Registre e acompanhe pagamentos

Pagamentos mostra o lado financeiro dos seus projetos. Cada projeto tem pagamentos (também chamados de parcelas ou condições de pagamento). Cada um passa por etapas até o dinheiro chegar ao banco. Suas condições de pagamento normalmente vêm do contrato, então você raramente as digita do zero.

As etapas de um pagamento

1. Aguardando aprovação: o cliente ainda não aprovou o trabalho.
2. Aprovado: o cliente aprovou. O pagamento agora está pronto para ser faturado.
3. Faturado: você enviou a fatura.
4. Recebido: o dinheiro está no seu banco. Um pagamento pode chegar em partes; veja Pagamentos parciais abaixo.

Trabalhe com seus pagamentos

1. Abra Pagamentos no módulo Finanças do menu. Todos os pagamentos de todos os projetos ficam em uma única lista.
2. Os quatro quadros no topo (Aguardando aprovação, Aprovado, Faturado, Recebido) mostram quanto dinheiro está em cada etapa. Clique em um quadro para mostrar ou ocultar aquela etapa. Os pagamentos recebidos ficam ocultos no início, para a lista mostrar só o que ainda precisa de atenção. Clique em Mostrar pagamentos recebidos para vê-los também.
3. Para avançar um pagamento, clique no botão no fim da linha dele (Marcar como aprovado, Marcar como faturado ou Marcar como recebido), ou escolha a etapa na lista Etapa. O Kaam360 coloca a data de hoje. Mude a Data se a data real foi outra.
4. Clique em um Valor, no nome de um pagamento ou em uma Observação para alterá-los. Anote coisas como o número da fatura ou quem cobrar.
5. Use a caixa de pesquisa, Responsável pelo projeto e Agrupar por para focar. Agrupe por Responsável pelo projeto para ver qual responsável está esperando quais pagamentos, com os totais no topo de cada grupo. Agrupe por Projeto para ver o valor do contrato de um projeto e editá-lo.
6. Para faturar um pagamento, clique em Emitir uma fatura para este pagamento no fim da linha. Quando um pagamento já tem fatura, aparece o número dela. Veja Crie e envie faturas.
7. Clique no botão de download para Exportar para o Excel a lista que você está vendo.

Comprovante de aprovação

Um pagamento não pode sair de Aguardando aprovação até que um comprovante de que o cliente aprovou seja guardado nele: uma foto, uma digitalização, um PDF ou qualquer outro arquivo (programas não são permitidos, 25 MB no máximo).

• Quando você clica em Marcar como aprovado (ou escolhe outra etapa) em um pagamento sem comprovante, o painel dele se abre e pede o arquivo. Escolha-o e clique em Anexar e avançar; o pagamento então avança sozinho.
• Clique em Prova (n) · Observações (n) no fim de uma linha para ver, abrir, adicionar ou remover os arquivos de um pagamento. Um pagamento aprovado ou em etapa posterior sempre mantém pelo menos um comprovante: anexe primeiro o novo arquivo e depois remova o antigo.
• O mesmo vale quando você adiciona um pagamento que já está Aprovado, Faturado ou Recebido: ele é adicionado como aguardando aprovação, e o painel pede o comprovante.
• Um cliente que aprova pelo portal do cliente não precisa de arquivo: a própria aprovação dele é o registro.

Observações

Cada pagamento guarda uma lista de observações datadas, para a história dele ser registrada enquanto acontece: "cheque recebido, compensa na segunda-feira", "o cliente pediu uma nova fatura". Isso serve principalmente para o departamento financeiro.

• Clique em Prova (n) · Observações (n) no fim da linha de um pagamento, encontre Observações, digite a nota e clique em Adicionar observação.
• As observações aparecem da mais nova para a mais antiga, cada uma com quem a escreveu e quando. Elas não podem ser alteradas nem removidas depois: se algo estiver errado, adicione uma nova observação que corrija.
• Você precisa da permissão Adicionar observações de pagamento para escrever uma (os gestores a têm; um administrador pode dá-la a outras pessoas, como a equipe financeira, em Funções). Todos que podem ver pagamentos podem lê-las.

Pagamentos parciais

Os clientes nem sempre pagam um pagamento de uma vez. Registre cada valor à medida que chega, e o Kaam360 mantém o saldo.

• Clique em Prova (n) · Observações (n) no fim da linha de um pagamento e encontre Dinheiro recebido. Ele mostra o Valor, o Recebido até agora e o Saldo.
• Quando o pagamento estiver Aprovado ou Faturado, digite o Valor recebido, confira a Data, adicione uma Referência (por exemplo o número de um cheque ou de uma transferência) e clique em Registrar recebimento. Você pode lançar menos que o saldo, mas nunca mais.
• O pagamento continua na etapa e a linha mostra "Recebido ... · saldo ...". Os totais, o painel, a previsão de fluxo de caixa e o lucro contam só o que realmente chegou, e só o saldo continua a receber.
• Quando os recebimentos somam o valor inteiro, o pagamento passa a Recebido no dia em que o último dinheiro chegou. Clicar em Marcar como recebido registra o que ainda falta como recebimento final. Marcar uma fatura como paga faz o mesmo para o pagamento dela.
• Cada recebimento também escreve uma linha nas Observações do pagamento. Para corrigir um recebimento lançado por engano, clique em Remover ao lado dele: o saldo volta, e um pagamento totalmente recebido volta à etapa anterior. Um pagamento com dinheiro recebido não pode voltar para aguardando aprovação, nem ter o valor reduzido abaixo do que já chegou, até que os recebimentos sejam removidos.
• Quando o pagamento tem uma fatura, o dinheiro registrado aqui também conta na fatura: ela pede só o que ainda falta, lembretes e multas por atraso param quando nada é devido, e um pagamento recebido por completo marca a fatura como paga. Remover um recebimento faz a fatura voltar a ser devida. O dinheiro registrado antes do envio da fatura conta nela quando ela é enviada. Um recebimento vindo de um cheque, um adiantamento, Pagar agora ou uma nota de crédito é desfeito onde se originou (o cheque, o adiantamento, um reembolso no Stripe ou a nota de crédito). Um pagamento registrado com Receber pagamento na fatura é desfeito na fatura.

Adicione ou remova um pagamento

• Clique em Adicionar pagamento, escolha o projeto, digite o valor e um nome opcional (por exemplo Na entrada em produção), escolha a Etapa e clique em Adicionar. Se o projeto tem valor de contrato, o Kaam360 mostra quanto ainda não foi planejado e oferece usar esse valor.
• Use Remover no fim de uma linha para excluir um pagamento. Você precisa confirmar.

Se os pagamentos de um projeto não somam o valor do contrato, o Kaam360 informa quanto ainda não foi planejado (ao agrupar por Projeto).

As outras páginas de Finanças

• Painel: o dinheiro de relance. Quatro números (Pronto para receber, Aguardando aprovação, Recebido nos últimos 30 dias e Valor do contrato), uma barra mostrando onde o dinheiro está, uma tabela de cada responsável pelo projeto com o que está esperando, e uma curta Lista de cobrança. Clique em um número ou no nome de um responsável para abrir os pagamentos correspondentes.
• Relatórios: relatórios simples sobre o dinheiro, uma aba para cada. Quem é responsável por qual dinheiro lista os projetos de cada responsável com o dinheiro em cada etapa. Há quanto tempo o dinheiro está esperando mostra o dinheiro aprovado ou faturado mas não pago, dividido em até 30, de 31 a 60, de 61 a 90 e mais de 90 dias. Recebido a cada mês mostra o que entrou nos últimos 12 meses. Gastos por responsável (para quem pode ver custos de projetos) mostra quanto os projetos de cada responsável custaram até agora e devem custar, em relação ao dinheiro do contrato. Previsão de fluxo de caixa (no pacote Business) mostra quando o dinheiro deve chegar nos próximos 6, 12 ou 18 meses. Escolha um Responsável pelo projeto para restringir um relatório e clique no botão de download para abri-lo no Excel.

As páginas antigas Por projeto, Condições de pagamento, A vencer e Planilha agora fazem parte de Pagamentos. Os links antigos continuam funcionando e levam você até lá.

Se algo der errado

Na planilha, definir um valor como 0 remove aquela parcela. Digite o valor de novo para trazê-la de volta.