Leia recibos e contas de fornecedores automaticamente

Digitar recibos à mão é demorado. O Kaam360 pode ler uma foto ou um PDF de um recibo ou de uma conta de fornecedor e preencher para você o valor, o imposto, a data, o fornecedor e a moeda. Você sempre confere as sugestões antes: nada é salvo até você pressionar o botão de salvar do próprio formulário.

A leitura acontece no próprio servidor do Kaam360. Os seus recibos nunca são enviados a outra empresa, e não é preciso nenhum serviço ou conta externa.

Leia um recibo para uma despesa

1. Abra Despesas no módulo Finanças.
2. No topo, no quadro Ler um recibo, pressione Escolha fotos ou PDFs dos seus recibos. No celular, você pode tirar a foto na hora. Você pode escolher vários de uma vez (até 10).
3. Cada arquivo espera a sua vez e é lido, geralmente em poucos segundos. Você pode continuar trabalhando enquanto isso: o quadro mostra Aguardando, Lendo e depois Pronto.
4. Quando uma leitura fica pronta, as sugestões dela se abrem ao lado da imagem. Cada uma diz o quanto o leitor tem certeza (Certo, Razoavelmente certo ou Confira) e de qual linha do recibo veio. Abra a lista do que o leitor viu para ver todas as linhas, com as linhas usadas destacadas.
5. Marque o que copiar. Se o total não for o certo, escolha outro valor encontrado no recibo. Se o dia e o mês puderem estar trocados (03/04/2025), escolha a data certa.
6. Pressione Preencher o formulário. O formulário à direita é preenchido: Pago a, Valor, imposto incluído, Data, Moeda e Tipo.
7. Confira cada campo, adicione Para que foi? e o projeto, e pressione Enviar. A foto ou o PDF fica anexado como comprovante da despesa.

Não é o certo? Pressione Descartar (o arquivo é apagado), ou Não usar acima do formulário.

Para ler um recibo já anexado a uma das suas despesas em espera, pressione Ler o recibo e preencher os dados ao lado dela em Minhas despesas.

Leia a conta de um fornecedor

1. Abra Contas de fornecedores no módulo Compras e pressione Lançar uma conta.
2. No quadro Ler a conta do fornecedor, pressione Escolha uma foto ou PDF da conta.
3. Confira as sugestões e pressione Preencher o formulário. O fornecedor é reconhecido pelo número fiscal, pelo e-mail ou site, ou pelo nome; Número da nota deles, Data da conta, Data de vencimento e Moeda são preenchidos e, para uma conta sem pedido, uma linha com o valor antes do imposto e a alíquota.
4. Se o fornecedor ainda não estiver na sua lista, pressione Adicionar como fornecedor (você pode completar os dados dele depois).
5. Confira as linhas e pressione Salvar conta. O PDF ou a foto fica guardado com a conta e na página do fornecedor.

Em uma conta existente, pressione Editar: na opção de ler um arquivo já guardado com esta conta, escolha um dos arquivos dela para lê-lo.

Ele aprende com você

Cada vez que você salva uma despesa ou uma conta a partir de uma leitura, o Kaam360 lembra, para aquele fornecedor ou loja: o nome, qual linha traz o total e o imposto, se as datas são escritas com o dia ou o mês primeiro, a moeda e o tipo de despesa. O próximo recibo dele é lido melhor. Ele só aprende com o que as pessoas salvaram, nunca com sugestões descartadas.

O que ele lê bem, e o que não

• Fotos (JPG, PNG, TIFF, BMP, GIF) e PDFs, até 15 MB. O texto do próprio PDF é usado quando existe (exato e instantâneo); um PDF digitalizado é lido pela imagem. Só as 3 primeiras páginas são lidas.
• Totais com rótulos como Total, Total geral, Valor a pagar, Grand total, Amount due, Balance due e parecidos, em inglês, francês, alemão, espanhol, português, indonésio, turco, árabe e urdu; impostos como VAT, GST, sales tax, TVA, MwSt, KDV, PPN ou ٹیکس; valores escritos como 1,234.56, 1.234,56 ou com dígitos árabes e urdus; datas na maioria dos formatos, também com nomes de meses; moedas pelo código (AED, GBP...), pelo símbolo (£, €, $, ₹) ou pelo nome local (Rs, Dhs, د.إ).
• Não é lido: escrita à mão, fotos muito borradas ou escuras, fotos WEBP e HEIC (tire a foto em JPG) e as linhas separadas de uma conta longa (só os totais). Quando algo não pode ser lido, você é avisado do motivo, e ainda pode anexar o arquivo e digitar os dados.
• Dica: tire a foto de cima, em boa luz, com o recibo inteiro na imagem.

Para administradores: Configurações › Leitura de recibos

Abra Configurações e escolha Leitura de recibos (administradores, ou quem tem a permissão "Gerenciar a leitura de recibos"). Ali você pode:

• ligar ou desligar a leitura para toda a organização;
• escolher ler também palavras em Árabe ou Urdu (dígitos árabes e urdus são sempre entendidos);
• ver como ela está indo nos últimos 30 dias, e cada leitura: quem, quando, qual arquivo, quanto tempo levou e o que as pessoas mudaram (nunca as palavras dos recibos);
• ver o que ela aprendeu sobre cada fornecedor e pressionar Esquecer este fornecedor ou Esquecer tudo;
• pressionar Baixar a lista para uma planilha das leituras.

Bom saber

• Só quem enviou um recibo vê a leitura dele. Quem pode enviar despesas pode ler recibos; quem tem a permissão "Comprar de fornecedores" pode ler contas de fornecedores.
• Os arquivos contam para o armazenamento do seu espaço de trabalho. Uma leitura que ninguém usa é descartada depois de uma semana, com o arquivo; as palavras lidas de recibos usados são apagadas depois de 30 dias.
• As leituras se revezam, uma de cada vez, para que o site continue rápido para todos. Uma leitura pode levar no máximo um minuto; uma pessoa pode ter 10 esperando ao mesmo tempo.
• Enviar, usar e descartar leituras, e as mudanças nas configurações, ficam no Registro de atividades.