Controlar estoque: o que você tem, onde e quando repor

Se você vende mercadorias, o Kaam360 pode acompanhar quantas unidades de cada item você tem e onde. O estoque cai sozinho quando você entrega a um cliente e sobe quando chegam mercadorias de um fornecedor. Quando necessário, você o corrige e conta à mão, move entre locais, e é avisado quando um item está acabando. As páginas ficam no módulo Inventário: Estoque, Movimentos de estoque e Armazéns.

Escolha os itens a controlar

O estoque é mantido para os itens da sua lista de Produtos (em Vendas). Serviços e outros itens nunca são contados.

1. Abra Estoque e clique em Controlar um item.
2. Escolha o item. Digite quantos você tem agora em Em estoque agora (opcional): isso é registrado como uma contagem.
3. Digite um Nível de reposição se quiser ser avisado quando o estoque ficar baixo, e o Custo de uma unidade.
4. Clique em Começar a controlar.

A partir de agora, cada linha de pedido de venda e de pedido de compra escolhida em Produtos movimenta o estoque. Uma linha digitada por você (não escolhida da lista) não movimenta.

O que a página Estoque mostra

Para cada item controlado:

• Em mãos: quantos há em todos os seus locais juntos. Abaixo do nome você vê quantos há em cada local, quando há mais de um.
• Comprometido: quantos os pedidos de venda confirmados ainda precisam entregar.
• Disponível: em mãos menos comprometido: o que você ainda pode prometer.
• Nível de reposição e Valor ao custo (em mãos vezes o custo de uma unidade, na sua moeda principal).

Itens no nível de reposição ou abaixo são marcados como Baixo, e itens abaixo de zero como Abaixo de zero. Marque Só estoque baixo para ver apenas esses. Clique em Exportar para o Excel para baixar a lista. Clique em um item para abrir a página dele: o estoque em cada local, os pedidos de venda a que está prometido, as configurações e todo o histórico.

Como o estoque se move sozinho

• Entregar: quando você salva uma entrega de um pedido de venda, as quantidades entregues saem do local padrão. Desfazer entrega as devolve. Com mais de um local, escolha outro em Do armazém no formulário de entrega.
• Receber: quando você clica em Receber mercadorias num pedido de compra, as quantidades que chegaram entram no local padrão. Remover um recebimento de mercadorias as tira de novo. Com mais de um local, escolha outro em Para o armazém no formulário.
• Custo: cada vez que chegam mercadorias de um pedido de compra, o custo de uma unidade passa a ser a média entre o que você tinha e o que chegou (ao preço do pedido após o desconto, na sua moeda principal).

Corrigir, contar e mover estoque

Você precisa da permissão Gerenciar estoque. Em Estoque, ou na página de um item:

1. Clique em Corrigir estoque para adicionar estoque encontrado ou retirar estoque danificado ou perdido. Digite a alteração (por exemplo 5 ou -5) e diga o motivo.
2. Clique em Contar estoque depois de contar as prateleiras. Digite quantos você realmente tem: o Kaam360 registra a diferença.
3. Clique em Mover estoque para levar mercadorias de um local para outro, por exemplo do armazém para uma loja.

Cada um recebe uma referência (ADJ-0001 para correções e contagens, TR-0001 para movimentos) e fica no histórico com a data, a nota e quem fez.

Movimentos de estoque

Movimentos de estoque lista cada alteração de estoque, mais recente primeiro: entregas, mercadorias recebidas, correções, contagens e movimentos entre locais, com o estoque que ficou depois de cada um e quem o fez. Filtre por tipo, local e datas, pesquise por item, referência ou nota, e clique em Exportar para o Excel. Clique no número de uma nota de entrega ou de um recebimento para abrir o documento de onde ele veio.

Armazéns e outros locais

Abra Armazéns para listar os lugares onde você guarda estoque: um armazém, uma loja, uma van. O Kaam360 começa com um chamado Main warehouse. Clique em Novo local para adicionar outro. Um local é o Padrão: as mercadorias recebidas e entregues entram e saem dele. Um local com estoque não pode ser desativado: mova o estoque antes. Os formulários de entrega e de recebimento de mercadorias começam com o local padrão, e você pode escolher outro ali.

Quando o estoque ficaria abaixo de zero

Também em Armazéns, escolha o que acontece quando uma entrega, uma correção, um movimento ou um recebimento removido deixaria o estoque abaixo de zero:

• Permitir, mas avisar (a escolha habitual): o formulário de entrega avisa antes, o movimento é marcado como Abaixo de zero no histórico e as pessoas que gerenciam o estoque são avisadas.
• Permitir sem aviso: para empresas que entregam antes de lançar a entrada das mercadorias.
• Recusar: a entrega (ou outro movimento) só é salva quando houver estoque suficiente.

Alertas de estoque baixo

Uma vez por dia o Kaam360 verifica os itens que têm nível de reposição. Quando o estoque de um item cai a esse nível ou abaixo, todos que podem gerenciar estoque são avisados no sino de notificações e por email. Você é avisado uma vez cada vez que ele cai: quando o estoque volta a ficar acima do nível (por exemplo, depois que chegam mercadorias), a próxima queda é avisada de novo.

Quem pode fazer o quê

Em Funções e permissões, em Inventário: Ver estoque abre as páginas. Gerenciar estoque escolhe os itens controlados, os níveis de reposição e os custos, corrige, conta e move estoque, cuida dos locais e da opção acima, e recebe os alertas de estoque baixo. Os gerentes têm as duas desde o início. O inventário faz parte dos planos que incluem Vendas.