Use o painel, os relatórios e os documentos do CRM

Três páginas da seção CRM ajudam você a ver o quadro completo: Painel do CRM, Relatórios do CRM e Documentos do CRM.

Painel do CRM

Abra o Painel do CRM. Ele tem três partes, e cada número aparece uma única vez. O painel é para consulta; para adicionar leads ou negócios use Leads e Negócios.

Resultados de vendas: escolha um período no canto superior direito (Este mês, Últimos 30 dias, Este trimestre, Este ano ou Último ano).

• Oito blocos: Valor ganho, Negócios ganhos, Taxa de sucesso, Média dos negócios ganhos, Leads adicionados, Taxa de conversão, Dias para ganhar (média) e Cotações aceitas. As setas comparam com o período de mesmo tamanho imediatamente anterior: verde é melhor, vermelho é pior. Os valores aparecem na sua própria moeda de exibição.
• Meta de vendas: clique no ícone de bandeira, digite um valor e clique em Salvar. Marque Usar para todos os meses para manter a mesma meta todo mês. Deixe a caixa vazia e salve para remover a meta. O bloco Valor ganho mostra o progresso em relação à meta (e, para este mês, quanto é preciso por dia). Só quem pode editar o CRM pode mudá-la.
• Abaixo: Valor ganho por mês (sua meta aparece como linha tracejada), Leads por mês, Resultados por pessoa, De onde vêm os leads e Por que os negócios foram perdidos. Clique em Exportar para o Excel para baixar esses números.

Funil e acompanhamento (a situação de agora):

• Quatro blocos: Funil aberto, Previsão ponderada (cada negócio contado pela chance de ganho da sua etapa), Cotações aguardando resposta e Atividades atrasadas. Clique em um bloco para abrir a página por trás dele.
• Precisa de atenção: negócios abertos que passaram da data prevista de fechamento, negócios abertos que ninguém toca há três semanas e leads novos que esperam há três dias sem ninguém trabalhar neles. Os maiores vêm primeiro.
• Funil aberto por etapa e Previstos para fechar (negócios abertos pelo mês em que devem fechar).

Atividades e novos leads: Minhas atividades abertas, Reuniões e ligações desta semana, Leads abertos por status e Leads mais recentes.

Relatórios do CRM

Para os relatórios prontos e os relatórios que você mesmo cria, veja Gere e crie relatórios do CRM.

Documentos do CRM

1. Abra Documentos do CRM. Ele lista a biblioteca do seu CRM e todos os arquivos anexados a um lead, cliente, negócio, cotação ou contrato.
2. Clique em Enviar arquivos para adicionar folhetos, tabelas de preços ou modelos. Digite antes uma categoria, se quiser, por exemplo Folheto. Cada arquivo pode ter até 25 MB.
3. Use a caixa de pesquisa, ou a lista no topo para mostrar só a biblioteca, os arquivos de cotações ou os arquivos de contratos.
4. Clique no nome de um arquivo ou no ícone de download para abri-lo. Quem adicionou o arquivo, ou qualquer pessoa que pode excluir no CRM, pode removê-lo pelo ícone de lixeira. Os arquivos de cotações e contratos são removidos nas páginas deles.

Você também pode anexar um arquivo a um lead, cliente ou negócio: na página dele, clique em Anexar arquivos no quadro Anexos. Ele então também aparece em Documentos do CRM.

Se algo der errado

• Se você não vê essas páginas, talvez sua função não inclua o CRM. Pergunte ao proprietário do espaço de trabalho.
• Um arquivo com mais de 25 MB é ignorado.
• Excluir um lead, cliente ou negócio também exclui os arquivos anexados a ele.

Metas para cada pessoa e comissão

Abra Metas de vendas no módulo Vendas, ou clique em Metas e comissão em Resultados por pessoa no Painel do CRM.

• Digite uma meta mensal para cada pessoa em Meta todo mês. O painel então acrescenta as colunas Meta e Atingido: o que a pessoa ganhou no período como parte da meta dela para aqueles meses.
• Em Comissão, digite a Porcentagem do valor ganho e, se quiser, a Porcentagem extra sobre o que for ganho acima da meta da pessoa. O painel então mostra a Comissão de cada pessoa. Por exemplo, com 5% e 3%, uma pessoa com meta de 100.000 que ganha 150.000 recebe 5% de 150.000 mais 3% dos 50.000 acima da meta.

As metas ficam na sua moeda de exibição. Só quem pode excluir no CRM pode mudá-las. A comissão mostrada é uma referência calculada a partir dos negócios ganhos no período que você está vendo: confira antes de pagar alguém.

Extratos de comissão

Abra Extratos de comissão no módulo Vendas (ou clique no link abaixo de Comissão em Metas de vendas). A página mostra a comissão de uma pessoa mês a mês.

1. Escolha a Pessoa (gestores podem escolher qualquer pessoa; os demais veem apenas o próprio extrato) e os meses em De e Até.
2. A tabela Mês a mês mostra os negócios ganhos, o valor ganho, a meta, a Comissão, o que foi Paga e o que está A pagar. Abaixo dela ficam Negócios em que a comissão se baseia e Pagamentos registrados.
3. Um gestor clica em Marcar como pago em um mês, digita a data em Pago em e uma Observação, e clica de novo em Marcar como pago. Isso apenas registra que a comissão foi paga (por exemplo, com o salário): nenhum dinheiro é movimentado e nenhum valor é alterado. Uma marcação feita por engano pode ser desfeita com o ícone de desfazer.
4. Clique em Excel ou PDF para baixar o extrato.

A comissão é calculada para cada mês separadamente, a partir dos negócios da pessoa ganhos naquele mês, com a regra e as metas como estão agora. Nada nesta página altera a regra, uma meta ou um negócio. Negócios ganhos em funis que você não pode ver continuam contando nos valores, mas aparecem apenas como um número, sem os nomes.