QuickBooks veya Xero'yu bağlayın

Muhasebeciniz QuickBooks Online ya da Xero'da çalışıyorsa Kaam360, burada yaptıklarınızı ona gönderebilir: düzenlediğiniz her fatura, müşterisi, iade faturaları ve aldığınız ödemeler. Bu, yaklaşık her dakika kendiliğinden ve tek yönde olur: Kaam360'tan muhasebe programına. İsterseniz tedarikçi faturalarını, bunlara yaptığınız ödemeleri ve ekibinize geri ödediğiniz giderleri de.

Kimler kullanabilir: yöneticiler ve rolünde Muhasebe yazılımı bağla yetkisi olan herkes (bkz. Kendi rollerinizi oluşturun). Business paketinin bir parçasıdır.

1. Bağlanın

1. Ayarlar'a, ardından Muhasebe kartına (Finans altında) basın.
2. Birden fazla şirketiniz varsa önce Şirket'i seçin. Her şirket kendi QuickBooks şirketini ya da Xero kuruluşunu bağlar.
3. QuickBooks'u ya da Xero'yu bağlama düğmesine basın.
4. QuickBooks'ta ya da Xero'da oturum açın, şirketinizi seçin (Xero'da kuruluşunuzu işaretleyin) ve Bağla ya da Allow access'e basın.
5. Kaam360'a dönersiniz. Xero'da oturumunuz birkaç kuruluşa erişiyorsa doğru olanı seçin ve Bu kuruluşu kullan'a basın.

Örneğin birinden diğerine geçerken ikisini birden bağlayabilirsiniz. Her biri her şeyi alır.

2. Eşleştirmeleri seçin

Bağlandıktan hemen sonra Eşleştirme ve ayarlar açılır (istediğiniz zaman yeniden açabilirsiniz):

1. Satış hesabı (Xero) ya da Ürün veya hizmet (QuickBooks): fatura satırlarının gideceği yer. QuickBooks'ta ürünün gelir hesabı kullanılır.
2. Ödemeler için banka hesabı: aldığınız ödemelerin kaydedildiği yer.
3. Şu tarihten itibaren düzenlenen belgeleri gönder: daha eski belgelere dokunulmaz, çünkü genellikle zaten defterlerinizdedir. Bu ayın ilk gününden başlar.
4. Alınan ödemeleri gönder (kısmi ve çevrimiçi ödemeler dahil), İade faturalarını ve nerede kullanıldıklarını gönder ve QuickBooks'ta (ya da Xero'da) tamamen ödenen faturaları Kaam360'ta ödendi olarak işaretleme seçeneklerini işaretleyin ya da işaretlerini kaldırın.
5. Vergi oranları altında her Kaam360 vergi oranınız için muhasebe programındaki eşleşen oranı, ayrıca Vergi yok ve Tek vergi oranlı eski faturalar için birer oran seçin. Kaam360 bir eşleşme önerir (Önerilen olarak işaretlenir): kontrol edin.
6. Kaydet'e basın. Gönderim bir dakika içinde başlar.

3. Neler gönderilir

• Müşteriler: ada göre (Xero'da e-posta adresine göre de) eşleştirilir; yoksa müşteri eklenir.
• Faturalar, düzenlenir düzenlenmez (gönderildiğinde ya da gönderildi olarak işaretlendiğinde), taslaklar asla. Numarası, tarihleri, referansı, satırları, vergisi ve para birimiyle. Toplamlar, kuruşuna kadar Kaam360'takiyle aynıdır.
• İade faturaları ve kullanıldıkları faturalar.
• Kısmi ödemeler ve çevrimiçi ödemeler dahil Alınan ödemeler. Bir ödeme Kaam360'ta kaldırılırsa orada da kaldırılır. Stripe'ta yapılan bir para iadesi oradaki ödemeyi azaltır ya da kaldırır; böylece yeniden açılan bir fatura orada da açık olur (iadenin kendisi orada iade olarak kaydedilmez: gerekiyorsa muhasebe programınızda kaydedin).
• İptal edildi faturalar ve iade faturaları orada da iptal edilir (QuickBooks'ta iptal edilen iade faturası silinir).
• Hiçbir şey iki kez gönderilmez: Kaam360 her kaydın neye dönüştüğünü hatırlar ve bir fatura eklemeden önce aynı numaralı bir fatura arar.
• Bir fatura doğrudan QuickBooks'ta ya da Xero'da tamamen ödendiyse Kaam360 onu burada bir kez ödendi olarak işaretler (kutu işaretliyse). Etkinlik günlüğü bunu belirtir.

Faturalar ve giderler

Eşleştirme ve ayarlar içindeki Faturalar ve giderler altında harcadıklarınızı da gönderebilirsiniz. İkisi de siz işaretleyene kadar kapalıdır:

1. Tedarikçi faturalarını ve ödemelerini gönder kutusunu işaretleyin. Her tedarikçi oraya eklenir (QuickBooks'ta tedarikçi olarak; aynı adda bir müşteri zaten varsa adı "Ad (supplier)" olur) ve her fatura numarası, tedarikçinin referansı, tarihleri, satırları, kargo ücreti, vergisi ve para birimiyle gönderilir. Bir faturaya kaydettiğiniz ödemeler fatura ödemesi olarak gönderilir; silinen bir ödeme orada da silinir, iptal edilen bir fatura silinir (QuickBooks) veya iptal edilir (Xero).
2. Giderleri kişiye geri ödendikten sonra gönder kutusunu işaretleyin. Bir gider, geri ödendi olarak işaretlendiğinde gönderilir: QuickBooks'ta satın alma (Expense), Xero'da para çıkışı işlemi (Spend Money) olarak, geri ödenen tutarla ve kişinin adıyla. Geri ödeme geri alınırsa orada silinir.
3. Gider hesabını seçin: fatura satırları ve kendi hesabı olmayan gider türleri oraya gider.
4. Faturaların ve giderlerin ödendiği banka hesabını seçin.
5. Faturalar ve giderlerdeki vergi altında faturalarda kullanılan her oran, vergisiz ve giderlerdeki vergi için eşleşen alış vergi oranını seçin.
6. Gider türü altında her gider türüne (örneğin Seyahat) kendi hesabını verebilirsiniz. Ana hesabı kullanmak için Yukarıdaki gider hesabını bırakın.
7. Kaydet'e basın.

4. İzleyin

Her programın kartı en son ne zaman eşitlendiğini, Son bir günde gönderilen'leri, Bekliyor ve Başarısız olanları gösterir.

• Şimdi eşitle, bekleyenleri hemen gönderir.
• Eşitleme kaydı, her kaydı durumuyla listeler. Yalnızca başarısız olanları, muhasebe programının kendi açıklamasıyla (örneğin kilitli bir dönem ya da eksik bir vergi oranı) görmek için Yalnızca sorunlar'ı işaretleyin.
• Bir hata 1, 5 ve 30 dakika, 2 saat ve 12 saat sonra kendiliğinden yeniden denenir. Bundan sonra sizi bekler: nedeni düzeltin, ardından satırdaki Yeniden dene'ye ya da Başarısız olanların hepsini yeniden dene'ye basın. Eşleştirme ve ayarlar'ı kaydetmek de başarısız olan her şeyi yeniden dener.
• Gönderimi duraklat gönderimi bir süreliğine durdurur; Gönderimi sürdür kaldığı yerden devam eder.

Bağlantıyı kesin

Bağlantıyı kes'e (onaylamak için iki kez) basın. Kaam360, QuickBooks'taki ya da Xero'daki iznini geri çeker ve anahtarlarını unutur. Zaten gönderilenler muhasebe programınızda kalır. Aynı şirketi daha sonra yeniden bağlarsanız hiçbir şey iki kez gönderilmez.

Bir sorun olursa

• Henüz kullanılamıyor: Kaam360'ı işletenler o programı henüz açmadı. Desteğe sorun.
• Yeniden bağlanmalı: izin sona erdi (QuickBooks'ta 100 gün, Xero'da 60 gün kullanılmadığında) ya da biri muhasebe programında izni geri çekti. Yeniden bağla'ya basın; zaten gönderilenler iki kez gönderilmez.
• Eşitleme kaydı'ndaki bir satır bir vergi oranının eşleşmediğini söylüyorsa: Eşleştirme ve ayarlar'daki Vergi oranları altında onu seçin ve Kaydet'e basın.
• Muhasebeciniz için yalnızca bir dosya mı gerekiyor? Hâlâ çalışan indirme (bir tablo ya da Xero veya QuickBooks için bir dosya) için bkz. Fatura oluşturun ve gönderin.