Escreva propostas com seções e modelos

Uma cotação pode ser um preço curto de uma página, ou uma proposta completa feita de seções: uma capa, a apresentação da sua empresa, o escopo do trabalho módulo a módulo, uma ou mais tabelas de preços, as condições de pagamento, seus termos e condições e como falar com você. Cada parte é escrita uma vez como modelo e reutilizada em qualquer cotação.

1. Prepare seus modelos (uma vez)

1. No menu Vendas, abra Modelos de proposta.
2. Na aba Secções, pressione Adicionar as seções de sempre. O Kaam360 adiciona as seções de sempre, cada uma com um pequeno exemplo: capa, sobre nós, escopo do trabalho, custos de implantação do software, custos de hospedagem em nuvem, suporte contínuo, condições de pagamento, despesas extras, ferramentas e tecnologias, treinamento e período de implantação, outros termos e condições, e fale conosco.
3. Pressione uma seção para abri-la, escreva com suas próprias palavras e pressione Salvar. O editor funciona como um processador de texto: títulos, negrito, listas, tabelas e cores. Pressione Imagem na barra de ferramentas, escolha uma imagem, onde ela fica (à esquerda ou à direita do texto, no meio ou na largura toda) e o tamanho, e pressione Inserir a imagem.
4. Marque “Adicionar a cada nova proposta” nas seções que você usa sempre. Pressione Nova seção para uma seção sua.
5. Se você trabalha para mais de uma empresa, escolha a empresa de cada modelo: um “Sobre nós” para cada empresa, por exemplo. Modelos para todas as empresas aparecem em todo lugar.

2. Escreva seus módulos de escopo do trabalho

1. Na aba Módulos do escopo do trabalho, pressione Novo módulo.
2. Dê um título (por exemplo Folha de pagamento), um grupo opcional (por exemplo RH) e liste o que ele cobre.
3. Pressione Salvar. Cada proposta lista então só os módulos escolhidos, cada um com seu próprio título.

3. Monte a proposta numa cotação

1. Abra uma cotação em Cotações (ou crie uma a partir de um negócio) e pressione Editar.
2. Em Seções da proposta, pressione Adicionar as seções de sempre, ou escolha seções em + Adicionar uma seção dos modelos…, ou comece uma em + Adicionar uma seção vazia….
3. Abra uma seção para adaptar o texto a este cliente. As mudanças ficam nesta cotação; o modelo não muda.
4. Na seção do escopo do trabalho, escolha módulos em + Adicionar um módulo dos modelos….
5. Use as setas para mudar a ordem e o X para remover uma seção. Escolha a aparência da Capa (clássica, faixa colorida ou logo grande).

4. Preços: únicos, recorrentes e incluídos

Na lista de itens, a coluna Faturamento diz como cada item é cobrado:

• Único: pago uma vez. Só os itens únicos formam o total da cotação e suas condições de pagamento.
• Recorrente: cobrado todo mês, trimestre ou ano, como hospedagem ou suporte. Aparecem com seu período e a soma vem abaixo dos itens, mas não entram no total.
• Incluídas: listado sem preço, como backups que vêm com a hospedagem.

Quando a proposta tem seções de preços (por exemplo “Custos de implantação do software” e “Custos de hospedagem em nuvem”), a coluna Seção diz em qual tabela de preços cada item aparece. Cada tabela tem seu próprio total no PDF.

5. Termos e condições

Termos e condições é escrito com o mesmo editor, então pode ter títulos, listas e tabelas. Escolha em Usar um modelo… um modelo salvo de “Outros termos e condições” para começar por ele.

6. O PDF

Pressione Baixar PDF na cotação. Com seções, o PDF é uma proposta: uma capa com seu logo, o cliente, o número e a data da cotação e quem a envia, um sumário a partir de três seções, e depois cada seção em ordem, com as tabelas de preços e as condições de pagamento onde você as colocou. Sem seções, a cotação mantém o layout habitual de uma página.