Aufgabenformulare: Anfragen, die zu Aufgaben werden

Ein Aufgabenformular ist ein Anfrageformular. Jedes Mal, wenn jemand es ausfüllt, erstellt Kaam360 eine Aufgabe im gewählten Projekt, trägt die Antworten in die Felder der Aufgabe ein und informiert die richtigen Personen. Nutzen Sie es für IT-Anfragen, Designwünsche, Fehlermeldungen, Änderungswünsche von Kunden und alles, was mit "Könnten Sie bitte..." beginnt.

Ein Formular erstellen

1. Drücken Sie im Menü im Modul Projektmanagement auf Aufgabenformulare und dann auf Neues Formular. (Oder öffnen Sie ein Projekt, drücken oben auf die drei Punkte und wählen Aufgabenformulare.)
2. Geben Sie dem Formular einen Namen (nur Ihr Team sieht ihn) und den Titel, den andere sehen.
3. Wählen Sie unter Wer es ausfüllen kann entweder Jeder mit dem Link für Personen außerhalb Ihres Teams oder Nur bei Ihrem Kaam360 angemeldete Personen.
4. Kreuzen Sie Auch Kunden im Kundenportal des Projekts anbieten an, wenn Ihre Kunden es in ihrem Portal nutzen sollen.
5. Legen Sie fest, ob nach Name und E-Mail gefragt wird und ob Dateien angehängt werden dürfen.

Fragen hinzufügen

1. Jede Frage hat die Auswahl Füllt aus: den Aufgabennamen, die Beschreibung, die Priorität, das Start- oder Fälligkeitsdatum, die geschätzten Stunden oder eines Ihrer eigenen Felder für Aufgaben.
2. Eine Frage sollte den Aufgabennamen ausfüllen. Sonst wird die Aufgabe nach dem Formular und dem Absender benannt.
3. Antworten ohne Feld stehen in der Beschreibung der Aufgabe, damit nichts verloren geht.
4. Wählen Sie die Art der Antwort (kurzer oder langer Text, Zahl, Datum, Auswahlliste, Kontrollkästchen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer). Eine Frage, die ein Feld ausfüllt, übernimmt dessen Art und Auswahl selbst.
5. Ändern Sie die Reihenfolge mit den Pfeilen und kreuzen Sie Antwort erforderlich an, wo nötig.

Festlegen, wie die Aufgabe aussieht

• Projekt und Aufgabenliste: wohin die Aufgaben gehen. Typ: zum Beispiel Anfrage oder Fehler.
• Priorität und Fällig so viele Tage nach Eingang: gelten, wenn keine Frage danach fragt.
• An wen die Aufgabe geht: niemand, immer dieselbe Person, Im Wechsel zwischen Personen oder der Projektverantwortliche.
• Den Projektverantwortlichen über jede neue Anfrage informieren und Dem Absender eine Kopie seiner Angaben mailen.

Drücken Sie Speichern.

Das Formular teilen

1. Nach dem Speichern zeigt die rechte Seite den Link und bei einem öffentlichen Formular den Code zum Einfügen auf Ihrer Website.
2. Drücken Sie Link kopieren und senden Sie ihn, oder fügen Sie den Code in Ihre Website ein.
3. Für ein Passwort oder ein Enddatum drücken Sie Per Link teilen (siehe Freigabelinks).

Im Kundenportal

Kunden sehen das Formular unter Anfrage senden in ihrem Portal, wenn es im Portal angeboten wird und ihr Link oder Kundenbenutzer Anfragen senden darf. Ihre Anfrage wird zu einer Aufgabe in ihrem Projekt.

Sehen, was eingegangen ist

Öffnen Sie das Formular und drücken Sie Antworten: wer, wann, über welchen Weg (Formular, Kundenportal oder Freigabelink) und welche Aufgabe entstand. CSV herunterladen liefert eine Tabelle. Die Aufgabe selbst zeigt Über ein Formular eingegangen.

Wenn das Projekt des Formulars Triage nutzt, wartet eine Antwort in Triage, bis jemand sie annimmt, und wird erst dann zur Aufgabe.

Schutz vor Spam

Öffentliche Formulare haben eine versteckte Falle für Roboter, begrenzen Anfragen pro Besucher und Formular pro Stunde, lehnen Anfragen voller Webadressen ab und nehmen keine Programme oder zu großen Dateien an.

Wenn etwas nicht klappt

• Das Formular ist nicht verfügbar: Es ist ausgeschaltet. Kreuzen Sie Das Formular ist an an.
• Kunden sehen es nicht im Portal: Es muss im Portal angeboten werden und der Link muss Anfragen erlauben.
• Die Antworten landen am falschen Ort: Prüfen Sie Projekt und Aufgabenliste und welche Frage welches Feld ausfüllt.