Scope Guard: acabe com o trabalho gratuito fora do contrato

O Scope Guard ajuda as equipas de serviços a serem pagas pelo trabalho extra. Num projeto com um contrato assinado, o Kaam360 compara o trabalho novo com o que o contrato cobre e avisa a sua equipa quando algo fica de fora. O seu cliente não vê nada disto.

O que é verificado

• O trabalho novo que espera na Triagem, as tarefas que o seu cliente pede na aba Solicitações do cliente do projeto e os pedidos de clientes sobre o projeto são verificados sozinhos em poucos minutos.
• Qualquer tarefa pode ser verificada quando pedir: abra a tarefa e carregue em Verificar contra o contrato na caixa Scope Guard.

Cada trabalho recebe uma pequena etiqueta:

• Dentro do âmbito: o contrato cobre-o. A cláusula é mostrada, por exemplo «Schedule A, A3, page 9».
• Fora do âmbito: o contrato exclui-o. O motivo e a cláusula são mostrados.
• Pouco claro: o contrato não o diz claramente. Uma pessoa deve decidir.

Quando a sua organização tem o assistente de IA ligado, a IA compara o trabalho com o contrato e tem de citar a cláusula em que se baseia: uma resposta sem cláusula é mostrada como Pouco claro. Sem a IA, o Kaam360 compara as palavras do trabalho com os entregáveis e as exclusões do contrato. Só diz Fora do âmbito quando uma exclusão do contrato nomeia o trabalho; caso contrário diz Pouco claro.

Mudar um veredito

1. Carregue em Mudar o veredito na caixa Scope Guard.
2. Escolha Dentro do âmbito, Fora do âmbito ou Pouco claro e escreva porquê.
3. Carregue em Salvar. O seu nome, o seu motivo e o veredito anterior ficam guardados e são escritos na Atividade do projeto e no registo de auditoria.

Precisa do direito de editar projetos para verificar trabalho, mudar um veredito ou criar um pedido de alteração.

Um pedido de alteração num clique

1. Num trabalho Fora do âmbito ou Pouco claro, carregue em Criar um pedido de alteração. Na aba Alterações do projeto também pode marcar vários trabalhos e carregar uma só vez em Criar um pedido de alteração para todos.
2. O Kaam360 preenche o título e os detalhes a partir do trabalho, e:- as Horas extras: a mediana das horas que tarefas semelhantes concluídas realmente levaram, senão a estimativa do próprio trabalho. Se nada semelhante foi concluído antes, escreva a sua estimativa em Horas extras.- o Preço adicional: as horas vezes a taxa de faturação do projeto. A taxa é a média das pessoas previstas na aba Recursos do projeto, senão a média das taxas de faturação próprias das pessoas do projeto. O formulário diz qual foi usada. As taxas de faturação só são mostradas a quem pode ver os custos do projeto; os outros escrevem o preço.- os Dias extras na data de término: as horas em dias úteis, arredondadas para cima.
3. Mude o que quiser e carregue em Salvar como rascunho.
4. Depois siga os passos habituais na aba Alterações: Enviar ao cliente, registar a resposta e Faturar. Veja Gerencie mudanças, orçamento e o encerramento de um projeto.

Quando o cliente aprova, o valor do contrato e a data de término são atualizados como de costume, e o trabalho que ainda não era uma tarefa (um item da Triagem, uma solicitação do cliente ou um pedido de cliente) é acrescentado ao plano, numa lista de tarefas chamada «Change requests».

Trabalho gratuito

A caixa Trabalho gratuito, nas abas Alterações e Custos do projeto, mostra as horas registadas em trabalho marcado Fora do âmbito que nenhum pedido de alteração aprovado cobre ainda. Quem pode ver os custos do projeto vê também quanto valem essas horas: cada hora à taxa de faturação de quem a registou (senão à taxa habitual do projeto). O Portfólio mostra o mesmo número na coluna Trabalho gratuito.

Para o reduzir, crie um pedido de alteração para esse trabalho, ou marque o trabalho Dentro do âmbito se o contrato o cobrir.

Compromissos do contrato

Na aba Alterações, Compromissos do contrato lista o que o contrato promete, segundo o resumo: entregáveis e marcos com as suas datas, tempos de resposta e cláusulas de penalização. Cada entregável ou marco mostra quantas das suas tarefas estão concluídas e se está No rumo certo, Em risco (vence dentro de duas semanas e está atrasado), Atrasado ou Concluído. Uma cláusula de penalização mostra quanto pode custar quando o contrato dá um valor ou uma percentagem do valor do contrato (só para quem pode ver os custos do projeto).

O responsável do projeto é avisado no sino quando um compromisso está em risco ou atrasado, no máximo uma vez por dia para cada compromisso.

Se algo correr mal

• Não há caixa Scope Guard: o projeto não tem um contrato assinado. O Scope Guard funciona para projetos criados ao assinar um contrato na página Contratos.
• Quase tudo está Pouco claro: o Kaam360 tem pouco com que comparar. Escreva os entregáveis e o que não está incluído nas notas do contrato, ou reveja e guarde o resumo com Plano a partir do contrato.
• Nenhum preço é preenchido: não há taxa de faturação definida para as pessoas do projeto, ou não pode ver os custos do projeto. Escreva o preço.