bir hesabı veya başlığı yeniden adlandırmak ya da kodunu değiştirmek için kaleme basın. Banka hesaplarınız ve kasalarınız için Bu bir banka veya kasa hesabı kutusunu işaretleyin.

Kaydı olan bir hesap kaldırılamaz: bunun yerine Arşivlendi: artık yeni fişlerde kullanılmıyor kutusunu işaretleyin, geçmişi raporlarda kalır. Kaam360'ın otomatik kayıtlarının kullandığı hesaplar (alacaklar, satışlar, vergi, banka) yeniden adlandırılabilir ama kaldırılamaz. Bir başlık, altında hiçbir şey kalmadığında kaldırılabilir.

Yevmiye fişi yazma

1. Yeni yevmiye fişine basın.
2. Tarihi seçin, bir Açıklama yazın (örneğin "Sahibi işletmeye para koydu") ve isterseniz bir Referans girin.
3. Her satırda Hesap seçin ve tutarı Borç ya da Alacak altına yazın. Başlıklar yol göstermesi için listede gri görünür, ama yalnızca hesaplar seçilebilir. Daha fazla satır için Satır ekleye basın.
4. Toplamlara bakın: fiş ancak Dengede görünürken (borçlar alacaklara eşitken) kaydedilebilir.
5. Deftere kaydete ya da sonra bitirmek için Taslak olarak kaydete basın. Taslak raporlarda hiçbir şeyi değiştirmez.

Her kayıt bir fiştir ve Kaam360 türünü satırlarından anlar:

• bir banka veya kasa hesabına para girdiğinde tahsil fişi (RV-0001);
• birinden para çıktığında tediye fişi (PV-0001);
• para yalnızca kendi banka ve kasa hesaplarınız arasında yer değiştirdiğinde virman fişi (CV-0001);
• veresiye satış gibi diğer her şey için mahsup fişi (JV-0001).

Her türün kendi boşluksuz numaraları vardır. Fiş türlerinden önce kaydedilenler JE- numaralarını korur. Yevmiye listesinde yalnızca bir türü görmek için Tüm fişler alanından türü seçin.

Kaydedilmiş fişler değiştirilemez veya silinemez. Düzeltmek için fişi açıp Ters kayıt yapa basın: Kaam360 her borç ve alacağı yer değiştirmiş yeni bir fiş kaydeder, böylece ikisi birbirini sıfırlar. Sonra doğru fişi kaydedin.

Kısaca borç ve alacak: varlıklar ve giderler borçla artar; yükümlülükler, özkaynaklar ve gelirler alacakla artar. Bankaya giren para Bank hesabında borçtur; bir satış Sales hesabında alacaktır.

Raporlar

Raporları, sonra raporu, şirketi (birden fazlaysa) ve dönemi seçin ve Göstere basın.

• Kâr ve zarar: gelirler, ardından Satışların maliyeti ve Brüt kâr, sonra diğer gelirler ve giderler, net kâr veya zararla birlikte. Hemen önceki dönemi yanında görmek için Önceki dönemle karşılaştırı işaretleyin.
• Bilanço: şirketin bir günde sahip olduğu (varlıklar), borçlu olduğu (yükümlülükler) ve sahiplerin payı (özkaynaklar). Bu mali yılın kârı ile önceki yılların kârı ayrı gösterilir, bu yüzden yıl sonu kapanış fişine hiç gerek kalmaz. Bir yıl önceki aynı günü görmek için Bir yıl öncesiyle karşılaştırı işaretleyin.
• Mizan: her hesabın bir gündeki bakiyesi, toplamları eşit olan bir borç ve bir alacak sütununda, her başlığın toplamıyla birlikte.
• Bir hesabın defteri kebiri: bir hesabın bir dönemdeki her kaydedilmiş satırı, açılış bakiyesi, yürüyen bakiye ve kapanış bakiyesiyle. Açmak için herhangi bir raporda veya hesap planında hesabın adına tıklayın. Bir başlığa tıklayınca altındaki tüm hesapların satırlarını görürsünüz.

Ne kadar ayrıntı gösterileceğini seçin: Her hesap, Alt gruplara kadar veya Yalnızca gruplar. Her başlık altındaki hesapların toplamını gösterir ve raporun toplamları hiç değişmez. Herhangi bir raporu gösterildiği gibi indirmek için Excel veya PDFye basın. Raporlar yalnızca kaydedilmiş fişleri, her şirketinkini ayrı ve o şirketin ana para biriminde sayar.

Defterlerin kapatılması

Bir dönem bittiğinde (örneğin muhasebecinizin yıl sonu kapanışından sonra) Defterlerin kapatılmasını açın, Şu tarihe kadar kapat alanında tarihi seçin ve Kaydete basın. O gün veya öncesi tarihli hiçbir fiş artık kaydedilemez veya ters kayıtla geri alınamaz. Kapalı bir dönemi yeniden açmak için daha erken bir tarih seçin (veya alanı boşaltın), bir gerekçe yazın ve Kaydete basın: gerekçe etkinlik günlüğünde tutulur. Burada ayrıca Mali yıl şu ayda başlar ayını da seçersiniz (örneğin Temmuz); bilanço ve Bu mali yıl dönemi bunu kullanır.

Otomatik kayıtlar

Kaam360 belgelerinizi deftere kendisi kaydeder, böylece hiçbir şeyi iki kez yazmazsınız. Hiç seçim yapmamış bir şirket için bu özellik Kaam360'a eklendiği günden itibaren açıldı. Defterleri kapat yetkisi olan biri değiştirebilir:

1. Genel muhasebe defterini açın ve Otomatik kayıtları seçin.
2. Şu tarihten itibaren belgeleri kaydet alanında kaydedilecek ilk günü seçin (örneğin açılış bakiyelerinizden sonraki gün) ya da otomatik kayıtları kapatmak için alanı boşaltın.
3. İsterseniz Satışlar şuraya gider, Alınan ve ödenen para şuraya gider, Tedarikçi faturaları şuraya gider alanlarını ve her gider türü için bir hesap seçin. Hazır hesap bırakılırsa Kaam360 hazır planın hesaplarını kullanır.
4. Kaydete basın. O günden itibaren belgeler hemen, sonra birkaç dakikada bir kaydedilir.

Kaydedilenler, her biri şirketin ana para biriminde dengeli bir fiş olarak:

• Gönderildiğinde bir fatura: müşterinin borcu, satış ve tahsil edilen vergi.
• Bir faturaya gelen para (ödendi olarak işaretlenen, kısmi ödeme, Şimdi öde veya yatırılan çek): bankaya bir tahsil fişi, müşterinin borcundan düşülür.
• Henüz faturalanmamış bir proje ödemesine gelen para: bankaya bir tahsil fişi, Advances from customers altında tutulur. Ödeme faturalandığında aynı fiş müşterinin borcuna geçer.
• Bir müşteri avansı: bankaya bir tahsil fişi, Advances from customers altında tutulur. Bir faturada kullanıldığında bir mahsup fişi onu faturaya aktarır; faturanın yalnızca kalanı yeni para sayılır. Avansın geri ödenmesi bir tediye fişidir.
• Bir tedarikçiye ödenen avans: bankadan bir tediye fişi, Advances paid to suppliers altında. Bir faturada kullanıldığında faturayı bankaya dokunmadan kapatır.
• Düzenlendiğinde bir alacak dekontu ve ondan iade olarak geri ödenen para.
• Bir tedarikçi faturası: gider, ödenen vergi ve tedarikçiye borcunuz; ve ona yapılan her ödeme (verilen bir çek, banka onu ödediğinde).
• Onaylandığında bir harcama (kişiye borç) ve ona geri ödendiğinde yeniden.
• Küçük kasa (petty cash): bir kasanın açılış nakdi, bankadan her ekleme, her harcama (gider hesabı ve vergisi) ve her sayım farkı, Petty cash hesabında.
• Bir Stripe ödemesiyle bankaya gelen Şimdi öde tahsilatları: önce Stripe clearing hesabına; ödemenin vardığı gün net tutar bankaya, Stripe ücretleri Bank charges hesabına geçer (bkz. Şimdi öde ile çevrimiçi tahsilat).
• Gerçekleşen bir kur farkı kârı veya zararı (belgesinin kurundan farklı bir kurla yapılan ödeme, iade veya alacak dekontu): Exchange gains and losses hesabına; Kâr ve zarar bunu Diğer gelirler altında gösterir. Yalnızca bunun eklendiği günden sonra hareket eden para için; kayıtlardaki hiçbir şey değişmez.

İlk günden önceki tarihli belgeler açılış bakiyelerinizin parçasıdır, bu yüzden kaydedilmez. O günden itibaren bunlara gelen para kaydedilir, böylece bu açılış bakiyeleri kapanır. Her kayıt kendi belgesinin tarihindeki döviz kurlarıyla çevrilir, bu nedenle defterdeki kayıtlar kurlar yenilendiğinde değişmez.

Otomatik kayıtlar yevmiyede Otomatik olarak işaretlenir ve belgelerini izler: belge değişirse, iptal edilirse veya silinirse Kaam360 kaydı düzeltir. Bunları kendiniz değiştiremez veya ters kayıt yapamazsınız; bunun yerine belgeyi değiştirin. Kapalı bir dönemdeki kayıt asla değişmez: düzeltme açık dönemde kaydedilir (açıksa belgenin tarihinde, değilse kapanış tarihinden sonraki gün; iptal edilen veya kaldırılan bir belge için fark edildiği gün).

Banka mutabakatı

Her ödemenin kayıtlı olduğunu ve hiçbir şeyin iki kez yer almadığını bilmek için defteri banka ekstrenizle karşılaştırın.

1. Genel muhasebe defterini açın ve Banka mutabakatını seçin.
2. Banka veya kasa hesabını seçin. Nakit akışı tahmininde eklediğiniz banka ve kasa hesapları hesap planında kendiliğinden görünür (Bank ve Cash altında, 1000.1 gibi kodlarla), böylece asla iki liste tutmazsınız.
3. Ekstre tarihini seçin ve Ekstre kapanış bakiyesini yazın.
4. Ekstrede görünen her satırı işaretleyin. Ekstreyle fark hâlâ eksik olanı gösterir.
5. Fark sıfır olduğunda Mutabakatı bitire basın.

Sonraki mutabakat bu ekstrenin bakiyesinden başlar. Ekstrede olup defterde henüz olmayan bir satır (banka masrafı, faiz) genellikle henüz kaydedilmemiştir: bir yevmiye fişi kaydedin, sonra işaretleyin. Önceki mutabakatlar altında sonuncusunu geri alabilirsiniz. İşaretlenmiş bir satır otomatik kayıtlarca asla yeniden yazılmaz; belgesi değişirse değişiklik düzeltme olarak kaydedilir.

Otomatik kayıtların hangi banka hesabını kullanacağını Otomatik kayıtlar içindeki Alınan ve ödenen para şuraya gider alanında seçin.

Sabit kıymetler

Ekipman, araç ve makinelerin maliyetini onları kullandığınız yıllara yayın.

1. Genel muhasebe defterini açın, Sabit kıymetleri seçin, ardından Varlık ekleye basın.
2. Ad, Satın alma tarihi, Maliyet, Ömrünün sonundaki değeri (0 olabilir) ve Faydalı ömür (ay) bilgilerini girin; örneğin beş yıl için 60.
3. Yöntemi seçin: Doğrusal her ay aynı tutarı ayırır; Azalan bakiyeler kalan değerin yıllık bir yüzdesini, yani ilk yıllarda daha fazlasını.
4. Ödendiği hesap alanında bankayı seçin (veya Accounts payable, ya da zaten sahip olduğunuz bir şey için Opening balances). Alım başka bir yolla kaydedildiyse Zaten defterde seçeneğini seçin.
5. Kaydete basın.

Kaam360 alımı ve her ay sonunda Depreciation ile Accumulated depreciation hesaplarına bir amortisman kaydı yapar; böylece bilanço varlığı kalan değeriyle gösterir. Ay ay planını görmek için bir varlığın adına tıklayın. Sattığınızda veya kayıttan düştüğünüzde onu düzenleyip Satıldı veya kayıttan düşüldü alanını doldurun: varlık defterden çıkar ve kâr ya da zarar kaydedilir.

Bütçeler

1. Genel muhasebe defterini açın ve Bütçeleri seçin.
2. Mali yılı seçin. Her gelir ve gider hesabı için ay ay bütçe girin ya da eşit dağıtmak için Tüm yıl alanına yıllık bir tutar yazın.
3. Bütçeyi kaydete basın.

Bütçenin altında Bütçe ile gerçekleşen, yılın başından bu aya kadar gerçekte olanla karşılaştırır; fark ve kullanılan yüzde de gösterilir. Şimdiye kadar bütçesinden fazla harcayan gider hesabı Bütçe aşıldı olarak işaretlenir ve fiş listesinde bir uyarı görünür.

Henüz dahil olmayanlar

Kur farkı kâr ve zararları otomatik kaydedilmez: bunları bir yevmiye fişiyle kaydedin. Kimin size ne kadar süredir borçlu olduğunu görmek için Müşteri ekstrelerini ve ödeme raporlarını kullanın (rapor sayfası da bunlara bağlantı verir); tedarikçilere borcunuz için satın alma raporlarını kullanın. Kaam360 vergi dairesine hiçbir şey beyan etmez: defterlerinizi muhasebecinizle kontrol edin.