Links de compartilhamento: mostre um projeto, tarefa, página ou documento a pessoas sem conta

Um link de compartilhamento é um endereço web privado que mostra uma única coisa, somente para leitura, a alguém sem conta: um projeto (como quadro, lista, gráfico de Gantt, tabela ou painel), uma tarefa, uma página da wiki, um documento do projeto, um formulário de tarefa ou uma revisão de arquivo. Ele mostra só o que você marcar, e nada mais da sua organização.

Compartilhe algo

1. Encontre o que quer compartilhar:- um projeto: abra-o, clique nos três pontos no topo e escolha Compartilhar com um link;- uma tarefa: abra-a e clique no ícone de compartilhar no topo;- uma página da wiki: abra-a, clique nos três pontos e escolha Compartilhar com um link;- um documento: abra a aba Documentos do projeto e clique no ícone de compartilhar ao lado do arquivo;- um formulário de tarefa: abra-o e clique em Compartilhar com um link;- uma revisão de arquivo: abra-a e clique no ícone de compartilhar no topo (veja Revisão de arquivos);- uma gravação: abra-a e clique em Compartilhar com um link (veja Gravações).
2. Clique em Novo link e dê a ele um nome que só a sua equipe vê, por exemplo para quem ele é.
3. Para um projeto, marque as Visualizações que as pessoas podem abrir.
4. Em Mostrar também, escolha se aparecem os responsáveis, as descrições, as horas e (com a permissão de ver custos) o custo das horas. Para uma tarefa, você também pode mostrar os comentários.Para uma revisão de arquivo, marque Ver os comentários já feitos, e marque Comentar o arquivo para deixar o visitante fixar comentários com o nome que ele digitar (e aprovar ou pedir mudanças, quando a aprovação do cliente for pedida).
5. Escolha, se quiser, um Último dia em que funciona e uma Senha (6 caracteres ou mais).
6. Clique em Criar o link e depois em Copiar o endereço. Ele aparece só uma vez, por segurança; se você o perder, crie um novo link.

O que os visitantes veem

Os visitantes abrem o endereço em qualquer navegador. Com senha, eles a digitam uma vez. Eles veem as visualizações que você permitiu, com um aviso de que a página é somente leitura. Custos, campos personalizados, outros projetos e tudo o que você não marcou nunca aparecem. Os mecanismos de busca são instruídos a não listar essas páginas. Na vista Gantt, os marcos do projeto ficam numa linha própria no topo, como losangos nas suas datas: roxos enquanto ainda estão por vir, verdes quando concluídos e vermelhos quando a data já passou.

Acompanhe e altere seus links

• No painel de compartilhamento, cada link mostra se está funcionando, a data de término, quantas visitas teve e quando. Clique em Visitas para ver a lista de visitas (quando, o que foi visto, de qual site o visitante veio).
• Clique em Alterar para mudar o que ele mostra, a data de término ou a senha (uma nova senha é pedida de novo a todos os visitantes).
• Clique em Desativar para interrompê-lo na hora. Um link desativado pode então ser removido.
• Links de compartilhamento, no módulo Gestão de projetos do menu, lista todos os links da sua organização. Pesquise, filtre (funcionando, com senha, nunca aberto, desativado), ordene e clique em Baixar CSV.

Se algo der errado

• O visitante vê "Este link não está ativo": o link foi desativado, passou do último dia ou o que foi compartilhado foi excluído.
• Uma página da wiki não pode ser compartilhada: só páginas publicadas podem ser compartilhadas, por quem pode escrever no espaço da página.
• Os custos não podem ser marcados: mostrar custos exige a permissão de ver custos do projeto, e as horas também precisam ser mostradas.