Formulários de tarefa: deixe as pessoas enviarem solicitações que viram tarefas

Um formulário de tarefa é um formulário de solicitação. Toda vez que alguém o preenche, o Kaam360 cria uma tarefa no projeto que você escolheu, coloca as respostas nos campos da tarefa e avisa as pessoas certas. Use-o para pedidos de TI, pedidos de design, relatos de bugs, pedidos de mudança de clientes e tudo o mais que chega como "você poderia, por favor...".

Crie um formulário

1. Clique em Formulários de tarefa no módulo Gestão de projetos do menu e depois em Novo formulário. (Ou abra um projeto, clique nos três pontos no topo e escolha Formulários de tarefa.)
2. Dê ao formulário um nome (só a sua equipe o vê) e o título que as pessoas veem.
3. Em Quem pode preencher, escolha Qualquer pessoa com o link para pessoas de fora da equipe, ou Somente pessoas conectadas ao seu Kaam360 para a sua própria equipe.
4. Marque Oferecer também aos clientes no portal do cliente do projeto se os seus clientes devem usá-lo no portal deles.
5. Escolha se quer pedir o nome e o e-mail de quem envia e se as pessoas podem anexar arquivos.

Adicione as perguntas

1. Cada pergunta tem uma opção Preenche: o nome da tarefa, a descrição, a prioridade, a data de início, o prazo, as horas estimadas ou um dos seus campos personalizados de tarefa.
2. Uma pergunta deve preencher o nome da tarefa. Se nenhuma preencher, a tarefa recebe o nome do formulário e de quem enviou.
3. Respostas que não preenchem nada são listadas na descrição da tarefa, então nada se perde.
4. Escolha o tipo de resposta (texto curto, texto longo, número, data, lista suspensa, caixa de seleção, endereço de e-mail ou telefone). Uma pergunta que preenche um campo assume sozinha o tipo e as opções desse campo.
5. Use as setas para mudar a ordem e marque Resposta obrigatória nas perguntas que precisam ser respondidas.

Escolha como a tarefa vai ficar

• Projeto e Lista de tarefas: para onde vão as tarefas. Tipo: o tipo de tarefa, por exemplo Solicitação ou Bug.
• Prioridade e Prazo de quantos dias após a chegada: usados quando nenhuma pergunta os pede.
• Para quem vai a tarefa: ninguém, sempre a mesma pessoa, Rodízio entre pessoas (uma depois da outra) ou o responsável pelo projeto.
• Avisar o responsável pelo projeto sobre cada nova solicitação e Enviar a quem enviou uma cópia por e-mail do que foi enviado.

Clique em Salvar.

Compartilhe o formulário

1. Depois de salvar, o lado direito mostra o Link do formulário e, para um formulário público, o Código para colar no seu site.
2. Clique em Copiar o link e envie-o, ou cole o código no seu site.
3. Para dar ao formulário uma senha ou uma data de término, clique em Compartilhar com um link (veja Links de compartilhamento).

No portal do cliente

Os clientes veem o formulário em Enviar uma solicitação no portal quando ele é oferecido no portal e o link ou o usuário-cliente deles tem permissão para enviar solicitações (marque Permitir que o cliente envie solicitações no link do portal, ou Enviar solicitações para um usuário-cliente). A solicitação vira uma tarefa no projeto deles.

Veja o que chegou

Abra o formulário e clique em Respostas. Você vê quem enviou cada resposta, quando, por qual caminho (o formulário, o portal do cliente ou um link de compartilhamento) e a tarefa que ela gerou. Clique em Baixar CSV para ter uma planilha. Na própria tarefa, um quadro Chegou por um formulário mostra o mesmo.

Quando o projeto do formulário usa a Triagem, uma resposta espera na triagem até alguém aceitá-la, e só então vira tarefa.

Proteção contra spam

Formulários públicos têm uma armadilha escondida para robôs, limitam quantas solicitações um visitante e um formulário podem enviar por hora, recusam solicitações cheias de endereços web e recusam programas e arquivos grandes demais. Nada de enigmas para as pessoas resolverem.

Se algo der errado

• O formulário diz que não está disponível: ele está desativado. Abra-o e marque O formulário está ativo.
• Os clientes não o veem no portal: o formulário precisa ser oferecido no portal e o link do portal (ou o usuário-cliente) precisa ter permissão para enviar solicitações.
• As respostas vão para o lugar errado: confira Projeto e Lista de tarefas e qual pergunta preenche qual campo.